Jyväskylän kaupungin hankintaohjeet (2017)

 
Sisällys

1 YHTEISET MÄÄRÄYKSET 2
1.1. Mikä on julkinen hankinta 2
1.2. Hankintalainsäädäntö ja oikeusperiaatteet 3
1.3. Hankintojen jaottelu 4
1.4. Julkisiin hankintoihin sovellettavia lakeja 7
1.5. Yleiset sopimusehdot 11
1.6. Hankintojen linjaukset ja hankintaohjeet 11
1.7. Vastuulliset hankinnat 13
1.8. Hankintaprosessi 17
1.9. Hankintojen ilmoittaminen 18
1.10. Hankintapäätös 19
1.11. Hankintasopimus 20
1.12. Muutoksenhaku 22
1.13. Muuta tietoa 25
2. EU-HANKINNAT 27
3. KANSALLISET HANKINNAT 36
4. SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN HANKINNAT JA MUUT ERITYISET PALVELUHANKINNAT 42
5. KÄYTTÖOIKEUSSOPIMUKSET 44
6. PIENHANKINNAT 45


 
 

1 YHTEISET MÄÄRÄYKSET

1.1. Mikä on julkinen hankinta?

Julkiset hankinnat erotetaan muista hankinnoista siten, että niiden tekijöinä ovat laissa tarkoitetut hankintayksiköt esimerkiksi kunnat. Hankintalakeja sovelletaan, vain sellaisiin järjestelyihin, jotka täyttävät julkisen hankintasopimuksen tai käyttöoikeussopimuksen määritelmän ja kun hankintayksikön tekemän hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain määrittämän kynnysarvon.

Hankintalaki koskee kaikkia hankintayksikköjä hankinnan rahoituslähteestä riippumatta. Hankintalakia on siis noudatettava, kun hankintalain mukainen hankintayksikkö tekee hankinnan ja käyttää siihen varoja valtion, kunnan tai seurakunnan budjetista, EU:n rakennerahastoista tai puiteohjelmista, maksullisen toiminnan tuloista tai testamentista, lahjoituksesta, sponsoroinnista tai muusta vastaavasta lähteestä, ellei hankinta jostain muusta syystä ole hankintalain soveltamisalan ulkopuolella.

Hankintalaissa on määritelty useita poikkeusryhmiä, joihin hankintalakia ei sovelleta. Hankintalakia ei sovelleta mm. seuraaviin hankintoihin, jotka koskevat
- kansallisen kynnysarvon alle jääviä ns. pienhankintoja,
- maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokrausta,
- oikeudenkäyntiasiamiespalveluja ja näihin välittömästi liittyviä oikeudellisia neuvontapalveluja,
- omaa työtä,
- sidosyksikköhankintaa,
- hankintaa yhteishankintayksiköltä ja toiselta hankintayksiköltä
- tutkimus- ja kehittämispalveluja, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja jos hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan.

Ratkaisu siitä, ettei hankintaan sovelleta hankintalakia, on tehtävä aina ennen hankinnan käynnistämistä ja se on perusteltava asianmukaisesti.
 
1.2. Hankintalainsäädäntö ja oikeusperiaatteet

Hankintalainsäädäntö
Julkisissa hankinnoissa noudatetaan hankintalainsäädäntöä, joka on tullut voimaan 1.1.2017.

Julkisia hankintoja koskevat säännökset ovat:
- laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), hankintalaki http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161397
- laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016), erityisalojen hankintalaki
http://www.finlex.fi/fi/laki/smur/2016/20161398

Tässä ohjeessa ei käsitellä erityisalojen hankintalakia.

Oikeusperiaatteet
Hankintalainsäädännön tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankintalain mukaan hankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuun.

Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailussa.

Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.

Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys.
 
Kaikissa hankinnoissa noudatetaan hankintalain 3.1 §:n periaatetta, jonka mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tasapuolisuudella ja syrjimättömyydellä tarkoitetaan sitä, että osallistujia ja muita toimittajia ei saa asettaa toisiinsa nähden epätasa-arvoiseen asemaan esimerkiksi syrjivien vaatimusten asettamisella tai kohtelemalla samanlaisessa tilanteessa toimittajia eri tavalla. Kaikille tahoille on annettava sama tieto samaan aikaan.

Suhteellisuudella tarkoitetaan sitä, että hankintayksikön on määriteltävä hankinnan vaatimukset siten, että ne ovat suhteessa hankinnan kohteeseen ja vaatimuksilla tavoiteltaviin päämääriin. Esimerkiksi hankintalain 85.2 §:n mukaan vähimmäisliikevaihtovaatimus voi olla enintään kaksi kertaa hankintasopimuksen ennakoidun arvon suuruinen.

Avoimuudella tarkoitetaan sitä, että hankinnat tulee ilmoittaa asianmukaisessa laajuudessa riittävän avoimesti kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa ja EU-hankinnoissa myös Euroopan laajuisessa TED–kanavassa sekä pienhankinnat pienhankintakanavassa.
 
1.3. Hankintojen jaottelu

Hankinnat jaotellaan hankinnan ennakoidun arvon mukaan seuraavasti:

Hankintojen jaottelu / Kynnysarvot ilman arvonlisäveroa / Hankintaohjeiden kohta
Pienhankinnat / Kohta 6, s.45
Tavarat, palvelut, suunnittelukilpailut / < 60.000 euroa
Rakennusurakat / < 150.000 euroa
Muut. erit. palvelut / < 300.000 euroa
Sote-palvelut / < 400.000 euroa
Käyttöoikeussopimukset / < 500.000 euroa
Kansalliset hankinnat / Kohta 3, s. 36
Tavarat, palvelut, suunnittelukilpailut / ≥ 60.000 euroa
Rakennusurakat / ≥ 150.000 euroa
Muut erityiset palveluhankinnat (liitteessä E määritellyt palvelut) / ≥ 300.000 euroa / Liite E on hankintalain ja tämän ohjeen liitteenä
Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat (liitteessä E määritellyt palvelut) / ≥ 400.000 euroa / Liite E on hankintalain ja tämän ohjeen liitteenä
EU-hankinnat / Kohta 2, s. 27
Tavarat, palvelut, suunnittelukilpailut / ≥ 209.000 euroa
Rakennusurakat / ≥ 5.225.000 euroa
Käyttöoikeussopimukset / ≥ 500.000 euroa / Kohta 5, s. 44

Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli pienhankinnat ovat hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. Pienhankinnoissakin noudatetaan kuitenkin hankintojen yleisiä oikeusperiaatteita. Muiden hankintojen osalta hankintaan soveltuvat säännökset ja hankintamenettelyvaihtoehdot määräytyvät sen perusteella, alittaako vai ylittääkö hankinnan ennakoitu arvo hankintalaissa säädetyt kansalliset tai EU-kynnysarvot ja mistä hankintalajista on kyse.
 
SOTE- ja muilla erityisillä palveluhankinnoilla on ainoastaan ns. erityinen kansallinen kynnysarvo, jonka ylittäessään ne ovat hankintalain piirissä.

Hankintojen jaottelu perustuu ennakoituun arvoon. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille ja tarjoajille maksettavat palkkiot ja maksut.

Lähtökohtana pidetään hankintayksikön omaa arviota hankintasopimuksen arvosta. Jos arvo on kuitenkin laskettu perusteettomasti väärin ja toteutuneiden tarjousten hinnat ylittävät merkittävästi hankintayksikön ennakoidun arvon ja kynnysarvo ylittyy, tulee hankinnasta käynnistää uusi hankintamenettely. Arvon laskemisen lähtökohtana on pidettävä hankintailmoituksen lähettämishetkeä tai muun hankintamenettelyn aloittamisen hetkeä.

Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo on otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo on vähintään kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon suuruinen, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä.
Säännöllisesti toistuvien tai määräajoin uudistettavien tavara- tai palveluhankintoja koskevien sopimusten ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä viimeksi kuluneiden 12 kuukauden tai viimeksi kuluneen talousarviokauden aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvoa. Huomioon on otettava seuraavan 12 kuukauden aikana tapahtuvat muutokset määrissä tai arvoissa.
Säännös perustuu luontevan hankintakokonaisuuden ajatukseen samalla tavoin kuin pilkkomiskieltokin. Hankintayksikkö voi tehdä sopimuksen vuodeksi kerrallaan esimerkiksi erilaisiin logistiikkaan, riskeihin, rahoitukseen tai muihin vastaaviin perustuvista syistä. Rahoitukseen liittyvä syy voi olla esimerkiksi, että rahoitusta on myönnetty juuri vuosi kerrallaan ja sen jatkuvuudesta ei ole varmuutta. Hankintoja ei voida kuitenkaan pilkkoa pelkästään siitä syystä, että näin vältetään hankintalain soveltuminen.
 
Sellaisissa palveluhankintasopimuksissa, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa, ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä määräaikaisissa, enintään 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa voimassaolon aikaista ennakoitua kokonaisarvoa. Toistaiseksi voimassa olevissa tai yli 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa ennakoitu arvo määritetään laskennallisen 48 kuukauden mukaisen hankinnan arvon perusteella.
Katso tarkemmin eri hankintoja koskevia säännöksiä ennakoidun arvon laskemisesta: hankintalaki 27-30 §.

1.4. Julkisiin hankintoihin sovellettavia lakeja

Julkisiin hankintoihin sovelletaan hankintalakien ja alla mainittujen lakien lisäksi myös mm. lakia kaupallisten sopimusten maksuehdoista (30/2013), korkolakia (1982/633) ja arvonlisäverolakia (1501/1993). Kaikkiin hankintoihin saattaa olla myös omaa ns. erityislainsäädäntöä, joka tulee huomioida.

Lait löytyvät osoitteesta http://www.finlex.fi/fi/laki/

Tietosuoja-asetus
Tietosuoja-asetus koskee henkilötietojen käsittelyä (tietosuojaa). Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus tuli voimaan toukokuussa 2016. Asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen.

Asetus löytyy osoitteesta:
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU)2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL

Tietosuoja-asetus koskee myös julkisia hankintoja silloin kun ulkoinen sopimuskumppani käsittelee henkilötietoja hankintasopimuksen perusteella.

Tietosuojavaltuutettu tulee antamaan ennen asetuksen soveltamisen aloittamista yksityiskohtaisempaa ohjeistusta sen soveltamisesta.
 
Lisätietoa saa osoitteista:
- tietosuojavaltuutettu http://www.tietosuoja.fi/fi/
- ”Tietosuoja-asetuksen huomioiminen kilpailutettaessa julkisia hankintoja”- opas: https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/tietosuojaopas-auttaa-huomioimaan-hankintojen-uudet-vaatimukset Oppaaseen on kirjattu mallilausekkeita hankintasopimuksia varten. Lisäksi oppaan liitteenä on yksityiskohtaiset ehdot henkilötietojen käsittelyä koskeviin sopimuksiin.

Tilaajavastuulaki ja harmaan talouden torjunta
Lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) eli tilaajavastuulakia on sovellettava kun
- tehdään hankinta, joka koskee vuokratun työntekijän käyttämistä,
- tehdään hankinta, jossa tilaajan eli hankintayksikön Suomessa olevissa työtiloissa tai työkohteessa työskentelee sopimuskumppanin palveluksessa oleva työntekijä, jonka työtehtävät liittyvät kaupungin toiminnassa tavanomaisesti suoritettaviin työ-tehtäviin tai kaupungin tavanomaiseen toimintaan liittyviin kuljetuksiin tai
- tehdään rakentamista tai rakentamiseen liittyvää korjaus-, hoito- tai kunnossapitoa koskeva hankinta.
 
Tilaajavastuulakia ei kuitenkaan sovelleta, jos
- vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä enintään 10 työpäivää tai
- hankintasopimuksen (tai peräkkäisten hankintasopimusten) vastikkeen arvo on ilman arvonlisäveroa alle 9000 euroa.

Käytännössä selvitysvelvollisuus koskee kuljetuspalveluja sekä niitä palveluhankintoja, joissa palvelu tuotetaan hankintayksikön tiloissa tai työkohteessa, esim. siivous-, huolto- ja turvallisuuspalvelut. Hankintayksikön tulee selvittää, että sen sopimusosapuolena toimiva taho (laissa hankintayksikön sopimusosapuolesta käytetään käsitettä alihankkija) on huolehtinut työnantajavelvoitteistaan eikä käytä ns. harmaata työvoimaa.

Selvitysvelvollisuudesta ja tilaajavastuulain perusteella johdetuista vähimmäisvaatimuksista tulee olla maininta jo tarjouspyynnössä.
 
Tilaajavastuulain nojalla on selvitettävät seuraavat seikat:
- kaupparekisterinote
- selvitys merkinnästä ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin
- selvitys arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin rekisteröi-tymisestä
- selvitys, ettei ole verovelkaa tai viranomaisen selvitys verovelan määrästä
- todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta
- selvitys yrityksen noudattamasta yleisestä työehtosopimuksesta tai sen keskeisistä ehdoista
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
- rakennusalalla selvitys lakisääteisen tapaturmavakuutuksen järjestämisestä

Kaupparekisteriotteessa on merkintä, jos tarjoaja tai sen johtohenkilö on määrätty liiketoi-mintakieltoon, jolloin hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailusta. Kaupparekisteriotteesta ilmenee myös ne henkilöt, jotka ovat oikeutettuja allekirjoittamaan hankintasopimuksen. Osan tiedoista löydät ytj.fi - palvelusta.

Selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Myös ulkomaisen yrityksen tulee toimittaa vastaavat tiedot. Selvitys tulee tehdä viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä. Käytännössä on järkevintä selvittää asiat ennen hankintapäätöksen tekoa, jottei valittua toimittajaa tarvitse vaihtaa mahdollisten puutteiden vuoksi.

Tilaajalle eli hankintayksikölle voidaan määrätä laiminlyöntimaksu, jos selvitysvelvollisuus on laiminlyöty. Tilaajavastuun selvityksiin tai selvitysvelvollisuuden laiminlyöntiin liittyviä seikkoja ei käsitellä markkinaoikeudessa, vaan lain valvonta on Etelä-Suomen aluehallintoviraston vastuulla.

Lisätietoa tilaajavastuulaista: http://www.tyosuojelu.fi/harmaa-talous/tilaajavastuu

Hankintayksikön on valvottava, että sen sopimuskumppanit huolehtivat verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta koko sopimuskauden ajan. Jotta valvonta olisi mahdollista, on valvonnasta sovittava hankintasopimuksessa.
 
Julkisuuslaki
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) säätelee hankinta-asiakirjojen julkiseksi tulemista.

Asiakirja / Julkiseksi tulemisen ajankohta, kaikille julkinen
Tarjouspyyntö / Tarjouspyyntö on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu ja tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa tai pienhankintakanavassa
Hankintaa koskevan tarjouksen täydennyspyyntö / Hankintaa koskeva sopimus on tehty
Hankintapäätös perusteluineen / Hankintapäätös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu.
Osallistumishakemukset, tarjoukset, muut hankintaa koskevat asiakirjat / Hankintaa koskeva sopimus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava.

Jos tarjousasiakirja tai sen osa sisältää tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja, eivät tarjousasiakirjat näiltä osin tule julkisiksi. Tarjoajaa on pyydettävä ilmoitta-maan tarjouksessaan, miltä osin tarjous sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia ja erottelemaan tarvittaessa kyseisiä salaisuuksia sisältävät tiedot erilliselle liitteelle. Jyväskylässä tällä hetkellä käytössä olevassa kilpailutusjärjestelmässä tarjoajan on mahdollista ilmoittaa liikesalaisuustiedot suoraan järjestelmään kunkin tiedon tai liitteen kohdalle.

Tarjouskilpailuun osallistuneella tarjoajalla on asianosaisena oikeus saada tieto jo hankintapäätöksen tekemisen jälkeen muustakin kuin julkisista hankinta-asiakirjoista, vaikka asiakirjat eivät ole vielä kaikille julkisia. Tämä edellyttää, että pyydetty tieto on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja tarjouksen kokonaishintaa lukuun ottamatta.

Hankintayksikkö vastaa viime kädessä siitä, mitkä asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Salassapidolle tulee aina olla olemassa julkisuuslain mukainen salassapitoperuste.
 
Asiakirjat annetaan lähtökohtaisesti siinä muodossa, missä ne on pyydetty. Hankintayksikkö voi antaa tiedon julkisesta hankinta-asiakirjasta joko suullisesti tai antamalla asiakirjan nähtäväksi hankintayksikössä. Erikseen pyydettäessä asiakirjan voi antaa myös kopiona tai lähettää sähköpostin liitteenä. Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjoista perittävistä maksuista. Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun hankintayksikkö on saanut sitä koskevan pyynnön tai kuukauden kuluessa, mikäli asiakirjoja on paljon, ne sisältävät salassa pidettäviä osia tai asian käsittely on muun vastaavan seikan vuoksi tavanomaista työläämpää. Mikäli asiakirjaa ei voida luovuttaa, tulee siitä tehdä perusteltu päätös.

Erityislainsäädäntö
Edellä mainittujen lakien lisäksi kullakin toimialalla on omia hankittavien palvelujen tai tuotteiden sisältöä koskevia lakeja esim. lastensuojelulaki, jotka tulee huomioida hankintoja tehtäessä.

1.5. Yleiset sopimusehdot

Julkisissa hankinnoissa noudatetaan yleisesti seuraavia yleisiä sopimusehtoja:
- julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 tavarat, päivitetty 2017)
- julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 palvelut, päivitetty 2017)

Edellä mainitut sopimusehdot löytyvät intrasta.

Edellä mainittujen sopimusehtojen lisäksi on toimialakohtaisia yleisiä sopimusehtoja esim.:
- Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015)
- Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot 2013 (KSE 2013); soveltuvat lähinnä ra-kennusalan konsultointiin
- Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 2013)
 
Yleisiä sopimusehtoja suositellaan käytettäväksi, koska ne helpottavat sopimuksen laatimista. On kuitenkin hyvä huomata, että oleellisimmat sopimuskohdat on syytä aina tarkastaa ja tarvittaessa täsmentää tapauskohtaisesti. Yleiset sopimusehdot eivät sellaisenaan toimi sopimuksena, vaan niiden lisäksi on aina laadittava varsinainen sopimusasiakirja. Sopimusehtojen on aina oltava suhteessa hankinnan kohteeseen.

1.6. Hankintojen linjaukset ja hankintaohjeet

Hankintojen linjaukset
Jyväskylän kaupungin ”Hankintojen linjauksissa” on määritelty hankintatoimen strategiset tavoitteet ja keinot. Lisäksi linjauksista ilmenee hankintojen ohjaus- ja kehittämistoimenpiteitä sekä osa-alueita, joihin hankintatoimen kehittämisessä tulisi keskittyä.

Jyväskylän kaupunginhallitus on hyväksynyt 25.9.2017 ”Hankintojen linjaukset”, jotka toimivat julkisten hankintojen strategisena pohjana. Linjausten tavoitteena on tehdä Jyväskylän kaupungissa vaikuttavia ja innovatiivisia julkisia hankintoja.

Hankintojen linjausten liitteenä on ”Vaikuttavien hankintojen tiekartta”, joka toimii hankintojen linjausten toteuttamisen ja seurannan välineenä. Tiekarttaan on kerätty kunkin toimialan ja tiettyjen liikelaitosten vaikuttavat tulevat hankinnat sekä toimialoittain hankintoihin liittyviä kehittämiskohteita.

Hankintojen linjaukset ja vaikuttavien hankintojen tiekartta löytyvät intrasta.

Vaikuttavien hankintojen tiekarttaa päivitetään vuosittain kilpailuttamispalveluiden johdolla.

Hankintaohjeet
Hankintaohjeet koskevat kaikkia julkisia hankintoja. Mikäli näissä ohjeissa ilmenee ristiriitaa lainsäädännön tai oikeuden päätösten kanssa, hankintaan noudatetaan aina ensisijaisesti voimassa olevaa lainsäädäntöä ja oikeuden päätöksistä ilmeneviä oikeusohjeita näiden ohjeiden sijasta.
 
Jyväskylän kaupunginhallitus on hyväksynyt hankintaohjeet 25.9.2017.

Hankintaohjeet löytyvät intrasta.

Hallintosääntö
Hallintosääntö määrittelee päätösvallan julkisissa hankinnoissa.

Päivitetty hallintosääntö tuli voimaan 1.6.2017. Julkisia hankintoja koskevat määräykset löytyvät hallintosäännön 66 §:stä.

Hallintosääntö löytyy osoitteesta http://www3.jkl.fi/hakemisto/sivu.php/alaalue/13

1.7. Vastuulliset hankinnat

Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat
Sosiaalisesti vastuullisilla hankinnoilla tarkoitetaan julkisia hankintoja, joissa on otettu huomioon hankinnan vaikutukset yhteiskuntaan. Sosiaalisilla kestävillä hankinnoilla voidaan edistää yhteiskuntaan ja ihmisiin kohdistuvia vaikutuksia. Käytännössä vastuulliset julkiset hankinnat tarkoittavat esim. sitä, että hankinnan suunnitteluun otetaan mukaan asiakkaat ja toimittajat ja että tavaran tai palvelun tuottamisessa noudatetaan työelämän perusoikeuksia ja ihmisoikeuksia.

Sosiaalisia näkökohtia voidaan ottaa huomioon kaikissa hankinnan vaiheissa; hankinnan suunnittelussa, soveltuvuusehdoissa, vähimmäisvaatimuksissa, vertailuperusteissa ja sopimusehdoissa. Sosiaalisten vaatimusten, kuten kaikkien julkisia hankintoja koskevien vaatimusten, on oltava Euroopan unionin oikeusperiaatteiden mukaisia. Vastuullisten hankintojen on siis oltava yhdenvertaisia, syrjimättömiä, avoimia ja suhteellisia.

Sosiaalisten kriteereiden täyttymistä tulee valvoa sopimusaikana. Tästä tulee ottaa omat ehdot hankintasopimukseen.
 
Työllistäminen
Julkisissa hankinnoissa tulee huomioida mahdollisuus työllistämiseen hankinnan kautta. Tarjouspyyntöön tai hankintasopimukseen voidaan ottaa työllistämisehto, joka velvoittaa sopimuskumppanin työllistämään vaikeassa työmarkkina-asemassa olevia henkilöitä. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi osatyökykyiset, pitkäaikaistyöttömät, vammaiset, maahanmuuttajat ja nuoret. Ehtoa voi käyttää palkkasuhteeseen työllistämiseen, oppisopimustyöllistämiseen, työkokeiluun tai työssäoppimiseen tai työharjoitteluun. Edellytyksenä on, että ehdot ovat syrjimättömiä ja että niistä ilmoitetaan etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

Työllistämiseen liittyviä kriteerejä harkittaessa tulee varmistaa, että ne soveltuvat kyseiseen hankintaan. Tämän vuoksi hankinnan valmisteluvaiheessa tulee arvioida toimittajien mahdollisuuksia löytää esimerkiksi pitkäaikaistyöttömille ja osatyökykyisille toiminnastaan soveltuvia tehtäviä. Lisäksi markkinavuoropuhelussa tulee kuulla toimittajia mahdollisesta työllistämisehdon käyttämisestä hankinnassa.

Parhaiten työllistämisehto soveltuu työvoimaintensiivisiin palvelu- ja urakkahankintoihin, kuten sosiaali- ja terveysalan hankintoihin, rakentamiseen, korjaukseen sekä kunnostamiseen liittyviin hankintoihin, kuljetuspalveluhankintoihin ja siivous- ja ateriapalveluiden hankintoihin. Työllistämisehtoa soveltuu myös aloille, joissa opiskelijoiden on vaikea saada työssäoppimispaikkaa.

Koska työllistämisehdon toteuttaminen vie aikaa, sen soveltaminen onnistuu parhaiten hankinnoissa, joissa on useamman vuoden sopimuskausi.

Työllistämisehtoa tulee harkita ja arvioida kaikissa hankinnoissa joiden arvo ylittää EU-kynnysarvon.

Hankintasopimukseen tulee ottaa maininta siitä, miten työllistäminen toteutetaan käytän-nössä, miten sitä seurataan sopimuskauden aikana ja mikä on mahdollinen sanktio, jos ehto ei täyty. Lisäksi hankintasopimukseen tulee ottaa maininta siitä, että mikäli palkkatukityöllistämisen edellytykset eivät täyty esimerkiksi yt- tilanteen vuoksi, sopimuskauden aikaisista työllistämisaikatauluista voidaan neuvotella. Kaikkien sopimusehtojen ei tarvitse toteutua heti tarjousvaiheessa tai sopimuksen alkaessa, vaan tilaaja voi toteuttaa ehtoja myös sopimuksen voimassaolon aikana. Työllistämisen tulisi kuitenkin tapahtua viimeistään sopimuskauden loppuun mennessä.
 
Palveluntuottajille apua sopivien työntekijöiden löytämiseksi ja tiedon saamiseksi palkkatukityöllistämisestä antavat Jyväskylän kaupungin työllisyyspalvelut ja TE-toimisto.

- Lisäinformaatiota aiheesta: Hanki ja työllistä, itseopiskelumateriaali, Motiva Oy: Hanki ja työllistä http://www.motivanhankintapalvelu.fi/files/785/Itseopiskelumateriaali_nettiin_20160912.pdf

Poikkeuksellisen alhainen tarjous
Sosiaalisesti vastuullisiin hankintoihin kuuluu myös hankintayksikön velvollisuus vaatia tarjoajalta kirjallinen selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Taustalla voi olla sosiaalista polkumyyntiä, epäasianmukaisia työehtoja tai jopa pakkotyötä tai ihmiskauppaa, Jos poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat ympäristö-, työ- tai sosiaalioikeuden velvoitteiden laiminlyönneistä, hankintayksiköllä on hankintalain mukaan velvollisuus hylätä tarjous hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisena. Tarjoajaa ei voida kuitenkaan hylätä, ennen kuin tälle on annettu selvitysmahdollisuus hinnoittelunsa perusteista. Tarjoajan hylkääminen on aina valituskelpoinen hankintapäätös.

Työkeskukset
Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi myös esim. rajoittaa tarjouskilpailuun osallistu-misen työkeskuksille tai vastaaville toimittajille, joiden päätarkoituksena on vammaisten tai
muita heikommassa asemassa olevien henkilöiden sopeuttaminen yhteiskuntaan tai työ-elämään. Sosiaalinen yritys voi osallistua työkeskuksille kohdennettuun tarjouskilpailuun vain, jos se täyttää työkeskukselle asetetut kriteerit.

Reilun kaupan kriteerit tai vastaavat vastuullisuuskriteerit
Hankinnoissa voidaan myös vaatia, että hankinnan kohde vastaa vaadittuja ympäristöominaisuuksia, sosiaalisia ominaisuuksia tai muita ominaisuuksia, esim. Reilun kaupan kriteerit. On huomattava, että hankintalain nojalla on myös hyväksyttävä kaikki tiettyä sosiaalista merkkiä vastaavat merkit, joten vaatimukseksi tulee asettaa tarjouspyyntöasiakirjoissa merkin tai sertifikaatin taustalla olevat kriteerit.

Ohjeita ja malleja sosiaalisesti vastuullisten hankintojen toteuttamisesta löytyy osoitteesta:
- Opas sosiaalisesti vastuullisiin julkisiin hankintoihin: http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/80010/3_2017_Opas_Sosiaalisesti_vastuulliset_hankinnat_31052017_WEB.pdf?sequence=1
 
Ympäristökriteerit
Ympäristöystävällisillä hankinnoilla säästetään ympäristön ohella myös rahaa. Tällaisten hankintojen avulla voidaan vähentää energian- ja vedenkulutusta, vaarallisten aineiden käyttöä sekä edistää uusiomateriaalien käyttöä.

Ympäristöystävällisyys ilmenee parhaiten silloin kun hankinnan koko elinkaarikustannus otetaan huomioon eikä vain tuotteen, palvelun tai rakennusurakan hankintahintaa. Elinkaarikustannukset tarkoittavat kaikkia niitä kustannuksia, joita tuotteen koko elinkaaren aikana aiheutuu. Laskemalla elinkaarikustannukset voidaan valita koko elinkaaren kannalta taloudellisin vaihtoehto. Elinkaarikustannuksia voivat olla hankintahinnan lisäksi käyttö-, ylläpito- ja hävittämiskustannuksia tai myös hiilidioksidipäästöjen kaltaisia ulkoisia ympäristövaikutusten kustannuksia (polttoaineenkulutus, kasvihuonekaasut, hiukkaspäästöt).

Elinkaarikustannuslaskentaa käytetään esim. moottoriajoneuvojen hankinnoissa, sisä- ja ulkovalaistuksissa, tietotekniikkalaitteita ja muita energiaa käyttäviä tuotteita hankittaessa. Lisätietoa erilaisista laskentamalleista löydät Motiva Oy:n sivuilta.

Julkisissa hankinnoissa on hyvä huomioida myös seuraavat kaupungin sitoumukset:
- energia- ja ilmastosopimus (Aski)
- Energiantehokkuussopimus (Aski, Ympäristöohjelma)
- Jyväskylän alueen tiekartta resurssiviisauteen (Aski, Strategiat ja kehittäminen, resurssiviisaus)

Lisätietoa ympäristönäkökohtien huomioimisesta osoitteista:
- Valtioneuvoston periaatepäätös uusien ja kestävien ympäristö- ja energiaratkaisujen, Cleantech-ratkaisut, edistämisestä julkisissa hankinnoissa 13.6.2013: https://tem.fi/documents/1410877/2795834/VN+periaatep%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+kest%C3%A4vien+ymp%C3%A4rist%C3%B6-+ja+energiaratkaisujen+edist%C3%A4misest%C3%A4+julkisissa+hankinnoissa/4295c1e9-7ff5-4d14-abd9-3e9806ebab16
- Energiatehokkuus julkisissa hankinnoissa (Työ- ja elinkeinoministeriö on julkaisu julkisten hankintojen energiatehokkuudesta 2016): Energiatehokkuus http://tem.fi/documents/1410877/2795834/Energiatehokkuus+julkisissa+hankinnoissa/1f3d1ad9-f7a9-4169-95a5-6a96414e9a29
- Motivan tietopankki http://motivanhankintapalvelu.fi/tietopankki
- Opas vastuullisiin elintarvikehankintoihin: http://www.motivanhankintapalvelu.fi/files/830/OVJE_kriteerit_KOKO_PAKETTI_20170316_final_2.pdf
(Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa julkisen sektorin toimijoita hankkimaan vastuullisesti tuotettuja elintarvikkeita)
 
- Elintarvikkeiden hankintaopas: http://ekocentria.fi/resources/public/Aineistot/lahiruoka_hankintaopas2017ebook.pdf?utm_source=Opas+vastuullisiin+ruokapalvelu-+ja+elintarvikehankintoihin+-+Motivan+hankintapalvelun+uutiskirje+2%2F2017&utm_medium=email&utm_campaign
- Lähisopas. lisää lähiruokaa julkisten keittiöiden asiakkaille: Lähisopas http://ekocentria.fi/resources/public/sisaltokaruselli/lahiruokaopas2017_ebook.pdf?utm_source=Opas+vastuullisiin+ruokapalvelu-+ja+elintarvikehankintoihin+-+Motivan+hankintapalvelun+uutiskirje+2%2F2017&utm_medium=email&utm_campaign

Innovatiiviset julkiset hankinnat
Innovatiivisen julkisen hankinnan kautta voidaan löytää markkinoilta uusia parempia rat-kaisuja. Tällaisella hankinnalla voidaan parantaa palveluiden tuottavuutta, laatua, kestävyyttä ja vaikuttavuutta.

Sosiaaliset näkökohdat voivat liittyä myös innovatiivisiin hankintoihin. Hankinnoilla voidaan kannustaa yrityksiä kehittämään sellaisia uusia ja innovatiivisia ominaisuuksia sisältäviä tuotteita, joilla on vaikutusta vastuullisuuteen ja sosiaalisiin näkökohtiin.

Tilaajan ja toimittajien välinen vuoropuhelu sekä yhteiskehittäminen mahdollistavat innovaatioiden syntymisen julkisessa hankinnassa. Tilaajalla on tieto tarpeesta ja toimittajilla tieto keinoista. Siten markkinavuoropuhelu on aivan olennainen osa innovatiivista julkista hankintaa.

Toimittajien kanssa käydyn markkinavuoropuhelun lisäksi hankinnan suunnitteluun tulisi ottaa mukaan myös loppukäyttäjiä. Loppukäyttäjien kuuleminen on tärkeää, jotta hankinnalla pystytään vastaamaan mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeisiin.

Innovatiivisessa julkisessa hankinnassa on mahdollista käyttää mitä tahansa hankintamenettelyä. Uuden hankintalain myötä käyttöön saatiin uusi hankintamenettely, innovaatio-kumppanuus, jonka on tarkoitus soveltua erityisesti innovatiiviseen julkiseen hankintaan. Innovaatiokumppanuudessa tilaajan on mahdollista solmia innovaatiokumppanuus useamman toimittajan kanssa, eikä tehdyn selvityksen tulosten hankinnassa tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua tiettyjen ehtojen täyttyessä.

Jyväskylässä on kartoitettu vaikuttavimmat tulevat hankinnat kaikilta toimialoilta ja liikelai-toksilta. Tässä vaikuttavien hankintojen tiekartassa on mainittu ne mahdollisesti tulevai-suudessa kilpailutukseen tulevat hankinnat, joissa tulee erityisesti kiinnittää huomiota innovaatioiden syntymisen mahdollisuuteen. Tiekartta löytyy intrasta.
 
1.8. Hankintaprosessi

EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisissa hankinnoissa sovelletaan pääpiirteissään seuraavaa julkisten hankintojen yleistä sopimusprosessimallia: Hankintaprosessi.

Malli on kehitetty Tekes-rahoitteisessa hankkeessa Jyväskylän kaupungin omien hankintatoimintojen pohjalta yhteistyössä Aalto-yliopiston ja Kuntaliiton kanssa.
Hankintaprosessi koostuu suunnittelusta ja valmistelusta, kilpailutuksesta ja sopimuskaudesta. Pääpaino on vahvasti hyvässä suunnittelussa ja valmistelussa.

Jokaisella hankintoja tekevällä on mahdollisuus tallettaa ko. malli omalle tietokoneelleen ja täydentää sinne omia toimialakohtaisia tai hankintakohtaisia tietoja esim. lainsäädäntöä, ohjeita tms. Malli toimii työkaluna kilpailutuksen kaikissa vaiheissa.

1.9. Hankintojen ilmoittaminen

Hankintailmoituksen tarkoituksena on tiedottaa tarjouskilpailusta avoimesti, varmistaa todellisen kilpailun toteutuminen ja antaa kaikille yrityksille mahdollisuus osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin.

Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan HILMA:ssa. HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. HILMA-ilmoituksen julkaisemalla täytetään EU-kynnysarvojen ylittävien hankintojen osalta myös EU-laajuinen ilmoitusvelvollisuus, koska HILMA -ilmoituskanava lähettää ilmoitukset eteenpäin Euroopan laajuiseen TED-kanavaan.

HILMA-ilmoituskanava löytyy osoitteesta https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/

Hankintailmoitukset julkaistaan HILMA:ssa Cloudia – kilpailuttamisjärjestelmän kautta eikä ilmoituksia siten tarvitse tehdä erikseen HILMA:an.

Hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla, esim. hankintayksikön omilla nettisivuilla, ennen kuin se on julkaistu yllä tarkoitetulla tavalla. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen siitä on hyvä tiedottaa mahdollisimman laajasti erikseen potentiaalisille tarjoajille, jotta ilmoitus tulee huomioiduksi ajoissa ja riittävän laajasti.
 
Pienhankinnat ilmoitetaan tietyin rajoituksin Jyväskylän kaupungin ilmoituskanavassa osoitteessa: Pienhankintakanava. Katso tarkemmin pienhankinnat s.45 lukien.

Sen lisäksi pienhankintoja voi tarpeen mukaan ilmoittaa myös HILMA-ilmoituskanavassa riittävän näkyvyyden saavuttamiseksi. Tällöin ilmoituksessa on selkeästi mainittava, että kyseessä on pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia.

EU-hankintoja ja liitteen E-hankintoja koskevat määräajat (tarjousten ja osallistumishakemusten jättämiselle asetetut ajat) löytyvät hankintalain 6 luvusta ja hankintojen ilmoittamista koskevat määräykset hankintalain 7 luvusta. Kansallisia hankintoja edellä mainitut määräajat eivät koske. Kansallisissa hankinnoissa tarjousajan tulisi olla vähintään kaksi viikkoa.

Määräaikojen laskemisessa noudatetaan määräaikalakia (150/1930) ja EU:n vastaavaa määräaika-asetusta. Näiden mukaan määräaikaa laskettaessa sitä päivää, josta määräaika lasketaan, ei oteta huomioon. Poikkeuksena hankintapäätöksen tiedoksianto sähköpostilla (hankintalain 127 §).

Hankintojen ilmoittamisesta löydät tietoja määräaikoineen osoitteesta https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/ilmoitusmenettely/

1.10. Hankintapäätös

Ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, joka on perusteltava. Myös suorahankinnasta on tehtävä hankintapäätös, josta ilmenee suorahankintaperusteet.

Hankintapäätöksen sisällöstä säädetään hankintalain 123-124 §:ssä.

Hankintapäätökseen tulee lisätä aina teksti siitä, että hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta.

Hankinnasta laaditaan kirjallinen hankintapäätös, jonka hallintosäännöstä ilmenevä pää-tösvaltaa käyttävä virkamies allekirjoittaa.
 
Hankintapäätös perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen on annettava tiedoksi niille, joita asia koskee. Tiedoksianto tehdään ensisijaisesti sähköisesti käyttäen tarjoajan anta-maa sähköpostiosoitetta. Tiedoksiantoa koskevaan viestiin on merkittävä tieto viestin lähettämispäivästä.

Eri tilanteisiin liittyvät muutoksenhakuohjeet löytyvät twebistä.

1.11. Hankintasopimus

Hankintalain mukaisista hankinnoista on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä aina kirjallinen sopimus.

Hankintasopimus on toimittajan ja hankintayksikön välillä solmittu kirjallinen sopimus, jonka tarkoituksena on tavaran hankinta, palvelun suorittaminen tai rakennusurakan toteuttaminen taloudellista vastiketta vastaan.

Hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen aikaisintaan 14 päivän kuluttua (odotusaika) siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Odotusaika ei tarkoita muutoksenhakuaikaa, vaikka se kuluukin muutoksenhakuajan kanssa samanaikaisesti.

EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalveluiden ja muiden erityisten palveluiden hankinnoissa, käyttöoikeussopimuksissa ja suorahankinnoissa, joista on julkaistu suorahankintailmoitus, on noudatettava odotusaikaa.

Odotusaikaa ei sovelleta kansallisissa hankinnoissa tai pienhankinnoissa riippumatta niiden arvosta.

EU-kynnysarvot ylittävissä puitejärjestelyyn perustuvissa hankinnoissa ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä odotusajan pituus on lyhyempi eli 10 päivää.

Hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman hankintalain mukaista uutta hankintamenettelyä. Olennaisena muutoksen pidetään muutosta, jossa hankintasopimus tai puitejärjestely on sen seurauksena luonteeltaan huomattavasti erilainen alun perin tehtyyn sopimukseen verrattuna.
 
Hankintalain mukaan olennaisena muutoksena pidetään ainakin seuraavia:
- muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia,
- sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä hankintasopi-muksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty,
- muutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti,
- sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskumppanilla.

Sopimuskumppanin alihankkijaa koskevat muutokset ovat kuitenkin mahdollisia ilman uutta hankintamenettelyä, mikäli muutokset eivät vaikuta hankintamenettelyssä asetettujen vaatimusten täyttymiseen tai tarjousvertailun lopputulokseen.
Hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutos perustuu hankintasopimuksessa mainittuihin ehtoihin. Tämän vuoksi hankintasopimuksen kilpailuttamisen aikana on keskeistä määritellä, miten sopimusta voidaan sopimuskaudella muuttaa.
Hankintasopimusta voidaan myös muuttaa sopimuskaudella, jos kyseessä on jo alkuperäiseen hankintailmoitukseen sisältyneen option käyttöönotto.
Hankintasopimuksen allekirjoittaa Jyväskylän kaupungin puolesta hallintosäännössä määrätty viranhaltija ja toimittajan puolesta kaupparekisteriin merkitty tai muutoin nimenkirjoitukseen oikeutettu henkilö tai henkilöt. Toimittajan edustajan nimenkirjoitusoikeus tulee tarkistaa ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta kaupparekisteriotteesta.

Sopimus astuu voimaan sopimuksessa sovitun mukaisesti joko osapuolten allekirjoitettua sen tai sovitun sopimuskauden alkaessa.
 
Hankintayksikön keskeisin tehtävä sopimusvalvonnassa on huolehtia siitä, että toimittaja noudattaa hankintasopimuksessa sovittuja ehtoja. Kaikista toimittajan sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä, virheellisistä tai puutteellisista toimituksista on viipymättä reklamoitava toimittajalle. Reklamaation on oltava kirjallinen ja sen on syytä tehdä todisteellisesti esim. sähköpostin vastaanottokuittausta pyytäen.

Sopimus voi päättyä siten, että kaikki sopimuksessa määritetyt sopijapuolten velvoitteet on täytetty ja sopimuskausi päättyy tai siten, että osa sopimusvelvoitteista on täyttämättä, mutta toinen sopijapuoli haluaa päättää sopimuksen joko irtisanomalla tai purkamalla sopimuksen. Sopimuksen purkamisen edellytyksenä on kuitenkin aina olennainen sopimusrikkomus.

1.12. Muutoksenhaku

Hankintaoikaisu
Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun, jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen edellytyksiin.

Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväksi joko omasta aloitteesta tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireille tulosta välittömästi niille, joita asia koskee. Näitä ovat mm. tarjouskilpailun voittaja ja muut tarjouskilpailuun osallistuneet ja jos asiasta on samanaikaisesti valitettu markkinaoikeuteen, myös markkinaoikeus.

Asianosaisen määräaika
14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta

Hankintayksikön määräaika
90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty
 

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun tekemistä tai hankintaoikaisun käsittelyä. On hyvä huomata, että oikaisuvaatimuksen tekemisestä huolimatta valitusaika markkinaoikeuteen kuluu samanaikaisesti.

Hankintayksikön tulee käsitellä hankintaoikaisut ilman aiheetonta viivytystä.

Valitus markkinaoikeuteen
Se, jota asia koskee voi valittaa hankinnasta markkinaoikeuteen. Muutoksenhaun kohteena on hankintayksikön tekemä päätös tai muu hankintamenettelyssä tekemä ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Muutoksenhaun kohteena ei voi olla, se, että hankintaa ei jaeta osiin tai se, että kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Hankintalain soveltamisalan ulkopuolisista hankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen esim. pienhankinnat.

Valitusaika markkinaoikeuteen on 14 päivää päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksisaannista. Jos päätös tai valitusosoitus on olennaisesti puutteellinen, valitusaika on 6 kk päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksisaannista.

Valittajan on ilmoitettava muutoksenhausta kirjallisesti hankintayksikölle, mutta ilmoittamatta jättäminen ei estä asian käsittelyä markkinaoikeudessa.

Hankintayksikkö voi tarkistaa, onko hankinnasta tullut vireille valituksia markkinaoikeuden sivuilta osoitteesta: www.markkinaoikeus.fi. Kiireellisissä tapauksissa suositellaan kuitenkin tarkistamaan asia puhelimitse markkinaoikeudesta, sillä markkinaoikeuden nettisivuja ei päivitetä joka päivä.

Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsitte-lyn ajaksi. Väliaikainen järjestäminen ei saa estää sitä, että valittajan vaatimuksesta markkinaoikeus voi määrätä hankintapäätöksen kumottavaksi tai velvoittaa hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä. Hankintalaki ei ota kantaa siihen, kenen toimittajan kanssa hankinta voidaan väliaikaisesti järjestää.
 
Tarkoituksenmukaisinta on kuitenkin, että hankinta järjestetään joko aikaisemman toimittajan kanssa tai kilpailutuksen voittaneen tarjoajan kanssa.

Hankintojen väliaikaisesta järjestämisestä ei tarvitse tehdä päätöstä, joten siitä ei voi myöskään valittaa.

Sen jälkeen, kun markkinaoikeus on antanut asiassa päätöksen, on sitä noudatettava, vaikka hankinnasta olisi mahdollisesti valitettu korkeimpaan hallinto-oikeuteen, ellei oikeus toisin määrää.

Markkinaoikeus voi kumota hankintayksikön päätöksen osaksi tai kokonaan, kieltää han-kintayksikköä soveltamasta hankinta-asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten kieltää noudattamasta virheellistä menettelyä, velvoittaa hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä tai määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksua asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä.

EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, käyttöoikeussopimuksissa ja SOTE- ja muissa palveluhankinnoissa markkinaoikeus voi lisäksi määrätä hankintayksikölle tehottomuusseuraamuksen, hankintayksikön maksamaan valtiolle seuraamusmaksun tai lyhentää hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen sopimuskauden päättymään määräämänsä ajan kuluttua.

Markkinaoikeus voi määrätä seuraamuksia vain, jos lainvastainen hankintamenettely on vaikuttanut menettelyn lopputulokseen tai asianosaisen asemaan hankintamenettelyssä.

Valitus korkeimpaan hallinto-oikeuteen
Markkinaoikeuden päätöksestä voidaan valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen (KHO) edellyttäen, että KHO on myöntänyt valitusluvan. Valitusaika on 30 päivää markkinaoikeuden päätöksen tiedoksisaannista.
 
Valvontaviranomainen
Kilpailu- ja kuluttajaviranomainen (KKV) valvoo hankintalain noudattamista. Jokainen, joka katsoo, että hankintayksikkö on menetellyt hankintalain vastaisesti, voi tehdä KKV:lle toimenpidepyynnön hallintokanteluna hallintolain mukaisesti. KKV voi ottaa asian tutkittavakseen myös omasta aloitteestaan.

KKV voi kieltää päätöksellään hankintayksikköä panemasta hankintapäätöstä täytäntöön kokonaan tai osittain, jos se katsoo hankintayksikön tehneen suorahankinnan ilman hankintalain mukaista perustetta. Jos hankintayksikkö antaa kirjallisen sitoumuksen olla panematta päätöstä täytäntöön, KKV voi päättää asian selvittämisen.

KKV voi myös esittää markkinaoikeudelle seuraamusten määräämistä, kun hankintayksikkö on tehnyt EU-kynnysarvot ylittävän hankinnan tai SOTE- ja muiden erityispalveluiden hankinnan tai käyttöoikeussopimuksen suorahankintana ilman hankintalain mukaista perustetta ja jos asiassa on jo tehty hankintasopimus.

KKV voi puuttua hankintayksikön toimintaan myös antamalla hallinnollisia ohjeita, jos hankintayksikkö jättää muulla tavalla noudattamatta hankintalakia.

1.13. Muuta tietoa

Kilpailuttamispalvelut
Jyväskylän kaupungin kilpailuttamispalvelut toimii asiantuntijayksikkönä konsernihallinnossa ja on mahdollisuuksien mukaan toimialojen ja liikelaitosten tukena hankintaprosesseissa. Kilpailuttamispalvelut vastaa kaupungin yhteishankinnoista ja neuvoo niitä koskevissa asioissa.

Kilpailuttamispalveluiden nettisivuilta löydät tietoa hankinta-asioista, esim. kilpailuttamiskalenterin ja hankintafoorumin kokousmuistiot.

Kilpailuttamispalveluiden nettisivut: http://www.jyvaskyla.fi/hankinnat

Edellä mainitun lisäksi informaatiota hankinnoista, esim. hankintasopimuksista ja tilaamisesta löydät intrasta.
 
Kilpailutetut hankintasopimukset ja tilaaminen
Yhteishankintoja koskevat hankintasopimukset löytyvät intrasta.

Yhteishankinnoilla tarkoitetaan hankintasopimuksia, joita käyttävät useammat kuin yksi toimiala tai liikelaitos.

Lisäksi sivuilta löytyvät myös tilausjärjestelmästä tilattavat tuotteet sekä KL - Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamat Jyväskylää sitovat hankintasopimukset. Toimialojen ja liikelaitosten omat hankintasopimukset löytyvät kunkin toimialan ja liikelaitoksen omista järjestelmistä tai arkistosta.

Kaikki Jyväskylän kaupungin työntekijät ovat velvoitettuja noudattamaan edellä mainittuja yhteishankintasopimuksia. Yhteishankintasopimuksissa yksilöidyt tavarat ja palvelut tila-taan ainoastaan ko. hankintasopimuksessa mainitulta sopimustoimittajalta. Tilaustoimintoja seurataan ja ohitilauksiin tullaan aina puuttumaan. Tavaroita ja palveluja voivat tilata ainoastaan sellaiset henkilöt, joille on määritelty siihen oikeus. Tilaajat on määritelty toimiala- ja liikelaitoskohtaisesti. Ennen tilauksen tekemistä työntekijän tulee varmistaa oikeutensa esimieheltään tai henkilöltä, joka tilaukseen kohdistuvan laskun tulee hyväksymään.
Tietoa tilaamisesta löydät intrasta.

Sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä
Kaikki Jyväskylän kaupungin kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat tehdään sähköisesti Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä.

Asiakirjojen säilyttäminen ja julkisuus
Hankintalain 170 §:ssä todetaan, että hankintayksikön on säilytettävä vähintään hankintasopimuksen keston ajan jäljennökset kaikista tehdyistä hankintasopimuksista, joiden arvo on vähintään 1 000 000 euroa tavarahankintasopimuksissa tai palveluhankintasopimuksissa sekä 10 000 000 euroa rakennusurakkasopimuksissa. Myös arkistolaissa on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä. Jyväskylän kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmasta löytyy myös aiheesta ohjeita.
 
2. EU-HANKINNAT

EU-hankinnoista säädetään hankintalain osassa II. Tämän lisäksi EU-hankintoihin sovelletaan myös hankintalain osissa I ja IV olevia säädöksiä.

EU-kynnysarvot
EU-kynnysarvot perustuvat Maailman kauppajärjestön julkisia hankintoja koskevassa sopimuksessa sovittuihin kynnysarvoihin. Euroopan yhteisöjen komissio vahvistaa kahden vuoden välein erityisnosto-oikeuksien euromääräiset arvot erityisnosto-oikeuksien ja euron keskimääräisen kahden vuoden vaihtokurssin perusteella.

Voimassa olevat EU-kynnysarvot ovat vahvistettu EU-hankintadirektiiveissä 2014/23-25/EU. EU-kynnysarvot ovat olleet voimassa 1.1.2016 lukien.

Kulloinkin voimassa olevat kynnysarvot voit tarkistaa osoitteesta: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/

EU-kynnysarvot (hankintalaki 26 §):

Hankinnan laji / Euroa vähintään
Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut / 209 000
Rakennusurakat / 5 225 000

Kynnysarvot lasketaan aina ilman arvonlisäveroa.

Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu
EU-hankinnoissa tulee erityisesti huomioida ”Hankintojen linjauksissa” mainittu markkinakartoituksen ja –vuoropuhelun käyminen ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Vuoropuhelu voidaan käydä kirjallisesti tai tapaamisten muodossa. Vuoropuhelussa voidaan keskustella ketään osapuolta sitomattomasti hankinnan toteuttamisen vaihtoehdoista, mahdollisista uusista ratkaisuista ja jo tarjolla olevista tuotteista ja palveluista sekä esimerkiksi hankintaan liittyvistä sopimusehdoista.
 

Kutsu vuoropuheluun tulee lähettää pääsääntöisesti kilpailuttamisjärjestelmää hyödyntäen. Vuoropuhelusta on hyvä tiedottaa tiedossa oleville potentiaalisille tarjoajille ja nykyisille sopimustoimittajille. Vuoropuhelussa tulee noudattaa avoimuutta ja tasapuolisuutta. Vuoropuhelut tulee toteuttaa niin, että niihin käytetyt resurssit ja aika ovat suhteessa niistä saatavaan hyötyyn. Vuoropuhelusta tulee pitää pöytäkirjaa.

EU-hankintoja koskevat hankintamenettelyt (hankintalain 5 luku) ovat seuraavat:

EU-hankintamenettelyt

HANKINTAMENETTELY / KUVAUS
Avoin menettely / Yksivaiheinen, selkeä, käynnistetään tarjouspyynnön julkaisulla, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin

Rajoitettu menettely / Kaksivaiheinen, käynnistetään tarjouspyynnön julkaisulla, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii hankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrää ja rajaamiseen löytyy selkeitä perusteita, yleensä pitkäkestoinen tavara- tai palveluhankinta. On huomioitava, että ensimmäisessä vaiheessa tulee jo julkaista tarjouspyyntöaineisto vertailukriteereineen.

Neuvottelumenettely/ Kaksivaiheinen, käynnistetään tarjouspyynnön julkaisulla, neuvottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä, ei saa neuvotella pakollisista eli vähimmäisvaatimuksista eikä vertailu-perusteista. Tarkoituksena on mukauttaa tarjoukset vastaamaan hankintayksikön vaatimuksia. Lopullisten tarjousten jälkeen ei neuvotella
 
Kilpailullinen neuvottelumenettely / Kaksivaiheinen, käynnistetään tarjouspyynnön julkaisemisella, neuvottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä, saa neuvotella kaikista hankintaan liittyvistä näkökohdista. Tarkoi-tuksena on löytää hankintayksikölle soveltuva ratkaisumalli, joka parhaiten täyttää sen tarpeet. Lopullisten tarjousten saavuttua parhaan tarjo-ajan kanssa voidaan tarjouksesta neuvotella tietyin edellytyksin.

Innovaatiokumppanuus / Monivaiheinen, käynnistetään tarjouspyynnön julkaisemisella, tarkoitettu sellaisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan hankintaan, joita ei ole markkinoilla. Menettelynä on neuvottelumenettely. Valitaan yksi tai useampi tarjoaja toteuttamaan tutkimus- ja kehittämistoimintoja peräkkäisissä vaiheissa, joista kunkin jälkeen kumppanuus voidaan päättää. Kehitystyön tulokset voidaan hankkia kumppanilta ilman tarjouskilpailua tietyin edellytyksin

Suorahankinta / Yksivaiheinen, ei pakko julkaista hankintailmoitusta, neuvottelumahdollisuus yhden tai useamman toimittajan kanssa. Edellyttää aina laissa määriteltyjen suorahankinnan edellytysten täyttymistä. Suositeltavaa tehdä suorahankintailmoitus. Suorahankintailmoituksella voidaan lyhentää merkittävästi valitusaikaa. Suorahankinnan käyttäminen on aina poikkeuksellinen menettely, jonka käyttöedellytykset toteutuvat vain harvoin.
 
Puitejärjestely / Yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jossa sovitaan joko kaikista hankintaan sovellettavista ehdoista tai osa ehdoista jätetään auki. Käynnistetään yleensä avoimella, rajoitetulla tai neuvottelumenettelyllä, mutta muitakin hankintamenettelyjä voi käyttää

Dynaaminen hankintajärjestelmä / Täysin sähköinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille [eli tuotteille]. Avoin kaikille järjestelmän ehdot täyttäville tarjoajille koko hankintasopimuksen keston ajan.

Sähköinen huutokauppa / Sähköisesti alenevin hinnoin tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevin uusin arvoin toteutettava huutokauppamenettely sen jälkeen, kun hankintayksikön valitseman hankintamenettelyn perusteella tarjoajat on arvioitu ja tarjoukset käsitelty. Ei sovi lähtökohtaisesti rakennusurakoiden tai henkisten suoritusten hankintaan. Hankinnan sisältö tulee määrittää riittävän tarkasti ja yksiselitteisesti.

Sähköinen luettelo / Ei varsinainen hankintamenettely. Tarjoukset voidaan vaatia esitettäväksi sähköisen luettelon muodossa tai tarjoukseen liitetään sähköinen luettelo. Sähköisen luettelon käytöstä on mainittava hankintailmoituksessa.

Yleisesti käytettyjen avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn lisäksi tulee harkita myös muiden hankintamenettelyiden soveltuvuutta kilpailuttamiseen. Valinta tulee tehdä aina tapauskohtaisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota dynaamisen hankintajärjestelmän, sähköisen huutokaupan ja innovaatiokumppanuuden antamiin mahdollisuuksiin.
 
Hankintojen jakaminen osiin / pilkkominen
EU-hankinta tulee hankintalain 75 §:n mukaan jakaa osiin. Jos hankintasopimusta ei jaeta osiin, tulee jakamatta jättämiselle esittää syyt hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa. Hankintojen jakaminen osiin ei tarkoita hankintojen pilkkomista. Menettely ei ole pilkkomiskiellon vastaista, jos sen tavoitteena ei ole hankintalain velvoitteiden kiertäminen. Hankintojen pilkkomisella sen sijaan pyritään jakamaan hankinta sellaisiin osiin, ettei hankintalakia tarvitsisi noudattaa.

Hankintojen jakamisella tarkoitetaan sitä, että hankinta jaetaan esim. osatarjouksiin. Tällöin hankintayksikön tulee määritellä, voiko tarjouksen antaa yhdestä, useammasta vai kaikista osista. Hankinta voidaan jakaa osiin myös siten, että se jaetaan moneen alueeseen, joihin tarjoaja voi antaa tarjouksensa joko yhteen, useampaan tai kaikkiin alueisiin. Myös hankintasopimuksen ajallinen jakaminen on mahdollista, jolloin valitut toimittajat vuorottelevat hankinnan toteuttamisessa tarjouspyynnössä ja sopimuksessa ennalta määritellyllä tavalla. Hankinnan jakamisessa voi hyödyntää myös erilaisia puitejärjestelyjä ja esimerkiksi dynaamista hankintajärjestelmää.

Jos hankinta jaetaan osiin, tulee noudattaa kaikkien osien yhteisarvon mukaista hankintamenettelyä.

Suorahankinta EU-hankinnoissa
Pääsääntönä hankintalaissa on kaikkien julkisten hankintojen kilpailuttaminen. Suorahankinta on poikkeus tästä pääsäännöstä. Syy suorahankinnan käyttämiseen on aina todettava ennalta ja se on perusteltava hankintapäätöksessä tai siihen liittyvässä muussa asiakirjassa.

Suorahankinnasta määrätään hankintalain 40 ja 41 §:ssä.
Suorahankinnassa hankintayksikkö hankintailmoitusta julkaisematta valitsee yhden tai usean toimittajan, joiden kanssa neuvottelee sopimuksen ehdoista. Hankinta tehdään siis järjestämättä julkista tarjouskilpailua.

Suorahankinta on erotettava tilauksista, jotka tehdään kilpailutettujen puitesopimusten ja puitejärjestelyjen perusteella. Ko. tilaukset ovat jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä.
 
Suorahankinta voidaan tehdä vain silloin, kun hankintalaissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Suorahankinnan edellytyksiä tulkitaan aina suppeasti ja hankintayksiköllä on todistustaakka siitä, että suorahankintaedellytykset täyttyvät.

Mahdollisissa suorahankintatilanteissa tulee olla aina yhteydessä kilpailuttamispalveluihin.

Hankintailmoitukset
Hankintailmoituksen tekeminen on EU-hankinnoissa pakollista. Sen laiminlyönti johtaa hankinnasta valitettaessa hankintapäätöksen kumoamiseen ja hankinnan uudelleen kilpailuttamiseen.

Hankintailmoituksen tulee sisältää vähintään ne tiedot, jotka ilmoituslomakkeissa on määritelty pakollisiksi tiedoiksi. Jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan, on hankintailmoituksen teksti ratkaiseva.

Hankintojen sisällön määrittelyssä on käytettävä yhteisestä hankintasanastosta (CPV) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 vahvistettua viitenimikkeistöä.

CPV-koodit löytyvät osoitteesta: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/cpv/

Katso aiheesta enemmän edellä kohta 1.9, s. 18.

Tarjousten ja osallistumishakemusten jättämiselle varattava aika
Määräajat ilmenevät hankintalain 6 luvusta sekä seuraavasta osoitteesta: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/ilmoitusmenettely/

Tarjouspyynnön asettaminen saataville
Uudessa hankintalaissa (69 §) on velvoite, jonka mukaan hankinta-asiakirjat tulee asettaa ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa siitä päivästä, kun hankintailmoitus on julkaistu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikissa hankintamenettelyissä on tarjouspyyntö tai alustava tarjouspyyntö julkaistava sähköisesti ja kaikkien saataville, kun hankintailmoitus on julkaistu.
 
ESPD–lomake
Hankintayksikkö voi selvittää toimittajien soveltuvuutta hankinnan toteuttamiseen. Tämä tapahtuu asettamalla ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, rahoituksellista ja talou-dellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevia soveltuvuus-vaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Liian tiukkojen vaatimusten asettaminen voi syrjiä aiheettomasti joitakin yrityksiä ja vaikeuttaa näiden mahdollisuuksia osallistua hankintayksikön tarjouskilpailuun.

Asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla hankintayksikkö voi varmistaa, että hankintamenettelyyn osallistuvalla tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteuttaa ko. hankintasopimus.

Ehdokas tai tarjoaja osoittaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen täyttämällä hankintayksikön laatiman yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan eli ns. ESPD-lomakkeen alustavaksi näytöksi sekä vakuuttamalla lomakkeessa, että sitä ei koske mikään pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkuperuste ja että ehdokas tai tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset ja mahdolliset arviointiperusteet.

Ehdokas tai tarjoaja liittää ESPD-lomakkeen tarjoukseen tai osallistumishakemukseen. ESPD-lomakkeessa on valmiina kohdat (ei voi muuttaa), joihin tarjoaja täyttää vaadittavat tiedot.

Hankintayksikön on viimeistään ennen hankintasopimuksen tekoa selvitettävä valitulta tarjoajalta asiantasaiset todistukset ja selvitykset ehdokkaan ja tarjoajan vakuuttamista tiedoista. Jos hankintayksikkö voi saada soveltuvuutta koskevia tietoja maksuttomasta tietokannasta, ei hankintayksikkö saa pyytää niitä tarjoajalta.
 
Poissulkemisperusteet
Hankintayksikön on päätöksellään suljettava ehdokas tai tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että ehdokas tai tarjoaja tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu jostakin hankintalain 80 §:ssä mainitusta rikoksesta esim. lahjuksen ja törkeän lahjuksen antaminen, veropetos, ihmiskauppa jne. Pakollinen poissulkeminen koskee myös ehdokasta tai tarjoajaa, joka on lainvoimaisella päätöksellä tai tuomiolla todettu laiminlyöneen velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja (alle 10.000 euroa) tai sosiaaliturvamaksuja. Tätä ei kuitenkaan sovelleta, jos ehdokas tai tarjoaja on maksanut verot ja maksut tai sopinut sitovasti maksujärjestelystä.

Poissulkemista ei kuitenkaan saa tehdä, jos lainvoimaisen tuomion antamisesta on kulunut yli 5 vuotta.

Hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan hankintalain 81 §:ssä mainituissa tapauksissa esim. konkurssi tai konkurssiin asettaminen vireillä. Hankintayksiköllä on harkintavaltaa harkinnanvaraisten poissulkuperusteen käyttämisessä.

Rikosrekisteriote
1.1.2017 voimaan tullut uusi hankintalaki velvoittaa hankintayksikön tarkastamaan EU-kynnysarvot ylittävissä kilpailutuksissa voittaneen tarjoajan ja tämän johto- ja vastuuhenkilöiden rikostaustan ennen sopimuksen tekemistä. Mikäli otteista käy ilmi hankintalaissa lueteltuja rikoksia, on tarjoaja suljettava pois kilpailusta eikä sopimusta saa tehdä (pakollinen poissulkemisperuste). Käytännössä tällä tarkoitetaan otetta rikosrekisteristä. Ote ei saa olla 12 kuukautta vanhempi.
Otteen antaa Oikeusrekisterikeskus ja sen pyytää aina tarjoaja ja tämän edustajat omalta osaltaan, ei hankintayksikkö.

Työ- ja elinkeinoministeriö on julkaissut oppaan rikostaustan selvittämisestä julkisten hankintojen kilpailutuksissa: http://tem.fi/julkaisu?pubid=URN:ISBN:978-952-327-265-1
 
Lisäksi Jyväskylän kaupungissa rikosrekisteriotteiden käsittelyssä ja tarjoajien ohjeistami-sessa niiden toimittamisessa noudatetaan toistaiseksi seuraavia toimintatapoja:
- lähtökohtaisesti yritys voi itse määritellä, ketkä ovat ne johto- ja vastuuhenkilöt, joiden osalta ote toimitetaan. Otteet on kuitenkin syytä pyytää aina vähintään yrityksen itsensä (yhteisösakko-ote), hallituksen puheenjohtajan sekä toimitusjohtajan osalta
- otteita saa käsitellä ainoastaan hankinnan valmistelija ja päätöksentekijä
- otteiden tarkastamisesta kirjoitetaan muistio, jonka allekirjoittavat valmistelija ja päätöksentekijä. Muistioon ei saa kirjoittaa mitään muuta tietoa, kuin yrityksen nimi ja y-tunnus, päiväys sekä tieto siitä, että otteet on tarkastettu. Huom. myös tieto siitä, että otteissa ei ole rikosmerkintöjä, on salassa pidettävää, eikä sitä tule muistioon kirjata
- otteista ei saa ottaa kopioita tai muutoinkaan tallentaa niiden sisällöstä mitään tietoja em. muistiota lukuun ottamatta. Otteiden käsittelyssä ja säilyttämisessä tulee muutoinkin huomioida salassapito
- otteita ei tule vastaanottaa sähköpostitse
- otteet on yrityksen oman ilmoituksen mukaan joko palautettava tai tuhottava. Otteiden palauttamisesta on pyydettävä kuittaus ne vastaanottavalta henkilöltä tai kirjattava ylös mahdollinen postitse lähettämispäivämäärä taikka tieto tuhoamisesta.
Rikosrekisteriotteiden käsittelyssä on huomioitava mm. se, että niiden sisältämä tieto on lain mukaan salassa pidettävää.
Jos ulkomaisten tahojen osalta ei ole saatavissa rikosrekisteriotetta tai todistusta, on näytöksi hyväksyttävä ehdokkaan tai tarjoajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.

Hankintaa koskeva kertomus
EU-hankinnoista, SOTE-hankinnoista ja muista liitteen E mukaisista palveluhankinnoista, puitejärjestelyn perusteella tehdystä minikilpailutuksesta ja dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisesta on laadittava hankintaa koskeva kertomus. Kertomusta ei kuitenkaan tarvitse laatia niiltä osin kuin vastaavat tiedot ovat hankintapäätöksessä, jälki-ilmoituksessa tai muissa hankinta-asiakirjoissa.
 
Hankintalain 124 §:stä ilmenee ne tiedot, jotka tulee kirjata hankintaa koskevaan kertomukseen tai muihin hankinta-asiakirjoihin.
Odotusaika
Odotusajat löydät hankintalain 129 – 131 §:stä. Katso myös edellä kohdassa 1.11. mainittu, s. 20.

3. KANSALLISET HANKINNAT

Tavarat, palvelut, suunnittelukilpailut ja rakennusurakat
Kansalliset hankinnat kilpailutetaan hankintalain 11 luvun mukaisesti. Lisäksi hankintalain I ja IV osat sääntelevät myös kansallisia hankintoja.
Kansalliset hankinnat ovat vähintään kansallisen kynnysarvon suuruisia, mutta alittavat EU-kynnysarvot.
Edellä 1) osassa mainitut asiat soveltuvat myös soveltuvin osin kansallisiin hankintoihin.
Hankintalain 25 § kansalliset kynnysarvot
Hankinnan laji / Euroa vähintään
Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut / 60 000
Rakennusurakat / 150 000
Sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E kohdat 1-4) / 400 000
Muut erityiset palvelut (Liite E kohdat 5-15) / 300 000
Käyttöoikeussopimukset / 500 000

Kynnysarvot lasketaan aina ilman arvonlisäveroa.

Hankintalain velvoite jakaa hankinta osiin, ei koske kansallisia hankintoja.
 
Hankintamenettely
Kansallisissa hankinnoissa hankintayksiköillä on laaja harkintavalta sen suhteen, minkälaista menettelyä se haluaa käyttää hankinnan kilpailuttamisessa. Hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samanlaisia hankintamenettelyitä kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, mukauttaa niitä tai esimerkiksi käyttää vuoden 2007 hankintalain mukaisia kansallisia menettelyjä. Hankintayksikkö voi käyttää myös sellaista menettelyä, jonka se on itse määritellyt. Tällaisia menettelyjä voivat olla esimerkiksi varsinaista neuvottelumenettelyä väljempi, neuvotteluja sisältävä menettely taikka erityisalojen hankintalaissa tarkoitettuun toimittajarekisteriin perustuva järjestelmä.

On huomattava, että kansallisia hankintoja kilpailutettaessa noudatetaan kuitenkin hankintalain yleisiä oikeusperiaatteita. Tällöin menettelyssä on huomioitava avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys ja suhteellisuus. Hankintayksikkö voi kuitenkin toteuttaa kansallisen hankintamenettelyn huomattavasti kevyemmin ja joustavammin säännöksin kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Hankintalain mukaan hankintayksikön on kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä käyttämänsä kansallinen hankintamenettely siten, että toimittaja pystyy kuvauksen perusteella arvioimaan hankintamenettelyn luonteen, kulun ja oman roolinsa siinä.

Kuvauksen tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot:
- noudattaako menettely tuttuja menettelysääntöjä EU-hankinnoista (avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely jne.)
- rajoitetaanko ehdokkaiden tai tarjoajien määrää
- sisältyykö menettelyyn neuvottelukierroksia
- missä vaiheessa tarjoaja toimittaa hankintayksikölle asiakirjoja
- minkälaisia vaatimuksia menettelyyn yleisesti liittyy ja
- kuinka monen kanssa tehdään hankintasopimus.

On suositeltavaa, että itse määritelty hankintamenettely käydään ennen hankintailmoituksen julkaisua läpi kilpailuttamispalveluiden kanssa.
 

Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu
Markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun osalta noudatetaan mitä edellä niiden osalta on EU-hankintojen kohdalla mainittu.

Suorahankinta
Kansallisten hankintojen suorahankintaperusteet ovat samat kuin EU-kynnysarvot ylittä-vissä tavara- ja palveluhankinnoissa. Suorahankintaa ei voida käyttää pääasiallisena hankintamenettelynä, koska se on aina erityinen poikkeus hankintalain mukaisesta yleisestä kilpailuttamisvelvollisuudesta.
Kansallisessa suorahankinnassa odotusaika on 14 päivää suorahankintailmoituksen julkaisemisesta Hilmassa, jos ilmoitus on tehty.

Tarjouspyyntö
Hankintalaki ei määrittele kansallisen hankinnan tarjouspyynnön sisältövaatimuksia. Hankintalaissa todetaan ainoastaan, että tarjouspyynnössä tarjoajia tulee pyytää selvittämään kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnassa ja joiden perusteella voidaan saada vertailukelpoisia tarjouksia.
Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään yhteismitallisia tarjouksia. Tarjouspyyntö täydentää hankintailmoitusta.
Tarjouspyynnön keskeisenä tarkoituksena on kuvata hankinnan kohde syrjimättömällä ja tasapuolisella tavalla sekä pyytää toimittajia määräaikaan mennessä esittämään tarjouksensa.
Tarjouspyynnössä voidaan esittää:
- hankintamenettely (kts edellä)
- hankinnan kohteen kuvaus
- ehdokkaiden tai tarjoajien taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen kelpoisuuteen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava
- tarjouksen valintaperuste sekä mahdolliset vertailuperusteet
- määräaika tarjousten tekemiselle
- osoite, johon tarjoukset on toimitettava
- tarjousten vähimmäisvoimassaoloaika.
 
Tarjouspyyntöön kannattaa liittää sopimusluonnos yleisten sopimusehtojen kanssa tai vähintäänkin yleiset sopimusehdot (JYSE Tavarat tai JYSE Palvelut, JIT 2015 tai YSE 1998 jne.).

Hankintailmoitus
Kansallisesta hankinnasta tehdään ilmoitus sähköisessä kilpailuttamisjärjestelmässä (Cloudia-kilpailuttamisjäjestelmä) käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta.
Hankintailmoituksen voi julkaista esim. hankintayksikön omilla internet-sivuilla, vasta sen jälkeen kun hankintailmoitus on julkaistu HILMA-ilmoituskanavassa.

Katso hankintailmoituksesta kohta 1.9., s. 18.

CPV-koodit
Katso kohta 2) EU-hankinnat, s. 27.

Tietojenvaihto
Kansallisissa hankinnoissa hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto voi olla sähköistä taikka perinteistä paperilla tapahtuvaa.
Jyväskylän kaupungissa myös kansalliset hankinnat tulee ensisijaisesti aina toteuttaa Cloudia- kilpailutusjärjestelmän kautta. Tarjouksia otetaan vastaan muussa kuin sähköi-sessä muodossa ainoastaan erityisistä syistä.
Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuus ja ESPD-lomake
Kansallisissa hankinnoissa ei ole pakko käyttää yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa ESPD:tä. On suositeltavaa, että tarjoajilta pyydetään tarjouksessa vakuutus siitä, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Soveltuvuutta koskevien vaatimusten tulee olla aina oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen. Vaatimukset tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa hankintayksikön asettamia soveltuvuusvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
 
Määräajat
Hankintalaissa ei ole määritelty vähimmäismääräaikoja kansallisille hankinnoille. Hankintayksikön tulee määrittää ne siten itse. Määräajan asettamisessa on huomioitava hankinnan koko ja luonne sekä tarjouksen laatimiseen vaadittava aika.

Tarjousajan tulisi olla kuitenkin vähintään kaksi viikkoa.

Tarjousten käsittely
Hankintayksikön on suljettava hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia. Tarjous tulee hylätä hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomana myös, jos se on saapunut myöhässä.
Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmen-nyspyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Täsmentämiselle on asetettava määräaika, johon mennessä täsmennykset tai selvennykset on toimitettava hankintayksikölle. Täsmentäminen ei kuitenkaan saa johtaa tarjouksen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen.
Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste sekä mahdolliset vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

Kansallisissa hankinnoissa, lukuun ottamatta sosiaali- ja terveyspalveluita sekä muita hankintalain liitteen E mukaisia palveluita koskevia hankintoja, hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta esittää perusteluja halvimman hinnan käyttämiselle kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena, toisin kuin EU-hankinnoissa.

Hankintapäätös ja muutoksenhaku
Hankinnasta on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, joka on perusteltava.
Katso tarkemmin kohta 1.10., s.19.
 
Hankintasopimus
Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankinnasta tilaus (kertahankinta). tai sopimus. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. Sopimus tehdään tarjouspyynnön liitteenä mahdollisesti olevan sopimusluonnoksen tai yleisten sopimusehtojen pohjalta. Sopimukseen kirjataan kaikki hankinnan edellyttämät tiedot. Kansallisessa tavara- tai palveluhankinnassa ei tarvitse noudattaa odotusaikaa.
Katso tarkemmin kohta 1.11., s. 20.

4. SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN HANKINNAT JA MUUT ERITYISET PALVELUHANKINNAT

Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnoilla tarkoitetaan palveluhankintoja, joiden kynnysarvo on vähintään 400.000 euroa ilman arvonlisäveroa ja muilla erityisillä palveluhankinnoilla palveluhankintoja, jotka ovat vähintään 300.000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnassa sekä muissa erityisissä palveluhankinnoissa (liite E) sovelletaan hankintalain osaa I (mm. soveltamisala, ennakoidun arvon määrittäminen) ja IV (yhteiset säännökset hankintapäätöksestä, muutoksenhausta ja hankintojen valvonnasta), ellei ko. osien pykälissä ole toisin mainittu.

Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat ja muut erityiset palveluhankinnat kilpailutetaan hankintalain 12 luvun mukaisesti.

Sosiaali- ja terveyspalvelut on yksilöity hankintalain liitteessä E, kohdissa 1-4, CPV-koodikohtaisesti ja muut erityiset palveluhankinnat saman liitteen E kohdissa 5-15, CPV-koodikohtaisesti. Liite E löytyy uuden hankintalain liitteistä.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnassa palvelun käyttäjien yksilöllisten ja pitkäaikaisten sekä toistuvien hoito- tai sosiaalipalvelujen turvaamiseksi hankintayksikön on otettava huomioon käyttäjien erityistarpeet ja kuuleminen siten kuin muissa laeissa säädetään.
 
Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnassa otettava huomioon palvelujen laatuun, jatkuvuuteen, esteettömyyteen, kohtuuhintaisuuteen, saatavuuteen ja kattavuuteen, eri käyttäjäryhmien erityistarpeisiin, käyttäjien osallistumiseen ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseen sekä innovointiin liittyvät tekijät. Pitkäkestoisia hoito- ja asiakassuhteita koskevan sosiaali- ja terveyspalvelun hankinnassa hankintayksikön on hankintalain mukaan määritettävä sopimusten kesto ja muut ehdot siten, että sopimuksista ei muodostu kohtuuttomia tai epätarkoituksenmukaisia seurauksia palvelun käyttäjille.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnoista on tehtävä edellä EU-hankintojen kohdalla mainittu hankintoja koskeva kertomus. Kts. s. 36.

12 luvun mukaisissa palveluhankinnoissa hankintayksikön on otettava huomioon kyseistä palvelua koskeva lainsäädäntö.

Hankintamenettely
Katso edellä 3) kohta, s. 37.

Suorahankinta
Sote- ja muiden erityisten palveluhankintojen suorahankintaperusteet ovat yhtä poikkeusta lukuun ottamatta samat kuin EU-kynnysarvot ylittävissä tavara- ja palveluhankinnoissa. Katso 2) kohta, s. 31.

Hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan yksittäisissä tapauksissa sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa, jos tarjouskilpailun järjestäminen tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi.

Tämä suorahankintaperuste on tarkoitettu käytettäväksi ainoastaan sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa ja vain erityisissä ja poikkeuksellisissa yksittäistilanteissa. Menettelyn käyttöedellytys tulee harkita ja perustella erikseen jokaisen potilaan ja asiakkaan osalta. Asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamisella tarkoitetaan pitkäaikaisen asiakassuhteen jatkamista tilanteessa, jossa aiempi sopimuskausi päättyy ja palvelut kilpailutetaan uudestaan.
 
Tällöin on mahdollista uudistaa yksittäinen asiakas- tai hoitosuhde, jolla on asiakkaana olevan henkilön elämäntilanteessa tai muista henkilökohtaisista syistä erityinen merkitys. Esimerkiksi vanhuksen, vaikeasti sairaan tai kehitysvammaisen henkilön asumispalvelut voivat jatkua ennallaan. Erityinen suorahankinta on mahdollinen myös lastensuojelullisin perustein lapsen sijoituspaikkaa hankittaessa.

Kansallisessa suorahankinnassa odotusaika on 14 päivää suorahankintailmoituksen julkaisemisesta Hilmassa, jos ilmoitus on tehty.

Kuitenkin sosiaali- ja terveyspalveluita sekä muita erityisiä palveluhankintoja sekä käyttö-oikeussopimuksia koskevat ilmoitukset tulee tehdä käyttäen niille tarkoitettuja lomakepoh-jia.

5. KÄYTTÖOIKEUSSOPIMUKSET

Käyttöoikeussopimuksen kohteina voivat olla palvelut (palveluja koskeva käyttöoikeusso-pimus) tai rakennusurakat (käyttöoikeusurakka). Tavarat eivät voi olla käyttöoikeussopi-muksen kohteena. Käyttöoikeussopimuksista käytetään usein myös nimitystä konsessio (eng. concession).

Käyttöoikeussopimukset on kilpailutettava hankintalain (ja erityisalojen hankintalain) mu-kaisesti, mikäli niiden ennakoitu arvo on vähintään 500.000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Käyttöoikeussopimuksia koskevat kilpailuttamissäännöt löytyvät hankintalain 13 luvusta. Niihin sovelletaan lisäksi hankintalain yleisiä ja EU-hankintoja koskevia säännöksiä.

Käyttöoikeussopimuksen sopimuskauden on oltava määräaikainen.

Julkiset käyttöoikeussopimukset ovat hankintasopimusten tavoin vastikkeellisia sopimuk-sia yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välillä. Toimittajan suoritus hankintayksikölle sisältää urakkatyön toteuttamisen tai palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen. Hankintayksikön suorituksena toimittajalle on yksinomaan rahavastikkeen sijasta kuitenkin joko rakennettavan kohteen käyttöoikeuden siirto taikka palveluja koskevan käyttöoikeussopimuksen osalta palvelujen käyttöoikeuden siirto. Käyttöoikeussopimuksen määritelmään kuuluu myös järjestely, jossa hankintayksikkö siirtää käyttöoikeuden ohella rahavastikkeen tai maksun.
 
Käyttöoikeuden ohella käyttöoikeussopimuksissa siirtyy joko rakennusurakan toteuttamiseen tai palvelujen tarjoamiseen ja hallinnoimiseen liittyvä toiminnallinen riski. Käyttöoikeuden siirrossa sen saajalle siirtyy myös toimintaan liittyvä taloudellinen riski siitä, ettei kaikkia urakoiden tai palvelujen toteuttamiseksi tehtyjä investointeja ja niistä aiheutuneita kustannuksia saada takaisin tavanomaisissa käyttöolosuhteissa, vaikka osa riskistä jäisikin hankintayksikölle. Mikäli hankintayksikkö vapauttaisi sopimuskumppanin mahdollisista tappioista takaamalla tälle vähimmäistulon, joka olisi yhtä suuri tai suurempi kuin tehdyt investoinnit, ei järjestelyssä siirtyisi lainkaan toiminnallista riskiä, eikä kyseessä olisi julkinen käyttöoikeussopimus. Tällöin kyseessä saattaa olla hankintasopimus. Hankintayksikön yksinomaan korvaama järjestely on kuitenkin katsottava käyttöoikeussopimukseksi, jos sopimuskumppanin urakan toteuttamiseksi tai palvelun tarjoamiseksi tekemien investointien ja urakasta tai palvelusta aiheutuneiden kustannusten takaisin saaminen riippuu palvelun tai kohteen tosiasiallisesta kysynnästä tai tarjoamisesta.

Riskin absoluuttisella määrällä ei ole vaikutusta käyttöoikeussopimuksen määrittelyssä. Sopimus olisi voitava määritellä käyttöoikeussopimukseksi, vaikka riski olisi alun perin pieni. Näin voi olla esimerkiksi hintasäännellyillä aloilla tai aloilla, joilla toiminnallista riskiä rajoitetaan sopimalla osittaisesta korvauksesta tai korvauksesta käyttöoikeussopimuksen päättyessä ennenaikaisesti hankintayksiköstä johtuvista syistä tai ylivoimaisen esteen vuoksi.

Käyttöoikeussopimukseen liittyvän toiminnallisen riskin on johduttava tekijöistä, joihin sopimuspuolet eivät voi vaikuttaa. Esimerkiksi hallinnon ongelmiin, toimittajan puutteisiin sopimuksen toteuttamisessa tai ylivoimaisen esteen tilanteisiin liittyvät riskit eivät ole ratkaisevia käyttöoikeussopimukseksi luokittelun kannalta, koska niitä sisältyy kaikkiin sopimuksiin. Toiminnallinen riski on ymmärrettävä riskiksi markkinoiden epävarmuustekijöille altistumisesta. Riski voi liittyä joko kysyntään, tarjontaan tai molempiin. Arvioitaessa toiminnallista riskiä sopimuskumppanin kaikkien investointien, kustannusten ja tulojen nettonykyarvo on otettava huomioon johdonmukaisella ja yhdenmukaisella tavalla.
 

1. PIENHANKINNAT

Kansallisiin kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin ei pääsääntöisesti sovelleta hankintalakia. Pienhankinnoilla ei tarkoiteta sellaisten hyödykkeiden ostoja, joista on jo voimassa hankintasopimus. Nämä ostot tehdään aina hankintasopimusten mukaisesti.

Myös pienhankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.

Hankintalain 25 § kansalliset kynnysarvot
Hankinnan laji / Euroa alle
Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut / 60 000
Rakennusurakat / 150 000
Sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E kohdat 1-4) / 400 000
Muut erityiset palvelut (Liite E kohdat 5-15) / 300 000
Käyttöoikeussopimukset / 500 000

Kynnysarvot lasketaan aina ilman arvonlisäveroa.

Edellä mainitut kynnysarvot ovat olleet voimassa 1.1.2017 lukien. Kulloinkin voimassa olevat kynnysarvot voit tarkistaa osoitteesta: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/
 
Pienhankintojen sääntely
Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, ei se kuitenkaan tarkoita sitä, että pienhankintoja ei tarvitsisi kilpailuttaa. Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä huomattavasti kevyemmillä ja joustavammilla menettelytavoilla.

Pienhankinnoissa tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita. Siten hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys.

Tilaajavastuulakia sovelletaan myös pienhankintoihin. Mikäli tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, tulee pienhankinnan toimittajalta pyytää ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Kts edellä tilaajavastuulaki kohta 1, s. 7.

Pienhankinnoissa tulee huomioida myös hankinnan kohdetta koskeva lainsäädäntö sekä muut tämän ohjeen alussa mainitut lait (esim. julkisuuslaki, maksuehtolaki jne.) samaan tapaan kuin hankintalain mukaisissa hankinnoissa.

Pienhankinnan arvon laskeminen
Pienhankinnan ennakoidun arvon laskemisen lähtökohtana käytetään hankintalain 27-30 §:ssä mainittuja perusteita. Tällöin perusteena käytetään suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Huomioon on otettava mahdolliset optiokaudet.

Määräaikaisissa pienhankintasopimuksissa ennakoitu arvo lasketaan koko sopimuskauden ajalta optiokausi huomioiden.

Mikäli teet useampia samaa hankintaa koskevia pienhankintoja, huomioithan, että pienhankintoja koskeva kynnysarvo saattaa ylittyä, jolloin hankintaan ei enää sovelleta pienhankintoja koskevia ohjeita. Tällöin hankinta tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti.

Pienhankinnasta ilmoittaminen
Pienhankinnat ilmoitetaan Jyväskylän kaupungin omalla pienhankintakanavalla.
 

Ilmoittaminen pienhankintakanavassa on pakollista kaikissa yli 20.000 euron pienhankinnoista.

Ainoastaan erityisistä syistä voidaan asiantuntijapalveluita koskeva yli 20.000 euron hankinta tehdä ilman pienhankintakanavassa ilmoittamista. Erityisinä syinä voidaan pitää esim. sitä, että hankittava palvelu edellyttää erityistä asiantuntemusta tai osaamista, jota muut palveluntarjoajat eivät tarjoa. Äärimmäinen kiire, joka johtuu hankintayksiköstä, ei ole erityinen syy. Asiasta on aina tehtävä hankintapäätös, josta ilmenee perustelut sille, miksi yli 20.000 euron hankintaa ei ole ilmoitettu pienhankintakanavassa.

On suositeltavaa, että myös 2.000-20.000 euron hankinnat ilmoitetaan em. kanavassa.

Alle 2.000 euron hankintaa ei tarvitse ilmoittaa julkisesti.

Tarjouspyyntö
Kirjallinen tarjouspyyntö tulee laatia kaikista yli 20.000 euron pienhankinnoista.

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä tilaajan yhteystietojen lisäksi ainakin seuraavat tiedot:
- hankinnan kuvaus
- hankintamenettelyn kuvaus, erityisesti jos sisältää neuvotteluja
- hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset
- tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset selvityksineen
- määräaika tarjouksen tekemiselle
- valittavien toimittajien määrä
- tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet

Tarjouspyynnön voi luoda, muokata ja poistaa pienhankintakanavassa.

Pienhankintakanavassa julkaisemisen lisäksi tarjouspyyntö on hyvä lähettää tiedossa oleville potentiaalisille tarjoajille.

2.000-20.000 euron pienhankinnoista kirjallinen tarjouspyyntö voidaan tehdä esim. sähköpostitse. Mikäli nämä hankinnat julkaistaan pienhankintakanavassa, tarjouspyyntö olisi suositeltavaa pienhankintakanavassa.
 
Jos hankintaa ei ilmoiteta pienhankintakanavassa, tulee tarjouspyyntö lähettää vähintään kolmelle mahdolliselle tarjoajalle.

Alle 2.000 euron hankinnoista ei tarvitse laatia kirjallista tarjouspyyntöä.

Määräajat
Pienhankinnoissa ei ole säädettyjä vähimmäismääräaikoja. Tarjousajan asettamisessa tulee ottaa huomioon pienhankinnan kohteen laajuus ja tarjouksen tekemiseen vastaava aika.

On suositeltavaa, että määräaika ei alita kahta viikkoa.

Tarjoajan kelpoisuus
Huomioithan, että myös pienhankintoihin soveltuu tilaajavastuulaki ja näissä tapauksissa on noudatettava tämän lain määräyksiä 9.000 euron ja sitä suuremmissa hankinnoissa. Katso tilaajavastuulaista tarkemmin s. 7.

Mikäli tilaajavastuulakia ei sovelleta:
- Yli 20.000 euron pienhankinnoissa tarjoajille on asetettava hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden sellaiset kelpoisuusehdot, että niiden avulla voidaan varmistaa tarjoajan kyky toteuttaa hankinta. Lisäksi näissä hankinnoissa tulee varmistua siitä, että tarjoaja on hoitanut yhteiskunnalliset velvoitteensa mm. maksanut veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa. Kelpoisuusehdoilla ei tule kuitenkaan tarpeettomasti rajoittaa kilpailua asettamalla niitä liian korkeiksi.

- 2.000–20.000 euron pienhankinnoissa on suositeltavaa tarkistaa, että toimittaja on hoitanut veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa. Tähän riittää toimittajan antama kirjallinen vakuutus asiasta.

- Alle 2.000 euron pienhankinnoissa ei em. vakuutusta tarvitse pyytää.

Vertailuperusteet
Yli 20.000 euron pienhankinnoissa tulee ilmoittaa ne vertailuperusteet, joiden pohjalta hankintapäätös tehdään. Jos tarjousvertailun perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, pitää tarjouspyynnössä ilmoittaa vertailu- ja pisteytysperusteet. Hankintapäätös voidaan tehdä myös halvimman hinnan perusteella. Halvimmalla hinnalla kilpailuttaminen on suositeltavaa erityisesti silloin kun tarjouspyynnölle voidaan asettaa selkeät ja ehdottomat vähimmäisvaatimukset.
 
Alle 20.000 euron hankinnoista noudatetaan mahdollisuuksien mukaan edellä mainittua.

Hankintapäätös ja sopimus/tilaus
Yli 20.000 euron pienhankinnasta tulee aina tehdä kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätöksen allekirjoittaa hallintosäännössä määrätty viranhaltija. Päätöksestä tulee ilmetä tarjouskilpailun voittaja, hankinnan kohde, miten vertailu on suoritettu ja millä perusteilla voittaja on valittu. Hankintapäätös tulee oikaisuvaatimusohjeineen lähettää sähköisesti tiedoksi kaikille tarjouksen toimittaneille tarjoajille. Hankintapäätökseen on otettava maininta siitä, että hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei vielä synny sopimusta, vaan se syntyy erillisen sopimuksen allekirjoittamisella tai kirjallisella tilauksella ja siihen saadulla vastauksella (tilausvahvistus).

Alle 20.000 euron pienhankinnasta ei tarvitse tehdä kirjallista hankintapäätöstä. Hankinnalle tulee saada ennen hankinnan tekemistä budjettivastuullisen esimiehen hyväksyntä. 2.000–20.000 euron hankinnoista tulee laatia kirjallinen dokumentti (esim. sopimus, tilaus kertahankinnoista tai/ja muistio), joista ainakin ilmenee, esimiehen hyväksyntä, miten hankinnasta on ilmoitettu, saadut tarjoukset, yhteiskuntavastuun toteutuminen, hankinnan kohde, toimittaja, jolta tavara tai palvelu on tilattu sekä sovittu hinta, maksu- ja muut ehdot. Sitova sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai tilaus on tehty.

On suositeltavaa, että myös alle 2000 euron hankinnoista tehdään kirjallinen dokumentti (esim. lähetetyt/saadut sähköpostit säilytetään).

Oikeussuojakeinot
Yli 20.000 euron pienhankintoihin voidaan hakea muutosta tekemällä Jyväskylän kaupungin toimivaltaiselle toimielimelle osoitettu hankintaoikaisu tai kuntalain mukainen oikaisuvaatimus. Kuntalain mukaisesta oikaisuvaatimukseen annettuun päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla kuntalain mukaisella kunnallisvalituksella hallinto-oikeuteen.

Markkinaoikeus ei käsittele pienhankintoja koskevia valituksia. Valvontaviranomaisen eli Kilpailu- ja kuluttajaviraston toimivalta ei koske hankintalain ulkopuolella olevia pienhankintoja.

Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::

© Jyväskylän kaupunki 2002-2024