vaihtoehtoinen nimi: Jyväskylän kaupunkikonsernin hankintaohjeet
Tunniste: 7/2007
Hyväksytty kaupunginhallituksessa 11.6.2007. |
1 Soveltamisala
Kuntien hankintoja ohjaa julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Hankinnat pyritään tekemään siten, että valituksilta ja hankintojen täytäntöönpanon viivästymisiltä vältytään. Hankinnat tehdään lain mukaisesti, joustavasti ja oikea-aikaisesti.
Jyväskylän kaupungin hankinnoissa noudatetaan tätä ohjetta sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (hankintalaki) ja kuntalaissa säädetään sekä kaupungin säännöissä määrätään.
Tätä ohjetta sovelletaan myös niissä konserniyhtiöissä ja erillisissä hankkeissa, joissa tilaajana on hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö. Konserniyhtiöiden tulee varmistaa, kuuluvatko niiden hankinnat hankintalain soveltamisalaan.
Lisäksi hankinnoissa tulee ottaa huomioon kaupungin omat yksityiskohtaisemmat hankintojen toteuttamiseen liittyvät toiminta- ja menettelytapaohjeet.
2 Hankintatoiminnan tavoitteet
Hankintatoiminnan tavoitteena on hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaina ja mahdollisimman kustannustehokkaasti.
Välittömien hankintakustannusten lisäksi on oleellista hallita välillisiä hankintakustannuksia.
Huomiota on kiinnitettävä suunnitelmallisiin hankintakäytäntöihin ja hankintojen kokonaisprosessin (valmistelu-kilpailutus-päätöksenteko-tiedotus-sopimus-sopimuksen valvonta) sujuvuuden hallintaan. Järkevällä hankintatoiminnalla kohdennetaan henkilö- ja tuotantoresursseja siten, että varsinaiseen toimintaan jää mahdollisimman paljon resursseja.
3 Yleiset hankintaperiaatteet
Hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteita.
Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen.
Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset otetaan huomioon hankinnoissa
- valmisteluvaiheessa ja/tai
- tarjoajan kelpoisuusehtoja ja/tai
- hankinnan kohdetta määriteltäessä ja/tai
- tarjousten arviointikriteerinä.
Hankinnoissa otetaan huomioon materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa.
Hankinta voidaan keskeyttää perustellusta syystä. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjoukset perustellusta syystä.
4 Palvelutuotannon kilpailuttamisen periaatteet
1) Kaupunki hankkii palvelut omilta nettoyksiköiltä ja liikelaitoksilta ilman tarjouskilpailua
2) Kun kilpailutetaan palveluita, joissa kaupungilla on omaa tuotantoa, on oman tuotannon kustannustaso selvitettävä ennen tarjouskilpailun järjestämistä.
3) Kaupungin tuotantoyksiköt voivat osallistua ulkoisiin kilpailutuksiin perustellusta syystä.
4) Tilaustöitä ja –palveluita kaupungin yksiköt voivat tuottaa ulkopuoliselle vahvistettujen hintojen perusteella.
5 Hankintojen ohjaaminen ja päätösvalta
Kaupunginhallitus
- Hyväksyy hankintaohjeen.
Kaupunginjohtaja
- Asettaa hankintojen ohjausryhmän. Ohjausryhmään nimetään edustajat kaikilta toimialoilta sekä keskushallinnosta. Lisäksi henkilöstöjärjestöt nimeävät oman edustajansa,
- hyväksyy vuosittaisen ohjelman merkittävistä kilpailutettavista hankinnoista. Ohjelma toimitetaan kaupunginhallituksen tietoon.
Hankintojen ohjausryhmä
- Edesauttaa yhtenäisten toimintatapojen luomista kaupungin hankintoihin ja niihin keskeisesti liittyvään päätöksentekoon, sopimuksiin, sopimusten seurantaan ja tiedottamiseen,
- avustaa toimialoja niiden selvittäessä, onko jonkin palvelun osalta ulkopuolinen hankinta taloudellisesti ja toiminnallisesti edullinen verrattuna omaan toimintaan,
- seuraa hankintojen kokonaisuutta ja tekee tarvittaessa muutosehdotuksia hankintoja koskeviin periaatteisiin ja työnjakoon
- valmistelee ohjelman merkittävistä kilpailutettavista hankinnoista. Ohjelma sisältää luettelon keskitetyistä hankinnoista.
Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan sellaista merkittävää tavaran tai palvelun hankintaa, joka koskee useita toimialoja.
Hankinnan merkittävyyttä arvioitaessa kiinnitetään huomiota:
- Hankinnan kokonaisarvoon
- Hankinnassa tarvittaviin henkilö- ja ym. resursseihin
- Keskittämisellä saatavaan hyötyyn (esim. volyymit, hintavakaus, ennustettavuus)
- Hankinnan toteuttamiseen yhteistyönä seudullisesti tai jonkin muun organisaation kanssa
Hankintajohtaja
- Toimii asiantuntijana ja avustaa toimialoja niiden päätösvaltaan kuuluvissa merkittävissä hankinnoissa.
- Johtaa keskitettyjen hankintojen valmistelua.
- Tekee keskitettyjen hankintojen hankintapäätökset ja allekirjoittaa päätösten perusteella tehtävät sopimukset
6 Hankintojen toteuttaminen
Keskitetyt hankinnat
Talouspalvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa keskitetyt hankinnat.
Keskitetyn hankinnan kilpailuttamisprosessia ohjaa suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus sekä taloudellisuus. Keskitetysti kilpailutettavien palvelujen ja tavaroiden tarve on usein pitkäkestoista ja toistuvaa. Keskitetyt hankintasopimukset sitovat kaikkia kaupungin yksiköitä.
Toimialat toimittavat tarvittavat tiedot talouspalvelukeskukselle keskitettyjen hankintojen toteuttamista varten.
Toimialojen hankinnat
Toimialat laativat omat hankintaohjelmansa, joissa määritellään ja ohjelmoidaan merkittävät hankinnat.
Toimialojen tulee aktiivisesti selvittää ulkopuolista markkinatilannetta ja oman tuotannon tehokkuutta suhteessa ulkopuolisiin palveluntuottajiin.
Toimialat vastaavat niiden hankintojen hoitamisesta, joissa päätösvalta kuuluu toimialan lauta- tai johtokunnalle tai viranhaltijoille ja joita ei hoideta keskitetysti.
Toimialan hankintojen hoitaminen sisältää hankintojen valmistelun, kilpailuttamisen, päätöksenteon, sopimuksen tekemisen ja seuraamisen sekä sopimusaikaisen yhteistyön.
Toimialat saavat tarvittaessa apua talouspalvelukeskuksesta.
7 Menettelytavat
Kaupungin hankinnoissa noudatetaan hankinnan arvosta ja laadusta riippumatta hyvän hallinnon periaatteita sekä EY:n perustamissopimuksen mukaisia avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden periaatteita.
Hankinnat jakautuvat laissa kolmeen kategoriaan niiden arvon perusteella
- EU-kynnysarvon ylittäviin
(Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa EU-kynnysarvon kausittain. 1.6.2007 kynnysarvo on 211.000 euroa)
- Kansallisen kynnysarvon ylittäviin
Kansalliset kynnysarvot
- tavara- ja palveluhankinnat 15.000 euroa
- Sosiaali- ja terveyspalvelut 50.000 euroa
- rakennusurakat 100.000 euroa
- Kansallisen kynnysarvon alittaviin
Kaikki kansalliset kynnysarvot ylittävät sekä EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat kuuluvat hankintalainsäädännön soveltamisalaan. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia.
Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan seuraavia menettelytapoja:
1) Riippumatta hankinnan toteuttamistavasta keskeiset kaupan ehdot tulee aina selvittää ennen kaupantekoa
2) Hankinnat tehdään pyytämällä kirjalliset tarjoukset tai muulla soveltuvalla tavalla
3) Perustellusta syystä tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää
4) Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu, hankinnasta tehdään ennen sopimuksen tekemistä kirjallinen päätös, joka lähetetään tiedoksi asianosaisille tarvittavine oikaisuvaatimusohjeineen
8 Vakuudet
Hankintayksikön on tarvittaessa vaadittava vakuus hankinnan toteuttamista varten. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Vakuuden tarpeen määrittelee hankinnan toteuttava yksikkö.
9 Osaaminen
Hankintoja tekevän henkilöstön osaamisen ja markkinatuntemuksen tulee olla riittävää siten, että yleiset hankintoihin liittyvät periaatteet ja hankintojen lainsäädännöstä sekä hankintoihin liittyvästä muista säädöksistä johtuvat käytännöt hallitaan.
10 Esteellisyys
Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.
11 Asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevien asiakirjojen laatimisessa on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Hankintaa, urakkaa ja tarjousasiakirjan käsittelyä varten laaditut selvitykset ovat yleisölle julkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Asianosaiselle ne ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty.
Kirjallisina tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla.
12 Noudattamisen valvonta
Hankintaohjeiden noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön.
Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::
© Jyväskylän kaupunki 2002-2024