Hallintosääntö 2023

6 luku Asiakirjojen allekirjoittaminen ja henkilörekisterit

35 § Asiakirjojen allekirjoittaminen ja sopimusvastuuhenkilö

Valtuuston ja kaupunginhallituksen päättämät ja sen puolesta tehtävät kirjalliset sopimukset ja sitoumukset sekä kirjelmät ja valtakirjat allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai kansliapäällikkö ja varmentaa kaupunginsihteeri, kaupunginlakimies, talous- ja strategiajohtaja, henkilöstöjohtaja tai lakimies tai muu kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija, ellei päätöksessä ole erikseen valtuutettu nimettyä henkilöä allekirjoittamaan asiakirjaa.

Lautakunnan, johtokunnan tai elinkeino- ja työllisyysjaoston päätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa asianomainen toimialajohtaja, palvelujohtaja tai liikelaitoksen johtaja, ellei päätöksessä ole erikseen valtuutettu nimettyä henkilöä allekirjoittamaan asiakirjaa. Mikäli asia koskee useaa palvelualuetta, asiakirjat allekirjoittaa toimialajohtaja tai konsernihallinnossa kansliapäällikkö.

Valtuuston päättämät hallinnon ja talouden tarkastukseen liittyvät asiakirjat sekä tarkastuslautakunnan päätöksiin perustuvat sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja kaupunginreviisori, jollei tarkastuslautakunta ole tapauskohtaisesti muuta päättänyt.

Puheenjohtaja, sihteeri tai nimetty viranhaltija voi toimielimen määräämissä rajoissa yksin allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan.

Toimialaa koskevat sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa toimialajohtaja. Liikelaitosta koskevat sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa liikelaitoksen johtaja. Palvelualuetta sekä sen kahta tai useampaa palveluyksikköä koskevat sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa palvelujohtaja. Palveluyksikköä tai useampaa toimintayksikköä koskevat sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa palvelupäällikkö. Toimintayksikön esihenkilö allekirjoittaa asiakirjat toimintayksikkönsä osalta.

Asian valmistelija allekirjoittaa valmistelua koskevat asiakirjat.

Asianhallintajärjestelmästä annettavat otteet ja todistukset allekirjoittaa tai todentaa asian valmistelija tai luottamushenkilöpalvelut ja asianhallinta -palveluyksikön työntekijä.

Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen kokouksen pöytäkirjanotteet todistaa oikeaksi toimielimen sihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty tai kaupunginjohtajan määräämä muu henkilö.

Toimielinten kokousten pöytäkirjanotteet todistaa oikeaksi toimielimen sihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty tai toimialajohtajan tai liikelaitoksen johtajan määräämä muu henkilö.

Viranhaltijan päätöksen sekä jäljenteet päätöksen perusteena olevista asiakirjoista todistaa oikeaksi päätöksentekijä, asianomaisen yksikön esihenkilö, hänen sijaisensa tai esihenkilön määräämä muu henkilö.

Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii se, joka päättää sopimuksesta tai hyväksyy sopimuksen. Toimielimen päättämän sopimuksen osalta sopimuksen vastuuhenkilönä toimii esittelijä tai hänen määräämänsä henkilö.

36 § Asian saattaminen vireille sähköisesti

Mikäli asiakas saattaa asiansa vireille sähköisesti, kaupunki voi antaa päätöksen tiedoksi tietosuoja-asiat huomioiden sähköisessä muodossa ilman, että asian vireille saattaneelta henkilöltä pyydetään tähän erillistä suostumusta.

37 § Sähköinen allekirjoitus

Viranhaltijapäätökset ja toimielinten pöytäkirjat sekä muut mahdolliset asiakirjat voidaan allekirjoittaa dokumentoinnin osalta allekirjoituksen edellytykset täyttävässä järjestelmässä.

38 § Asiakirjojen antamisesta päättäminen ja tutkimuslupien antaminen

Valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee kansliapäällikkö tai kaupunginlakimies. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.

Tehtäväalueensa tutkimusluvat antaa asianomainen palvelujohtaja tai hänen määräämänsä henkilö.

39 § Todisteellisten tiedoksiantojen vastaanottaminen

Todisteellisen tiedoksiannon voi kaupungin puolesta vastaanottaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja, kaupunginlakimies tai kaupunginsihteeri.

Todisteellisen tiedoksiannon voi kaupungin puolesta toimialalla vastaanottaa myös lautakunnan puheenjohtaja, toimialajohtaja tai lakimies sekä liikelaitoksessa johtokunnan puheenjohtaja tai liikelaitoksen johtaja.

40 § Henkilörekisterit

Ellei asianomainen rekisterinpitäjä ole toisin päättänyt, henkilörekisterien vastuuhenkilö on asianomainen palvelujohtaja tai liikelaitoksen johtaja.

<< edellinen sivu   jatkuu >>

Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::