Irtaimisto-ohje (2009)

vaihtoehtoinen nimi: Ohje irtaimistoluetteloon kirjattavasta irtaimistosta ja luettelon ylläpidosta
Tunniste: 2009

Ohjeen tarkoitus:

Tässä ohjeessa määritellään kertapoistoisen (ei taseeseen aktivoitavan) irtaimiston irtaimistoluetteloon kirjaamisen perusteet, luettelosta poistamisen edellytykset ja luetteloinnin hoidon järjestäminen.

Määritelmä irtaimistoluetteloon kirjattavasta hyödykkeestä

Irtaimistoluetteloon kirjataan irtain omaisuus, jonka tuloa tuottava vaikutusaika (Käyttö-/kestoaika) arvioidaan vähintään kolmeksi vuodeksi ja jonka veroton hankintahinta on 300 - 10000 euron välillä. Matkapuhelimet merkitään irtaimisto-luetteloon, vaikka niiden hankintahinta alittaa edellä sanotun vähimmäisrajan.

Irtaimistoksi luetaan kalusto sekä muut laitteet ja välineet. Luetteloon ei merkitä erillisen varastokirjanpidon mukaista tavaraa, kulutustavaraa, tarve- ja raaka-aineita eikä puolivalmisteita eikä taseeseen aktivoitavaa irtaimistoa.

Irtaimistoluetteloon kuuluvia esineryhmiä ovat mm.

1. Toimistokoneet ja laitteet sekä matkapuhelimet
2. Työkoneet ja laitteet
3. Irtokalusteet
4. Opetusvälineet
5. Tutkimus- ja hoitovälineet
6. Sammutus-, pelastus- ja sairaanhoitokalusto.

Irtaimistoluettelosta ilmikäyvät tiedot

Irtaimistoluettelosta tulee käydä ilmi hyödykkeen nimike, hankintavuosi, luku-määrä, sijaintipaikka (rakennuksen nimi/numero ja huonetilan nimi/numero, tai käyttäjän nimi) sekä hankintahinta ja muut tunnistetiedot. Tehdyt sijaintipaikka-/käyttäjäsiirrot tulee kirjata luetteloon riittävästi yksilöitynä, jotta omaisuuden siirtely voidaan jälkeenpäin todeta. Käytöstä poistamisesta on luetteloon merkittävä poistamisaika, poistamisen syy ja poistotapa.

Irtaimistoluettelon pitäjän määrääminen

Jokaiseen tulos-/toimiyksikköön tulee nimetä irtaimistokirjanpidosta vastaava henkilö, jonka tehtävänä on pitää luettelo ajan tasalla ja suorittaa vuosittainen inventaario. Hoidosta vastuullinen henkilö on velvollinen esittämään vuosittain inventoidun irtaimistoluettelon sekä raportoimaan inventoinnissa esiin tulleet asiat (hävikki, rikkoutuneet jne.) sovitun mukaisesti.

Luetteloon merkityn irtaimiston poistopäätökset

Irtaimisto poistetaan luettelosta välittömästi, kun se on todettu esim. käyttökelvottomaksi tai vaihdettu uuteen. Kirjallisen päätöksen poistamisesta tekee pääsään-töisesti se viranhaltija, jolla on vastaavanlaisen irtaimen omaisuuden hankintaoikeus.

Poistetun irtaimiston käsittely

Kaupungin käyttämät poistotavat ovat seuraavat:

- huutokauppa
- tarjouskilpailu
- luovutus vastikkeetta
- hävittäminen/romutus
- vaihto uuteen vastaavaan

Poistettaessa esinettä huutokaupalla, tarjouskilpailulla tai luovuttamalla vastikkeetta on siitä tehtävä kirjallinen päätös. Muulla tavoin poistettavan irtaimiston osalta on laadittava kirjallinen dokumentti, josta luovutustapahtuma ilmenee. Vastikkeellisesti tehdyistä poistoista saadut tulot tilitetään välittömästi kaupungille.

Erityismääräyksiä

Tietokoneiden ja niihin liittyvien laitteiden hävityksestä ja sen organisoinnista vastaa tietohallinto noudattaen edellä kuvattua poistokäsittelyä. Ennen hävitystä tietohallinto arvioi koneen käyttömahdollisuudet muussa kaupunkiorganisaation kohteessa. Tietohallinto julkaisee intranet-sivuilla yksityiskohtaiset ohjeet tieto-koneiden kierrätyksestä ja poistamisesta.

Matkapuhelinta uuteen vaihdettaessa tulee vanha puhelin pääsääntöisesti luovuttaa kilpailutuksen perusteella valitulle toimittajalle, joka hyvittää vanhasta puhelimesta hankintasopimuksen mukaisesti.

Poistetut käyttökuntoiset esineet ilmoitetaan, muiden kuin matkapuhelinten ja tietokoneiden ja niihin liittyvien laitteiden osalta, intranetissä sisäiseen kiertoon. Ilmoituksen on oltava intranetissä nähtävänä vähintään kolme (3) viikkoa. Sisäinen kierrätys on vastikkeetonta ja kierrosta käyttöön otettu esine merkitään irtaimistoluetteloon merkinnällä ”sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu”. Mikäli esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa, se voidaan ilmoittaa myytäväksi.

Taseeseen merkityn (aktivoidun) irtaimen omaisuuden myynti tai käytöstä poisto ilmoitetaan aina kaupungin Talouskeskuksen ylläpitämään keskitettyyn omaisuusrekisteriin (käyttöomaisuuskirjanpitoon).

Tämä ohje tulee voimaan 1.6.2009 alkaen.
Ohjeella kumotaan kaupunginhallituksen 1.3.2005 antama irtaimisto-ohje.

Kunnallinen määräyskokoelma :: I ::