Jyväskylän kaupungin sisäisen tarkastuksen toimintaohje

Selvennys: 2021

1 § Sisäisen tarkastuksen tarkoitus ja periaatteet

Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa organisaatiolle ja kehittää sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallitusta tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan kaupunkikonsernin riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen.

2 § Asema, valtuudet ja vastuu

Asema

Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen toiminta-alueena ovat Jyväskylän kaupunkikonsernin kaikki toiminnot ja toimintayksiköt sekä tarvittaessa palveluntuottajille ulkoistetut toiminnot tai palvelut.

Valtuudet

Sisäisellä tarkastuksella on oikeus viivytyksettä ja veloituksetta saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot, asiakirjat ja tietojärjestelmien käyttöoikeudet salassapitosäännösten estämättä. Lisäksi se on oikeutettu saamaan kaupungin muilta toimintayksiköiltä ja arviointien kohteilta tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. Tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi sisäisen tarkastuksen henkilökunnalla on läsnäolo- ja puheoikeus toimintayksikköjen johtoryhmien kokouksissa ja muissa tiedonsaannin kannalta tarpeellisissa tilaisuuksissa.

Vastuu

Sisäisellä tarkastuksella on asiantuntijavastuu työstään. Sisäisen tarkastuksen tulee noudattaa tietojen salassapidosta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sisäinen tarkastus on riippumaton tarkastettavista toiminnoista. Tarkastus- ja konsultointitoiminnan riippumattomuuden turvaamiseksi sisäisellä tarkastuksella ei ole päätösvaltaa eikä toiminnallista vastuuta tarkastettavien toimintojen suhteen.

Sisäinen tarkastus ei vastaa sisäisestä valvonnasta.

3 § Tehtävät

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida, varmistaa ja tukea hyvän johtamis- ja hallintotavan toteutumista sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuutta ja

riittävyyttä. Sisäinen tarkastus antaa tarkastushavaintojen perusteella suosituksia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseksi.

Tarkastusten tavoitteena on tuottaa riippumaton arvio sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta tai johtamis- ja hallintoprosesseista. Tarkastusten tavoitteena on eettisten arvojen ja hyvän johtamis- ja hallintotavan tukeminen sekä riski- ja valvontatietoisuuden tuottaminen ja lisääminen.

Sisäinen tarkastus suorittaa kaupunginhallituksen hyväksymien strategisten painopisteiden sekä kaupunginjohtajan hyväksymän riskiperustaisen vuosisuunnitelman mukaiset sekä muut kaupunginjohtajan ja kaupunginhallituksen mahdollisesti osoittamat tehtävät. Sisäinen tarkastus voi antaa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevaa neuvontaluonteista konsultointipalvelua. Konsultointipalvelut eivät saa vaarantaa sisäisen tarkastuksen riippumattomuutta ja objektiivisuutta. Sisäinen tarkastus voi tarvittaessa avustaa väärinkäytösepäilyjen tutkimisessa.

Sisäisellä tarkastuksella tulee kokonaisuutena olla tehtäviensä suorittamiseen tarvittava asiantuntemus. Sisäisellä tarkastuksella on tarvittaessa oikeus hankkia ulkopuolista asiantuntijapalvelua kaupunginjohtajan hyväksynnällä.

Sisäisen tarkastuksen tulee huolehtia riittävästä yhteistyöstä ja yhteydenpidosta ulkoisen tarkastuksen kanssa.

4 § Eettiset toimintaperiaatteet

Sisäinen tarkastus asettaa tavoitteensa siten, että ne ovat yhteneväisessä linjassa kaupungin tavoitteiden ja arvojen kanssa. Sisäisen tarkastuksen työtä ohjaavat kaupungin arvot, säännöt ja ohjeet.

Sisäisen tarkastuksen on toiminnassaan otettava huomioon yleisesti hyväksytyt sisäisen tarkastuksen ammattistandardit ja eettiset periaatteet. Sisäisen tarkastuksen keskeiset toimintaperiaatteet ovat rehellisyys, objektiivisuus, luottamuksellisuus ja ammattitaito.

Sisäisen tarkastuksen on oltava riippumaton tarkastettavista toiminnoista ja sen tulee olla työssään puolueeton. Sisäisen tarkastuksen tulee pidättäytyä arvioimasta sellaisia toimintoja, joista se on ollut vastuussa viimeksi kuluneen vuoden aikana. Tehtävien suorittamisessa on otettava huomioon hallintolain (434/2003) esteellisyyssäännökset.

Sisäisen tarkastuksen on käytettävä työssään saatua tietoa harkiten ja noudatettava tietojen salassapidosta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Tietoja ei saa käyttää henkilökohtaisen edun tavoittelemiseksi eikä tavoilla, joista voisi olla kaupungille haittaa.

5 § Toiminnan suunnittelu

Sisäisen tarkastuksen toiminnan ohjaamiseksi valtuustokausittain voidaan määritellä sisäisen tarkastuksen painopisteet. Painopisteet tarkoittavat teemoja, joihin sisäisen tarkastuksen tehtävissä erityisesti kiinnitetään huomioita. Sisäinen tarkastus valmistelee painopisteet kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

Sisäinen tarkastus laatii vuosittain riskiperustaisen tarkastusten vuosisuunnitelman, jonka kaupunginjohtaja hyväksyy. Kaupunginhallitus saa vuosisuunnitelman tiedoksi.

6 § Tehtävien toteuttaminen

Riskiperustaisen vuosisuunnitelman pohjalta sisäisen tarkastuksen yksikkö suunnittelee, toteuttaa ja dokumentoi tarkastus-, arviointi- ja konsultointitoimeksiannot toimintaohjeiden mukaisesti. Jokaisen toimeksiannon osalta laaditaan suunnitelma, jossa eritellään tavoitteet, laajuus, aikataulu, arviointikriteeristö sekä resurssit.

Toimeksiantojen raportoinnin tulee sisältää suunnitelman tiedot, keskeiset havainnot ja suositukset korjaavista toimenpiteistä. Havaintojen ja suositusten tulee perustua asianmukaisiin analyyseihin ja arviointeihin. Raportointi voi olla kirjallista tai suullista riippuen tarkastushavaintojen merkittävyydestä.

Sisäisen tarkastuksen on annettava tarkastuskohteen vastuuhenkilöille mahdollisuus esittää näkemyksensä tehdyistä havainnoista ennen lopullisen raportin antamista, ellei ole perusteltua syytä poikkeavaan menettelyyn.

7 § Raportointi

Sisäinen tarkastus raportoi vuosittain kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle tarkastus- ja arviointityön keskeiset tulokset.

Sisäinen tarkastus raportoi säännöllisesti kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle vuosisuunnitelman toteutumisesta, merkittävimmistä avoimista riskeistä, sisäisen valvonnan tilasta sekä muista johtamis- ja hallintojärjestelmää koskevista asioista. Lisäksi yksikkö valmistelee kaupungin toimintakertomuksen selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Sisäisen tarkastuksen on viivytyksettä raportoitava kaupunginjohtajalle havaitsemistaan merkittävistä sisäisen valvonnan tai riskienhallinnan puutteista sekä väärinkäytöksistä.

Sisäinen tarkastus raportoi työnsä tulokset tarkastuskohteen vastuuhenkilölle ja hänen esihenkilölleen.

Ulkoiselle tarkastukselle raportoidaan yhteisesti sovitun menettelytavan mukaan.

Muilta osin sisäinen tarkastus päättää raportoinnista.

8 § Dokumentointi ja arkistointi

Sisäisen tarkastuksen on laadittava tehdyistä tarkastuksista työpaperit, jotka dokumentoivat tehtyä työtä koskevat tiedot kohteittain. Työpaperit on laadittava ja säilytettävä siten, että havainnot ja suositukset voidaan myös jälkikäteen niiden perusteella todeta.

Tarkastusraportit säilytetään arkistointia koskevien määräysten mukaisesti. Tarkastusraporttien julkisuus määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

9 § Laadunvarmistus

Sisäisen tarkastuksen tulee kehittää ja ylläpitää laadunvarmistuksen menettelyitä. Menettelyihin on sisällytettävä jatkuva laadunvarmistusmenettely ja säännöllisin väliajoin tehtävät sisäiset itsearvioinnit tai ulkoiset arvioinnit. Sisäisen tarkastuksen jatkuva laadunvarmistusmenettely on kuvattuna sisäisen tarkastuksen laadun varmistus- ja kehittämisohjelmassa. Ohjelman toteuttamista ja ajantasaisuutta seurataan vuosittain.

10 § Voimaantulo

Tämä toimintaohje tulee voimaan kaupunginhallituksen hyväksynnällä 11.10.2021. Tällä toimintaohjeella kumotaan 5.3.2018 annettu toimintaohje.

Sisäisen tarkastuksen on vuosittain arvioitava toimintaohjeen päivitystarpeet ja tarvittaessa esitettävä siihen tehtävät muutokset.

Kunnallinen määräyskokoelma :: O ::