Toiminnan ja talouden tunnuslukuja
Eri hallinnonaloilla päivitettiin tietojärjestelmiä, otettiin käyttöön uusia järjestelmien ominaisuuksia, testattiin uusia ratkaisuja ja vietiin läpi kehittämisprojekteja.
Tietohallinnon tuloskortti (BSC)
(ks. Liite, Taulukko 1)
Laitemäärät
Konsernin sisällä vuokrataan mikrotietokoneita (tällä hetkellä 1 026 vuokratyöasemaa, vuonna 2005 1 013 kpl) ja rahoitussopimuksen kesto on kolme vuotta. Työasemaympäristöjen vakiointi vähentää ylläpitokustannuksia.
Työasemien ja tietojärjestelmien käyttäjien lukumäärä on kasvanut edelleen. Palvelinlaitteita oli vuoden lopussa 114 kpl (IBM AIX 17 kpl, 1 kpl VMS, 7 Unix-palvelinta, 11 Linux-palvelinta, 3 VMWarea, 1 kpl SCO Unix ja 74 Windows–palvelinta). Palvelimista osa on joko partitioita tai virtuaalisia eli fyysisten laitteiden määrä on pienempi kuin palvelinten. Käytössä oli 2 293 mikrotietokonetta, 365 kannettavaa mikrotietokonetta, 14 päätettä, 267 jonokirjoitinta sekä 63 työajan seurannan leimauspäätettä. CygnNet-kouluverkossa oli vuoden lopussa opetuskäytössä 930 pentium-tasoista mikrotietokonetta.
(ks. liite, Taulukko 2, Kuvio 1)
Matkapuhelinten volyymitietoa
Kaupunkikonsernin käytössä olevien matkapuhelinten lukumäärä kasvoi edelleen 125 puhelimella kokonaismäärän ollessa vuoden lopussa 1 933 kpl (vuonna 2005 1 808 kpl). Teleoperaattoreille konserniyhtiöt, liikelaitokset, hallintokunnat ja toimintayksiköt maksoivat 346 560 euroa (alv 0%) erilaisia matkapuhelimien käyttöön liittyviä kustannuksia. Menokeskiarvo 179 eur/vuosi/puhelin on noussut 8 % edellisestä vuodesta (166 eur).
(ks. Liite, Kuviot 2 ja 3)
Koulutuksen lukuja
Atk-koulutukseen lisättiin uusia ajankohtaisia kursseja. Järjestelmäuudistukset lisäsivät koulutustarvetta sekä tietotekniikan perusasioissa että toimialakohtaisissa järjestelmäratkaisuissa. Tietohallinnon tarjoaman tietotekniikkakoulutuksen painopiste ja tarve on ollut edelleen perusasioissa. Koulutuksina on järjestetty Tietotekniikka tutuksi – , Tietotekniikan perusteita sekä Löydä tiedostosi -koulutuksia. Lisäksi järjestettiin Aatu- ja kuntatoimisto –koulutusta. Erityiskoulutusta on ostettu järjestelmätoimittajilta. Koulutuksia pidettiin yhteensä 63 kpl (2005 64 kpl), joille osallistui yhteensä 623 oppilasta (2005 622 oppilasta). Kursseille ilmoittautuneiden keskimääräinen peruuttamisprosentti oli 21 prosenttia (2005 16 %). ERP –koulutus on toteutettu erikseen, ja koulutusmäärät eivät sisälly edellisiin lukuihin.
Talouden lukuja
Vuonna 2006 tietohallinnon käyttötaloustulot olivat 4 736 200 euroa ja käyttötalousmenot 4 272 400 euroa toimintakatteen ollessa ylijäämäinen 463 700 euroa. Tietohallinnon tulostavoite oli 456 000 euroa (erotus +7 700). Tietohallinto on nettobudjetoitu yksikkö, jonka tavoitteena on tehdä poistojen verran ylijäämäinen tulos.
(ks. Liite, Taulukko 3 ja Kuvio 4)
Koko kaupungin ICT-menot olivat vuonna 2006 1,34 % käyttötalousmenoista eli noin 74 €/kunnan asukas vuodessa. Luvuissa eivät ole mukana konserniyhtiöt. ERP – ja Palkka-HR –projektien johdosta järjestelmissä on päällekkäisiä ylläpitomaksuja siirtymävaiheen aikana. Tietohallinnon menot ovat hivenen alentuneet edelliseen vuoteen verrattuna. Tämä näkyy myös tunnusluvuissa tietohallinnon menot per henkilötyövuosi ja tietohallinnon menot per hallintotyöasema.
(ks. Liite, Taulukko 4)
Tietohallinnon investointirahasta siirrettiin vuodelle 2007 palkkajärjestelmän uusinnan ja SAP-HR integraation osalta 22 000 euroa, julkaisujärjestelmän osalta (extranet) osalta 50 000 euroa, tietohallintostrategian päivittämisen osalta 30 000 euroa sekä yritysnumero -järjestelmän kartoittamisen osalta 25 000 euroa.
Henkilöstömäärä ja toimitilaneliöt
(ks. Liite, Taulukko 5)
2. TIETOHALLINNON VUODEN 2006 TAVOITTEIDEN TOTEUMA
STRATEGISET TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUMA
1. Valtakunnallinen KuntaTime-hanke (kuntien ja valtion tietohallinnon yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittäminen) keskittyy neljään kärkihankkeeseen, joiden vaikutus kaupungin tietohallintoon selvitetään.
• KuntaTIME ja KuntaIT -työryhmien esitysten pohjalta KuntaIT-yksikkö aloitti toimintansa sisäasiainministeriössä 1.9.2006 ja sen toiminta vakiintuu 1.1.2007 alkaen. KuntaIT ohjaa kuntasektorin verkostomaista tietohallintoyhteistyötä valtionhallinnon ja muiden sidosryhmien kanssa sekä tukee osaltaan kunta- ja palvelurakenteen (PARAS-hanke) ja julkisten palvelujen uudistamista. KuntaIT:n toimintasuunnitelman ja hankesalkun määrittelyyn osallistuttiin aktiivisesti.
2. Maakunnallisina hankkeina tietohallinto on mukana:
• Terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen keskittäminen Keski-Suomen sairaanhoitopiirin alaiseen liikelaitokseen 1.1.2007
Liikelaitos aloittaa toimintansa 1.1.2008 alkaen. Aluetietojärjestelmän kehittäminen (alueEffica) ja potilastietojärjestelmien yhdistämisen suunnittelu aloitettiin. Toteutus ajoittuu vuosille 2007–2008.
• SosKes-portaali: Kunnallisten sosiaalipalveluiden tietohallinnon kehittäminen Keski-Suomessa
Ensimmäisen vaiheen verkkopalvelut saatiin tuotantokäyttöön. Toisen vaiheen hankesuunnitelma ja hankehakemus valmisteltiin loppuvuodesta.
KEHITTÄMISTAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUMA
1. Kaupunkikonsernin tietohallintostrategian päivitys
Päivitys siirtyi muiden hankkeiden vuoksi vuodelle 2007.
2. Seudullisen tietohallintostrategian toteutus jatkuu 2005 käynnistyneiden hankkeiden ja alkaa 2006 uusien kärkihankkeiden osalta.
Palkanlaskennan tietojärjestelmäuudistus toteutettiin yhdessä Jyväskylän maalaiskunnan, Palokan terveydenhuollon kuntayhtymän ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun kanssa.
Dataverkkotoimittajan kilpailutuksen valmistelu käynnistettiin. Hankkeessa ovat mukana Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän mlk, Palokan terveydenhuollon kuntayhtymä, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja osittain Jyväskylän yliopisto.
Kirjastojärjestelmän käyttäjiksi liittyi uusia kuntia mm. Jämsä ja Jämsänkoski.
3. Tarkennetaan toiminto- ja kustannuslaskentaa, ”palvelupakettien” tuotteistusta; tavoitteena myös ohjaava vaikutus ict-hankkeisiin
Tuotteistus ja hinnoittelu säilytetään ennallaan vuodelle 2007. Laiterekisterin ja laskutuksen tietojen päivittämistä ja ylläpitoa kehitettiin.
4. Julkishallinnon yhteinen sähköinen tunnistaminen ja verkkomaksaminen integroidaan kaupungin verkkopalveluihin.
Kuntasektorin ensimmäiset VETUMA (verkkotunnistaminen ja -maksaminen) -tunnistuspalvelut otettiin käyttöön vuoden 2006 alkupuolella. Sovellusintegrointi kaupungin sähköisen asioinnin palveluihin mm. tilanvaraus- ja venepaikkajärjestelmään aloitettiin.
5. Erp-toiminnanohjaus –hankekokonaisuuden läpivienti
Hankkeesta on erillinen raportointidokumentaatio.
6. Toimialakohtaisia tietojärjestelmäuudistuksia toteutetaan.
Julkaisujärjestelmän uudistus, perusrekisteri- ja karttajärjestelmien uudistukset ja mobiiliteknologian käyttöönotto ovat esimerkkejä toteutuneista hankkeista.
7. Selvitetään mahdollisuudet kustannussäästöihin syventämällä yhteistyötä seudun muiden toimijoiden kanssa.
Yhteistyötä tehdään seudullisen tietohallintostrategian linjausten mukaisesti, jossa huomioidaan kohdassa 1 mainitut KuntaIT:n valtakunnalliset hankkeet. Tietohallintojohdon säännöllisissä kokouksissa arvioidaan seudullisen hankesalkun sisältöä ja käynnistetään mahdollisia uusia projekteja. Kustannussäästöjä on saavutettavissa mikäli heterogeenisten toimialakohtaisten järjestelmäympäristöjen yhdenmukaistamisessa edetään. Hankkeita on vireillä kohdissa 2 ja 4 mainituissa asioissa sekä mm. perusrekisteri- ja karttajärjestelmien yhteistyössä. Ympäristökuntien saaminen mukaan Talouspalvelukeskuksen asiakkaiksi on keskeinen tavoite. Parhaat tulokset saavutetaan mikäli eri toimijat tulevat yhteisiin järjestelmäratkaisuihin mukaan, mutta se edellyttää yleensä varautumista perusinvestointeihin.
Tiimikohtaisten toiminnallisten tavoitteiden toteuma on kirjattu erilliseen asiakirjaan.
3. TOIMINNAN ARVIOINTIA
Plussaa tietotekniikkatoiminnassa 2006
• julkaisujärjestelmä: yhdenmukaistettu sekä intra- että internet –sivujen tekeminen samalla välineellä
• asiakirjanhallintajärjestelmä Aatun käyttö laajentunut ja vakiintunut; sähköpostiliitteiden määrä pienentynyt
• tietotekniikkakoulutuksen kohdentaminen mahdollista, kun koulutetaan sisäisesti
• opettajat saatu yhteisen sähköpostijärjestelmän piiriin
• wsus käyttöön, tietoturvapäivitysten jakelu myös Offce -tuotteille sekä hallinnossa että kouluverkossa
• oppilasverkon Active Directoryn käyttöönotto edennyt
• tukipalvelusopimus Microsoftin kanssa
• verkkotunnistamisen ja maksamisen soveltaminen kaupungin sähköisen asioinnin palveluihin
• ERP:n ja uuden palkkajärjestelmän käyttöönotto on sujunut hyvin
• KuntaIT:n kautta julkishallinnon yhteistyö on lisääntynyt ja valtakunnalliset kärkihankkeet ovat edenneet
• yhteisen kartta- ja rekisterijärjestelmän laajentunut käyttö
• langattoman WLAN-verkon käyttöönotto eri kiinteistöissä
• seudullisesti mm. Jyväskylän mlk:n ja KSSHP:n kanssa on saatu merkittäviä yhteistyöhankkeita eteenpäin
Miinusta tietotekniikkatoiminnassa 2006
• alakerran tiloissa ilmennyt kosteusvaurio aiheuttanut harmeja
• muutot kaupungin sisällä ovat aiheuttaneet lisätöitä ja vaikeuttaa laiterekisterin/laskutuksen oikeellisuutta
• alihankintasopimukset eivät aina ole toimineet kustannustehokkaasti
• teleoperaattorin tekniset muutokset verkossa aiheuttivat isoja ongelmia palvelutuotannossa syksyllä 2006
• asiakirjahallintajärjestelmän laajentaminen kuva-aineistoihin ei ole onnistunut; yhdyskuntatoimen aineistoa edelleen verkkolevyillä
• atk-luokan remontti ja uuden toimitilan löytyminen aiheutti kuukauden katkon koulutuksissa
4. TIETOHALLINNON VUODEN 2006 BUDJETIN KÄYTTÖ
Teletoiminta/menot:
- henkilöstö- ja huoneistomenot
- puhelinvaihteen huoltomaksut ja vakuutukset
- kaapelivuokrat, johtomaksut, puhelinliikennemaksut, LIM-kortit
- työajan seurantajärjestelmä
- kehittämishankkeet
Teletoiminta/tulot:
- puhelinalaliittymän, faksin, hälytyslinjan ja flexim –päätteen käyttömaksu
Tietotekniikkatoiminta/menot:
- henkilöstö- ja huoneiston vuokramenot
- atk-laitteiston huoltomaksut ja vakuutukset
- mikrotietokoneiden vaihtovuokrauksen leasingmaksut
- mikrotuen erillisohjelmistot
- Microsoft EA (Enterprise Agreement) –lisenssisopimus
- tietojärjestelmien (laitteet, sovellukset, tiedonhallintajärjestelmät,
varusohjelmistot) hankinta– ja ylläpitomaksut
- alueverkon, valokuituyhteyksien ja muiden datayhteyksien sekä tietoliikennelaitteiden vuokra- ja huoltomaksut
- alueverkon ja internetin dataliikennemaksut
- atk-laitteiden ja kaluston hankinnat
- verkkolaitteiden hankinnat
- kehittämishankkeet
Tietotekniikkatoiminta/tulot:
- työasemakohtainen tietoverkkomaksu ja lisenssimaksu
- tietojärjestelmäpalveluista henkilötyön mukainen veloitus
- konesalipalveluista tietojärjestelmien vaatimien palvelinkapasiteetin mukainen veloitus
- vaihtovuokratyöasemista veloitus kokoonpanon mukaan
- sopimusten mukaiset veloitukset ympäristökunnilta, konserniyhtiöiltä ja liikelaitoksilta
5. LAITE- JA SOVELLUSLUETTELOT
- laiteluettelo pääpalvelimista (liite 1, 31.12.2006)
- sovellusluettelo (liite 2, tilanne 31.12.2006)
Mervi Majaneva