Jyväskylän kaupunkikonsernin omistajaohjauksen periaatteet ja konserniohje
Sisällys
1 Omistajaohjauksen periaatteet
1.1 Tehtävät ja toimivalta
1.2 Omistusintressit tytäryhteisöissä
1.3 Omistajapoliittiset linjaukset tytäryhteisöissä
2 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite
3 Konserniohjeen soveltamisala
4 Kuntakonsernin talouden ja investointien suunnittelu ja ohjaus sekä konserniraportointi
4.1 Talouden ja investointien suunnittelu ja ohjaus
4.2 Lainan takaukset
4.3. Konserniraportointi
5 Konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen
6 Kunnan luottamushenkilöiden tietojensaantioikeuden turvaaminen
7 Velvollisuus hankkia kaupungin kanta asiaan ennen päätöksentekoa
8 Konsernin sisäiset palvelut
9 Yhtiökokous
10 Kaupungin tytäryhteisöjen hallitus
10.1 Hallituksen ja hallituksen puheenjohtajan tehtävät
10.2 Hallituksen työskentely ja päätöksenteko
10.3 Hallituksen kokoonpano ja nimittäminen
10.4 Hallituksen tiedonsaanti ja uuden hallituksen jäsenen perehdyttäminen
10.5 Hallituksen jäsenten riippumattomuus ja jäsenistä ilmoitettavat tiedot
10.6 Hallitusten jäsenten palkkiot, palkitsemisjärjestelmä sekä palkkoja ja palkkioita koskevien tietojen ilmoittaminen
11 Kunnan tytäryhteisön toimitusjohtaja ja muu johto
11.1 Toimitusjohtajan tehtävät ja vastuut
11.2 Toimitusjohtajasopimus
11.3 Yhteisön muu johto
11.4 Toimitusjohtajan ja muun johdon palkitseminen
12 Tiedottaminen
13 Kaupunkikonsernin tarkastus
13.1 Tilintarkastus
13.2 Tarkastuslautakunta
13.3 Sisäinen tarkastus
14 Vaitiolovelvollisuus ja asiakirjajulkisuus
15 Lahjonnan vastaiset periaatteet
1 Omistajaohjauksen periaatteet
Omistajaohjauksen periaatteet ja konserniohjeen hyväksyy kuntalain 14 §:n mukaan Jyväs-kylän kaupunginvaltuusto. Ohje astuu voimaan välittömästi hyväksymisen jälkeen ja korvaa voimaan astuessaan aiemmat ohjeet.
1.1 Tehtävät ja toimivalta
Omistajaohjauksen tehtävät ja toimivalta on määritelty hallintosäännössä (kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, konsernijaosto, kaupunginjohtaja ja konserniohjausryhmä). Kaupunkikonsernin omistajaohjauksesta vastaa konsernijohto, johon kuuluvat kaupunginhallitus, konsernijaosto ja kaupunginjohtaja.
Kaupunginjohtaja nimeää elinkeinopoliittisesti merkittäviin tytäryhteisöihin controllerin, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus yhteisön hallituksessa tai vastaavassa toimielimessä ja tästä on oltava yhtiöjärjestyksessä maininta. Controller toimii konsernijohdon ja tytäryhteisön välisenä yhteyshenkilönä ja valvoo valtuuston asettamien omistajaohjauksen periaatteiden sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista. Lisäksi controller seuraa omistajaohjauksen toimivuutta tytäryhteisössä ja raportoi kaupunginjohtajalle.
Tytäryhteisöiden yhtiöjärjestyksiin on kirjattava, että yhteisön hallituksella ja toimitusjohtajalla on oikeus ja velvollisuus luovuttaa controllerille sen pyytämät tiedot.
1.2 Omistusintressit tytäryhteisöissä
Kaupungin omistajapoliittinen linjaus tytäryhteisössä perustuu omistusintressin määrittelyyn. Omistajan kokonaisintressi kaupungin omistamissa tytäryhteisöissä muodostuu kahdesta osatekijästä:
1) Strateginen intressi, jolloin kaupungin tavoitteena omistajana on, että yhteisön toiminta tukee kaupungin toimintaa ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Yhteisön toiminnalla on silloin yhteiskunnallinen rooli.
2) Taloudellinen intressi, jolloin kaupungin tavoitteena omistajana on pääomasijoitukselleen saama tuotto
Kaupunki on omistajana, kun jompikumpi tai molemmat edellä mainituista intresseissä toteutuu ja omistaminen tukee kunnan toimintaa ja kehitystä. Omistusintressi vaikuttaa ensisijaisesti toiminnalle asetettaviin tavoitteisiin.
Niissä yhteisöissä, jotka toimivat täysin kilpailluilla markkinoilla ja joissa kaupungin omistajaintressi on yksinomaan taloudellinen, omistuksen kannattavuutta ja riskejä arvioidaan jatkuvasti. Aina kun yhteisö toimii markkinoilla ja kaupungin intressi omistajana on taloudellinen, on varmistuttava siitä, että yhteisön talous ja toiminta ovat läpinäkyvää, eikä omistaja aiheuta markkinahäiriöitä yhteisön toimintaympäristössä.
Jos intressi on strateginen, se tulee ottaa huomioon yhteisön omistusta koskevissa arvioissa ja päätöksissä. Jos kaupungin intressi on yksinomaan taloudellinen, voidaan omistuksesta luopua osittain tai kokonaan.
1.3 Omistajapoliittiset linjaukset tytäryhteisöissä
Elinkeinopoliittisesti merkittävät tytäryhteisöt
1) Jyväskylän Energia Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen.
2) Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on strateginen.
3) Jyväskylän Vuokra-asunnot Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on strateginen.
4) Jykia Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen
5) Jyväs-Parkki Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen.
6) Education Facilities Oy konserni
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen.
7) Mustankorkea Oy
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen.
8) Jyväskylän Seudun Puhdistamo Oy
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on strateginen.
9) Total Kiinteistöpalvelut Oy
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on taloudellinen.
10) Jyväskylän Jäähalli Oy
- Kaupungin omistusintressi yhtiössä on sekä strateginen että taloudellinen.
11) Jyväskylän Paviljonkisäätiö
- Kaupungin omistusintressi säätiössä on strateginen.
Muut tytäryhtiöt
- Kaupungin omistusintressi muissa tytäryhtiöissä on ensisijaisesti taloudellinen. Muita tytäryhtiöitä koskevia omistusjärjestelyjä voidaan toteuttaa konsernin rakenteen kehittämiseksi.
Muut säätiöt
- Kaupungin omistusintressi muissa kaupungin määräysvallassa olevissa säätiöissä on strateginen.
Jyväskylän kaupunkikonserniin kuuluvista tytäryhteisöistä ylläpidetään ajantasaista luetteloa Jyväskylän kaupungin internet-sivulla (talousarviossa konsernin tytäryhteisöt ja tilinpäätöksessä kuntakonserni - kohdassa osoitteessa: http://www.jkl.fi/talousjatilastot)
2 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite
Konserniohjeen tarkoituksena on varmistaa konsernin kokonaisedun, valtuuston tytäryhteisölle asettamien omistajapoliittisten linjausten sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen osakeyhtiölain ja kuntalain edellyttämällä tavalla. Konserniohjeessa määritellään, miten tytäryhteisöjen ohjaus, seuranta, raportointi ja valvonta järjestetään. Konserniohje sisältää kaupunkikonsernin hyvää hallinto- ja johtamistapaa koskevat määräykset, jotka määrittelevät tytäryhteisöjen johdon eli hallituksen ja palkattujen johtajien roolia, velvollisuuksia ja suhdetta kaupunkiin osakkeenomistajana.
Hyvää hallinto- ja johtamistapaa koskevien määräysten tavoitteena on tukea kaupunkikonsernin johtamisen edellytyksiä ja omistajaohjausta siten, että konsernin johtamisessa ja ohjauksessa toteutuvat yhtenäisten toimintaperiaatteiden mukaiset käytännöt. Määräyksillä pyritään osaltaan varmistamaan, että tytäryhteisössä toteutuvat terveet liiketoimintaperiaatteet, riittävä avoimuus, tulostietojen oikeellisuus, asianmukainen sisäinen valvonta ja riskienhallinta ja se, että kaupungin omaisuutta hoidetaan tavoitteiden mukaisesti, tehokkaasti, tuottavasti ja luotettavasti kaupunkikonsernin kokonaisetu turvaten.
Hyvää hallinto- ja johtamistapaa koskevat määräykset täydentävät lakisääteisiä menettelytapoja. Hallinto- ja johtamistapamääräyksissä tuodaan esille osakeyhtiölain mukaiset osakkeenomistajan, hallituksen ja toimitusjohtajan roolit ja siihen liittyvä toimivalta sekä selkeytetään näiden eri roolien välistä työnjakoa ja vastuuta. Määräysten pääasiallisena kohteena on yhteisön hallitus ja toimitusjohtaja.
Määräykset toimivat yleisohjeena kaupunkia yhtiökokouksessa edustaville ja muille kaupungin puolesta omistajaohjausta käyttäville. Tytäryhteisöiden hallitusten on noudatettava ohjeita toiminnassaan ja valmistellessaan asioita yhtiökokoukselle. Tytäryhteisöiden hallituksiin valittujen jäsenien tulee tutustua kaupungissa ja tytäryhteisön hallituksessa hyväksyttyihin määräyksiin ja noudattaa niitä hallitustyöskentelyssään. Tytäryhteisön hallituksen puheenjohtajan tulee huolehtia, että toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet ovat tietoisia hyväksytyn konserniohjeen sisällöstä ja sen määräyksistä.
3 Konserniohjeen soveltamisala
Konserniohje koskee kaupunkikonserniin kuuluvia tytäryhteisöjä. Tytäryhteisöksi katsotaan osakeyhtiö, säätiö tai muu sellainen yhteisö, jossa kaupungilla on kirjanpitolain 1 luvun 5 §:ssä tarkoitettu määräysvalta. Kaupunki tytäryhteisöineen muodostaa kaupunkikonsernin.
Konserniohje on käsiteltävä tytäryhteisön yhtiökokouksessa tai vastaavassa toimielimessä, jonka päätöksellä yhteisö sitoutuu konserniohjetta noudattamaan. Konserniohje on myös käsiteltävä tytäryhteisön hallituksessa.
Kaupungin tytäryhteisön, joka toimii alakonsernin emoyhtiönä, tulee huolehtia siitä, että konserniohjetta sovelletaan myös sen tytäryhteisöissä, ellei osakassopimuksista muuta johdu.
Yhteisöjen yhtiöjärjestyksiin on kirjattava, että niillä on velvollisuus noudattaa annettuja konserniohjeita, ellei osakeyhtiö- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Osakkuusyhteisöjen ja kuntayhtymien ohjaukseen konserniohjetta noudatetaan soveltuvin osin. Ohje ei koske kuntayhtymien hallintoa ja johtamista.
4 Kuntakonsernin talouden ja investointien suunnittelu ja ohjaus sekä konserniraportointi
4.1 Talouden ja investointien suunnittelu ja ohjaus
Kaupunkikonsernin talousarviosta tulee muodostua yhtenäinen kokonaisuus, joten kaikkien yhteisöjen talousarviot tulee laatia kaupungin tavoin normaaliin toimintavuoteen nähden tavoitteelliseksi.
Kaupunginvaltuusto asettaa talousarviossa tytäryhteisöille toiminnan ja talouden tavoitteita, jotka on johdettu kaupunkistrategiasta sekä yhteisölle määritellystä omistusintressistä. Tavoitteisiin vaikuttavat myös yhtiön taloudellinen asema, toimintaympäristö ja liiketoiminnan luonne. Tytäryhteisöjen strategista suunnittelua ohjaa tavoitteiden lisäksi osaltaan kaupunginvaltuuston hyväksymä talousarvio ja -suunnitelma.
Tytäryhteisöjen tulee laatia niille asetettujen tavoitteiden pohjalta vuosittain talous- ja toimintasuunnitelma sekä rahoitus- ja investointisuunnitelma. Tämän lisäksi konsernijohdolle tulee toimittaa tietoja mm. yhteisöjen toimintaan liittyvistä olennaisista riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä merkittävistä muutoksista mainittujen yhteisöjen liiketoiminnassa ja toimintaympäristössä.
Kaupungin tytäryhteisöjen investointeja ohjataan tytäryhteisöille asetetulla velvollisuudella hankkia kaupungin ennakkokäsitys ennen merkittävistä investoinneista päättämistä. Tytäryhteisöjen investoinnit, rahoitus-, laina-, takaus- ja vakuusasiat valmistellaan yhteistyössä kaupunginjohtajan nimeämän konserniohjausryhmän kanssa. Tytäryhteisöt noudattavat konsernijohdon antamia ohjeita rahoituksen suunnittelussa ja järjestämisessä.
Kaikkien tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Tytäryhteisö noudattaa talousarvion ja tilinpäätöksen laadinnassa sekä osavuosiraportoinnissa konsernijohdon antamia ohjeita ja aikatauluja. Tytäryhteisö raportoi asetettujen tavoitteiden toteutumisen, toiminnan tuloksellisuudesta ja taloudellisen aseman kehityksestä sekä toiminnan kestävyyteen ja omaisuuden arvon kehittymiseen olennaisesti vaikuttavista tekijöistä konsernijohdolle.
Kaupunkikonserniin kuuluvan tytäryhteisön ollessa julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittama hankintayksikkö, on hallituksen ja toimitusjohtajan valvottava, että yhteisössä noudatetaan julkisista hankinnoista annettuja säädöksiä ja ohjeita.
Yhteisön hallituksen ja toimitusjohtajan tulee huolehtia siitä, että tytäryhteisö ei menetä hankintalainsäädännön tai oikeuskäytäntöön perustuvaa sidosyksikköasemaa suhteessa kaupunkiin ja että yhteisö hankkii konsernijohdon ennakkokäsityksen asiasta konserniohjeen kohdan 7 mukaisesti.
Hallituksen ja toimitusjohtajan on myös valvottava, että tytäryhteisössä noudatetaan harmaan talouden torjunnasta annettuja säännöksiä ja ohjeita.
Merkittävistä henkilöstöön liittyvistä asioista on neuvoteltava etukäteen controllerin kanssa. Tytäryhteisöt liittyvät Kuntien eläkevakuutuksen jäsenyhteisöiksi, jollei konsernijohdon kanssa ole muuta sovittu.
4.2 Lainan takaukset
Kaupunki myöntää omavelkaisia takauksia pääsääntöisesti kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen lainoille ja rahoitusjärjestelyille. Kaupunki perii myöntämistään takauksista vuosittaisen hankkeen riskiä kuvaavan takausmaksun, jonka suuruus lainoille on vähintään 0,50 % vuoden viimeisen päivän mukaisesta jäljellä olevasta lainan määrästä.
Kaupunki voi myöntää 80-prosenttisia omavelkaisia takauksia kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen lainoille ja rahoitusjärjestelyille, mikäli kyse on muusta kuin kunnan toimialaan liittyvästä toiminnasta ja perii myöntämistään takauksista markkinaperusteisen vuosittaisen takausmaksun.
Takauksen myöntäminen harkitaan aina tapauskohtaisesti. Kaupunki voi edellyttää myöntämälleen takaukselle vastavakuuden.
4.3. Konserniraportointi
Yhteisön hallituksen on huolehdittava, että yhteisössä on säännöllinen raportointi tavoitteiden toteutumisesta ja toiminnasta, joka on oikeassa suhteessa liiketoiminnan laatuun ja laajuuteen.
Tytäryhteisöt ovat velvollisia raportoimaan valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kolmannesvuosiraporttien yhteydessä sekä tilinpäätöstä laadittaessa. Yksityiskohtaiset ohjeet konsernitilinpäätökseen tarvittavien tietojen sisällöstä, muodosta ja aikataulusta annetaan tytäryhteisöille vuosittain ennen tilikauden päättymistä. Konsernijohto arvioi vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä kaupunkikonsernin kokonaisedun toteutumisen. Merkittävien tytäryhteisöjen tilinpäätökset on nähtävillä kaupungin internet -sivuilla.
5 Konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen
Konsernijohto vastaa konsernivalvonnan järjestämisestä ja seuraa säännöllisesti tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuutta. Konsernivalvonta kattaa konserniyhteisöjen toiminnan ja suoriutumisen, taloudellisen aseman kehittymisen sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen seurannan.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisessä ja toteuttamisessa tytäryhteisöjen on noudatettava Jyväskylän kaupunginvaltuuston hyväksymiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet on käsiteltävä yhteisön hallituksessa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisessa tytäryhteisöjen on myös mahdollista hyödyntää Jyväskylän kaupunginhallituksen antamaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjetta.
Jyväskylän kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen kuuluu tytäryhteisöjen hallitusten ja toimitusjohtajien vastuulle. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuudesta sekä raportoivat konsernijohdolle tavoitteiden toteutumisesta, toiminnan ja talouden kehittymisestä sekä niihin liittyvistä merkittävimmistä riskeistä. Tytäryhteisöjen hallitusten on huolehdittava siitä, että yhteisössä on määritelty ja hyväksytty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja menettelyt osaksi johtamista ja päätöksentekoa ja että yhteisön toimintaan liittyvät riskit on tunnistettu ja arvioitu ja niitä seurataan säännöllisesti.
Tytäryhteisöjen on säännöllisesti analysoitava toimintaympäristön muutoksia, tunnistettava toiminnan ja talouden tavoitteita uhkaavia riskejä sekä mahdollisuuksia, arvioitava riskien ja mahdollisuuksien vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä, ylläpidettävä ajantasaista kuvausta merkittävimmistä riskeistä ja niiden hallintakeinoista sekä seurattava ja arvioitava hallintatoimenpiteiden tuloksellisuutta. Tytäryhteisöjen on säännöllisesti raportoitava sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuudesta, yhteisön tavoitteita uhkaavista merkittävimmistä riskeistä sekä niiden hallinnasta ja hallintatoimenpiteiden vaikuttavuudesta.
Tytäryhteisön hallituksen on annettava toimintakertomuksessaan arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteossa tulee kuvata miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, onko sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa on tarkoitus jatkossa kehittää.
6 Kunnan luottamushenkilöiden tietojensaantioikeuden turvaaminen
Kunnan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta sen hallussa
olevia tytäryhteisöjen toimintaa koskevia tietoja, joita luottamushenkilö pitää toimessaan tarpeellisina ja jotka viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan eivät ole vielä julkisia ja jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tietopyyntö esitetään kirjallisesti konserniohjausryhmälle. Luottamushenkilö ei saa luovuttaa tietojensaantioikeuden nojalla saamiaan tietoja eteenpäin ja tiedot on tarkoitettu vain hänelle henkilökohtaisesti luottamustehtävän hoitamista varten. Asiakirjoihin tulee merkitä, mikäli ne ovat salassa pidettäviä.
7 Velvollisuus hankkia kaupungin kanta asiaan ennen päätöksentekoa
Tytäryhteisön on etukäteen hankittava konsernijohdon ennakkokäsitys seuraavissa asioissa:
1) liiketoiminnan merkittävä tai poikkeuksellinen laajentaminen
2) merkittävä tai poikkeuksellinen investointi
3) yhtiöjärjestyksen muuttaminen
4) osakeanti tai muu pääomarakenteen muuttaminen
5) liiketoiminnan tai kiinteistön myyminen tai muu olennainen liiketoiminnan
uudelleenjärjestely
6) lainanotto tai vakuuden antaminen
7) hakeutuminen selvitystilaan tai konkurssiin
8) tuloksen käsittely ennen yhteisön hallituksen tilinpäätöskäsittelyä
9) vaikutuksiltaan merkittävän oikeudellisen prosessin aloittaminen
10) toimitusjohtajan valinta, palkkaus ja sen muutokset sekä toimitusjohtajalle maksettavat muut taloudelliset etuudet
11) tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto ja siinä tehtävät muutokset
12) muu yhteisön tulokseen, pääoman tuottoon tai riskiin olennaisesti vaikuttava tapahtuma.
13) muutos yhteisön hankintalainsäädäntöön tai oikeuskäytäntöön perustuvassa sidosyksikköasemassa suhteessa kaupunkiin
Kaupunginjohtaja antaa ennakkokäsityksen ja vie merkittävissä asioissa sen konsernijaoston käsiteltäväksi.
Yhteisöllä on velvollisuus antaa ennakkokäsitystä koskevaa valmistelua ja päätöksentekoa
varten hyvissä ajoin riittävät taloudelliset ja toiminnalliset tiedot.
Toimitusjohtajan tulee huolehtia ennakkokäsityksen hankkimisesta riittävän ajoissa ennen yhteisön sisäistä päätöksentekoa. Controller toimii ennakkokäsitysmenettelyn mukaisissa asioissa yhteyshenkilönä konsernijohdon ja yhteisön välillä.
8 Konsernin sisäiset palvelut
Jyväskylän kaupunkikonsernissa hyödynnetään ensisijaisesti eri tukipalvelujen hankinta- ja volyymiedut sekä ammatti- ja erityisosaaminen konsernin sisäisesti.
Tilapalvelu Liikelaitos hallinnoi ja omistaa palvelutuotantoon käytettäviä tiloja ja koordinoi kaupunkikonsernin tilojen käyttöä. Tytäryhteisöt sijoittuvat ensisijaisesti kaupungin omistamiin tiloihin.
Tytäryhteisöt ovat mukana kaupungin hankintasopimuksissa silloin kuin se on perusteltua ja noudattavat kaupungin hankintaperiaatteita sekä hankinnoista erikseen annettuja ohjeita. Kaupungin laki- ja kilpailuttamispalvelujen asiantuntijoiden sekä muiden kaupungin hankintavastuullisten kanssa neuvotellaan ja sovitaan tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä taloudellisten hyötyjen aikaansaamiseksi.
Tietohallinto koordinoi kaupunkikonsernin ICT- ja puhepalveluja ja vastaa tietohallintostrategioiden toteuttamisesta. Tarkoituksena on käyttää kaupunkikonsernissa mahdollisimman kattavasti yhteisiä ICT-järjestelmiä, joiden hankinnat tulee valmistella yhteistyössä kaupungin tietohallinnon kanssa.
Kaupunkikonsernissa hyödynnetään keskitettyjä palveluja ja haetaan taloudellisia hyötyjä sekä tuotannollisia volyymietuja kiinteistönhoitoon, työterveyteen, taloushallintoon yms. liittyvissä tukipalveluissa. Tytäryhteisöjen on selvitettävä keskitettyjen palvelujen käytön edellytykset yhtiön toiminnassa ennen kuin yhtiöt suunnittelevat ulkoistettujen palvelujen hankintaa. Tytäryhteisöt käyttävät konsernijohdon hyväksymää taloushallinnon palvelua.
Kaupungin tytäryhteisöt liittyvät konsernin sisäisen pankin jäseniksi ja konsernitilin käyttäjiksi. Kaupunki kilpailuttaa tytäryhteisöjen lainat ja muut merkittävät rahoitusjärjestelyt. Konsernin sisäisissä urakkasopimuksissa tytäryhteisöiltä edellytetään pääsääntöisesti vastaavaa vakuudenantoa kuin ulkoisilta tarjoajilta.
Kaupunki on ottanut konsernitasoisen hallinnon vastuuvakuutuksen tytäryhteisöjen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajille.
Konsernihallinto järjestää tytäryhteisöjen toimitusjohtajille, hallituksen puheenjohtajille ja jäsenille sekä tarvittaessa muulle henkilöstölle tilaisuuksia, joilla pyritään edistämään konsernin sisäistä yhteistyötä ja parhaimpien käytäntöjen omaksumista. Tytäryhteisöjen edustajat ovat velvoitettuja osallistumaan näihin tilaisuuksiin.
9 Yhtiökokous
Sen lisäksi, mitä osakeyhtiölaissa säädetään, Jyväskylän kaupunkikonsernin tytäryhteisöissä noudatetaan seuraavaa menettelyä:
- Tytäryhteisöiden tulee toimittaa kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen kirjallisesti viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta ja kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta niin, että yhtiökokousasia ehditään käsitellä konsernijohdossa hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta.
- Varsinaisen yhtiökokouksen ja ylimääräisen yhtiökokouksen kutsun liitteenä tulee aina olla kokouksen asialista ja yhteisön yhteystiedot puhelinnumero mukaan luettuna. Lisäksi kutsun liitteenä tulee olla kulloinkin kokouksessa käsiteltävistä asioista riippuen:
• tilinpäätös
• toimintakertomus
• tilintarkastuskertomus
• talousarvio mahdollisine vastikkeineen (asunto-osakeyhtiö, keskinäinen kiinteistöyhtiö)
• yhteisön hallituksen yksiselitteinen päätösehdotus mahdollisista muista asioista (yhtiöjärjestyksen muuttaminen, osakepääoman muuttaminen yms.)
• muut mahdolliset kokoukseen liittyvät asiakirjat.
- Hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä toimitusjohtaja osallistuvat yhtiökokoukseen.
- Yhteisön hallituksen jäsen ei voi toimia yhtiö- tai vuosikokousedustajana kokouksessa, jossa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille.
- Yhtiökokous valitsee hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valitessaan hallituksen jäsenet.
- Allekirjoitetusta yhtiökokouspöytäkirjasta tulee lähettää jäljennös kaupungin yhtiö- tai vuosikokousedustajalle ja kaupunginkansliaan.
- Yhteisön tulee ilmoittaa hallituksen varsinaisiksi jäseniksi, varajäseniksi, tilintarkastajaksi ja varatilintarkastajaksi valituille tahoille valinnasta kyseiseen tehtävään toimittamalla asianosaiselle ote yhtiökokouksen pöytäkirjasta.
10 Kaupungin tytäryhteisöjen hallitus
Sen lisäksi, mitä osakeyhtiölaissa säädetään, Jyväskylän kaupunkikonsernin tytäryhteisöiden hallituksia koskevat alla mainitut kohdat.
10.1 Hallituksen ja hallituksen puheenjohtajan tehtävät
Hallituksen tehtävänä on edistää yhteisön ja osakkeenomistajien sekä kaupunkikonsernin kokonaisetua. Hallituksen tulee huolehtia siitä, että kaikkien osakkeenomistajien edut tulevat tasapuolisesti huomioon otettua.
Hallitus
- kutsuu koolle yhtiökokouksen
- toimeenpanee yhtiökokouksen päätökset
- hyväksyy yhteisön strategian ja valvoo sen toteuttamista
- varmistaa johtamisjärjestelmän toiminnan
- hyväksyy budjetin
- valitsee ja erottaa toimitusjohtajan
- ohjaa, tukee ja valvoo määräyksin ja ohjein toimitusjohtajan vastuulla olevaa yhteisön päivittäisjohtamista siten, että hallituksella on riittävä ja ajantasainen kontrolli ylimmän johdon tehtävä- ja vastuualueista sekä yhteisön sisäisestä tilasta.
- määrittää toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot ja hyväksyy kirjallisen toimitusjohtajasopimuksen sen jälkeen, kun on saanut niihin konsernijohdon kannan
- päättää yhteisön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisista ja laajakantoisista toimenpiteistä
- päättää yhteisön asioista sen mukaan kuin yhtiöjärjestyksessä on määrätty tai muutoin yhteisön sisäisesti on toimitusjohtajan kanssa sovittu
- huolehtii yhteisön asioiden tiedottamisesta, ellei sitä ole delegoitu hallituksen puheenjohtajalle tai toimitusjohtajalle tai muulle henkilölle
- edustaa yhteisöä ja kirjoittaa sen toiminimen
- antaa oikeuden yhteisön edustamiseen hallituksen jäsenelle, toimitusjohtajalle tai muulle henkilölle yhtiöjärjestyksen määräysten mukaan.
Hallituksen on arvioitava vuosittain toimintaansa ja työskentelytapojaan hallitustyöskentelyn kehittämiseksi. Arviointi voidaan toteuttaa sisäisenä itsearviointina tai käyttää ulkopuolista arvioitsijaa. Arvioinnin keskeisistä tuloksista tulee raportoida kirjallisesti konsernijohdolle.
Hallituksen puheenjohtajalla ei ole oikeutta tehdä yksin päätöstä hallituksen puolesta, ellei hallitus ole nimenomaisesti erikseen valtuuttanut hallituksen puheenjohtajaa päättämään jostakin yksittäisestä asiasta.
Yhteisön tulee jakaa toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan vastuualueet selkeästi erillisellä hallituksen hyväksymällä työjärjestyksellä.
Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on muun muassa
- huolehtia, että hallitus on toimintakykyinen ja päätösvaltainen
- johtaa hallituksen työskentelyä niin, että hallitus huolehtii tehtävistään mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti
- seurata toimitusjohtajan tehtäviä ja valvoa, että toimitusjohtaja on tehtäviensä tasalla
- vastata siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa tai jos hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja sitä vaatii
- hyväksyä toimitusjohtajan laatima esityslista hallituksen kokouksia varten
- johtaa ja kehittää hallituksen työskentelyä, valvoa kokousten valmistelua, toimia kokouksessa puheenjohtajana sekä huolehtia siitä, että kokouksesta pidetään pöytäkirjaa ja sen allekirjoittamisesta
- huolehtia osaltaan siitä, että kaupungin tytäryhteisöissä noudatetaan kaupunkikonsernissa annettua tytäryhteisöjen konserniohjetta ja hyvästä hallinto ja -johtamistavasta annettuja ohjeita
- huolehtia erityisesti siitä, että konserniohjeen kohdassa 7 (ennakkokäsitysmenettely) mainituista asioista on ennen hallituksen lopullista päätöstä hankittu konsernijohdon ennakkokäsitys
- huolehtia siitä, että lakisääteiset ja yhtiöjärjestyksessä määrätyt toimenpiteet ja niihin liittyvät päätökset tehdään ajallaan
- hyväksyä toimitusjohtajan edustus- yms. kulut ja lomat
- pitää yhteyttä hallituksen jäseniin ja toimitusjohtajaan kokousten välillä
- pitää tarvittaessa yhteyttä omistajiin kuten esim. konsernijohtoon ja muihin sidosryhmiin myös yhtiökokousten välillä
- seurata tarkasti yhteisön toimintaa
- luoda osaltaan hyvä ilmapiiri hallituksen toiminnalle
- vastata siitä, että hallituksen työskentelyssä noudatetaan hallituksen hyväksymän työjärjestyksen määräyksiä.
Hallituksen ja sen puheenjohtajan tehtävät ovat strategisia. Hallituksen puheenjohtaja ei osallistu yhteisön operatiivisen toiminnan johtamiseen. Hallituksen puheenjohtajan laskut hyväksyy hallituksen varapuheenjohtaja.
10.2 Hallituksen työskentely ja päätöksenteko
Hallitus työskentelee ja tekee päätöksensä hallituksen kokouksissa kollektiivisena elimenä.
Puhelin- ja sähköpostikokoukset rinnastetaan tavanomaisiin kokouksiin ja niistä on laadittava normaaliin tapaan pöytäkirja.
Toimitusjohtajalla on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa ja käyttää niissä puhevaltaa.
Hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirja, jonka kokouksen puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen allekirjoittavat. Hallitus voi myös päättää, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan. Sellaiset yhteisön ja sen osakkeenomistajan taikka hallituksen jäsenen väliset sopimukset ja sitoumukset, jotka eivät kuulu yhteisön tavanomaiseen liiketoimintaan, on merkittävä tai liitettävä hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.
Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.
Hallitus ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle epäoikeutettua etua yhteisön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella.
Hallitus tai hallituksen jäsen ei saa noudattaa sellaista yhtiökokouksen tai yhteisön muun toimielimen päätöstä, joka on osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen vastaisena pätemätön.
Yhteisön hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet kouluttautuvat ja sitoutuvat jatkuvasti kehittämään hallitustyöskentelyn edellyttämää osaamistaan.
Hallituksella on oltava työjärjestys, johon on kirjattu hallituksen työskentelytavat, kokousten pöytäkirjaaminen ja hallituksen kokoontumisaikataulu.
Yhteisön on ilmoitettava tilikauden aikana pidettyjen hallituksen kokousten lukumäärä sekä jäsenten osallistuminen hallituksen kokouksiin toimintakertomuksessaan.
10.3 Hallituksen kokoonpano ja nimittäminen
Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet vuodeksi kerrallaan. Hallituksen jäseneksi ja varajäseneksi valittavalta on ennen valintaa saatava kirjallinen suostumus tehtävään.
Hallitukseen on perusteltua valita vähintään viisi ja enintään yhdeksän jäsentä lukuun ottamatta tehtäväalueeltaan suppeita yhteisöjä, joihin valitaan kolme jäsentä. Hallituksen jäsenten lukumäärän ja hallituksen kokoonpanon on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen.
Yhteisöjen hallitukseen pyritään nimittämään sellaista osaamista omaavia henkilöitä, jotka tukevat konserniyhteisön strategisia ja kehittämistarpeita. Hallituksella tulee olla kollektiivina riittävä ja monipuolinen liiketoiminnan ja talouden osaaminen sekä kokemus yhteisötoiminnan hallinnosta ja johtamisesta, sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta sekä yhteisön toimialasta.
Hallituksen tulee koostua henkilöistä, joilla on asiantuntemusta ja kykyä operatiivisen johdon ohjaukseen ja tukemiseen sekä mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen.
Tytäryhteisön hallitukseen voidaan nimittää jäseniä myös muilla kuin poliittisilla perusteilla.
Hallituksen jäsenten valinnassa tulee ottaa huomioon mahdollisten eturistiriitojen vaikutukset yhteisön hallituksen toimintaan. Hallituksen jäsenen tulee olla riippumaton yhteisöstä (ks. tarkemmin kohta 10.5). Tytäryhteisöihin on naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaisesti (609/1986) valittava tasapuolisesti naisia ja miehiä.
10.4 Hallituksen tiedonsaanti ja uuden hallituksen jäsenen perehdyttäminen
Yhteisön toiminnasta on annettava hallitukselle riittävät tiedot.
Hallituksen yksittäisen jäsenen on osoitettava mahdolliset tiedonsaantipyyntönsä toimitusjohtajalle tai hallituksen puheenjohtajalle, jotka puolestaan huolehtivat siitä, että pyydetyt tiedot tulevat tarpeellisessa määrin koko hallituksen ja toimitusjohtajan tietoon.
Hallituksen jäsenellä ei ole oikeutta osoittaa pyyntöjään suoraan yhteisön organisaatiolle tai yksittäiselle toimihenkilölle.
Uusi hallituksen jäsen tulee erikseen perehdyttää yhteisön toimintaan.
10.5 Hallituksen jäsenten riippumattomuus ja jäsenistä ilmoitettavat tiedot
Hallituksen keskeinen tehtävä on valvoa yhteisön toimivan johdon toimintaa. Valvonnan edistämiseksi hallitusten jäsenten on oltava yhteisöstä aidosti riippumattomia.
Hallituksen jäsen ei ole riippumaton ainakaan, jos
- jäsenellä on työ- tai toimisuhde yhteisöön tai sen kilpailijaan
- jäsen on ollut työ- tai toimisuhteessa yhteisöön viimeisen kolmen vuoden aikana ennen hallituksen jäsenyyden alkamista
- jäsen saa yhteisöltä tai yhteisön toimivaan johtoon kuuluvilta henkilöiltä vähäistä suuremman korvauksen hallitustehtäviin liittymättömistä palveluista tai muusta neuvonnasta, esimerkiksi konsulttitehtävistä yhteisössä
- jäsen kuuluu toimivaan johtoon toisessa yhteisössä ja yhteisöiden välillä on tai on viimeisen vuoden aikana ollut asiakkuus, toimittajuus tai yhteistyösuhde, joka on merkittävä toiselle yhteisölle
- jäsen on tai on ollut viimeisen kolmen vuoden aikana yhtiön tilintarkastaja, nykyisen tilintarkastajan yhtiökumppani tai työntekijä taikka jäsen on yhtiökumppani tai työntekijä viimeisen kolmen vuoden aikana yhtiön tilintarkastajana toimineessa tilintarkastusyhteisössä.
Hallituksen jäsenet eivät voi olla työ- tai virkatehtävissään esimies-alaissuhteessa. Määräys ei koske henkilöstön edustajaa yhteisön hallituksessa.
Hallituksen jäsenen on annettava hallitukselle hänen pätevyytensä ja riippumattomuuden arvioimiseksi riittävät tiedot sekä ilmoitettava tiedoissa tapahtuvista muutoksista.
Hallituksen jäsenet täyttävät hallituksen jäsenen perustietoilmoituksen, jossa ilmoitetaan:
- nimi
- syntymävuosi
- osoite
- mahdolliset sidonnaisuudet yhteisöön tai muihin yhteisöihin, mikäli sidonnaisuudella voi olla merkitystä tehtävien hoitamisen kannalta
Perustietoilmoitus täytetään siinä yhteydessä, kun henkilö antaa suostumuksen hallituksen jäsenen tehtävän.
Yhteisön on pidettävä yllä vastaavaa rekisteriä hallituksen jäsenistä noudattaen kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Perustietoilmoituksella annettavissa tiedoissa tapahtuneista olennaisista muutoksista on viipymättä ilmoitettava yhteisölle.
10.6 Hallitusten jäsenten palkkiot, palkitsemisjärjestelmä sekä palkkoja ja palkkioita koskevien tietojen ilmoittaminen
Yhtiökokouksessa päätetään yhtiön hallituksen jäsenten kokous- ja vuosipalkkiosta konsernijohdon hyväksymien määräytymisperusteiden mukaisesti. Korvauksena voidaan maksaa kokous- ja/tai vuosipalkkioita siten kun konsernijohto on päättänyt.
Hallituksen jäsenille voidaan kokous- ja vuosipalkkioiden lisäksi maksaa ansionmenetyskorvauksia (kaupungin hallintosäännön liitteen kolme 10 § Ansionmenetyksen ja kustannusten korvaus) sekä matka- ja muita kulukorvauksia. Hallituksen jäsenille ei voida maksaa erillisiä toimitus- tai muita palkkioita osallistumisesta kokouksiin, neuvotteluihin tai muihin yhtiön toimintaan liittyviin tilaisuuksiin.
Hallituksen jäsenet eivät voi olla osallisena yhteisön tulospalkkio- tai muissa vastaavissa järjestelmissä.
Yhteisön hallituksen on selostettava yhteisön toimitusjohtajalle ja muulle henkilöstölle suunnatun palkitsemisjärjestelmän periaatteet ja päätöksentekojärjestys sekä mahdolliset lisäeläkejärjestelmät ja yhteisön toimitusjohtajalle ja henkilöstölle viimeisellä tilikaudella maksettujen tulospalkkojen ja -palkkioiden määrä ja palkitsemisen perusteet toimintakertomuksessa.
Toimintakertomuksessa on myös mainittava, mikäli tulospalkkiota ei ole maksettu.
Hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle ja toimitusjohtajan sijaisena toimineelle viimeksi päättyneen tilikauden aikana maksettujen palkkojen ja palkkioiden sekä luontaisetujen yhteismäärä on ilmoitettava eriteltynä yhteisön tilinpäätöksessä.
11 Kunnan tytäryhteisön toimitusjohtaja ja muu johto
Sen lisäksi, mitä osakeyhtiölaissa säädetään, Jyväskylän kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen toimitusjohtajia koskevat alla mainitut kohdat.
11.1 Toimitusjohtajan tehtävät ja vastuut
Toimitusjohtajan tehtäviä ovat muun muassa
- toteuttaa hallituksen hyväksymää strategiaa
- yhteisön liiketoimintojen suunnittelu, johtaminen ja valvonta
- yhteisön ylempien elinten, kuten hallituksen toimintojen valmistelu, esittely ja päätösten täytäntöönpano
- informoida hallituksen puheenjohtaja tytäryhteisön päivittäistilanteesta
- yhteisön muun kuin hallituksen päätösvallassa olevan henkilöstön palvelukseen ottaminen
- tavanomaisten hankinta- ja asiakassopimusten tekemisestä huolehtiminen
- hankkia ennen yhteisön sisäistä päätöksentekoa riittävän ajoissa konsernijohdon ennakkokäsitys konserniohjeen kohdassa 7 mainituissa asioissa
- huolehtia siitä, että yhteisön kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla
- huolehtia siitä, että yhteisön osake- ja osakasluettelot ovat ajan tasalla
- huolehtia siitä, että yhteisölle otetaan toimitusjohtajaa ja hallitusta koskevat vastuuvakuutukset
- edustaa yhteisöä tehtäviinsä kuuluissa asioissa.
Yhteisön hallituksen puheenjohtajan on yhteistyössä yhteisölle nimetyn controllerin kanssa hankittava kaupunginjohtajan ennakkokäsitys toimitusjohtajan valintaan ja palkkaukseen sekä mahdollisen tulospalkkiojärjestelmän käyttöönottoon tai niiden muutokseen. Yhteisön toimitusjohtajalta ja hänen sijaiseltaan on saatava ennen nimitystä kirjallinen suostumus tehtävään.
11.2 Toimitusjohtajasopimus
Hallitus nimittää toimitusjohtajan ja hänen sijaisensa.
Toimitusjohtajan palvelussuhteen keskeisistä ehdoista on laadittava yhteisön ja toimitusjohtajan välillä kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jonka hallitus hyväksyy. Kaupungin tytäryhteisöiden on noudatettava toimitusjohtajasopimuksen tekemisessä konsernijohdon kanssa sovittuja toimintatapoja. Ennen toimitusjohtajasopimuksen lopullista hyväksyntää tulee se käsitellä kaupunginjohtajan kanssa. Hallituksen puolesta sopimuksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja.
Toimitusjohtajan tulee ilmoittaa sivutoimensa hallituksen hyväksyttäväksi ja omat ja lähiomaisen omistukset muissa yhteisöissä ja muut seikat, mikäli omistuksella voi olla merkitystä tehtävien hoitamisen kannalta. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös olennaisia muutoksia mainituissa seikoissa. Uusiin toimitusjohtajasopimuksiin ei saa sisällyttää lisäeläkejärjestelmiä ja niissä myös toimitusjohtajan eläkeikä määräytyy voimassaolevan eläkelain mukaisesti.
11.3 Yhteisön muu johto
Yhteisön on toimintakertomuksessa esitettävä johdon organisaatio. Mikäli yhtiössä on johtoryhmä, yhteisön on selostettava johtoryhmän kokoonpano, tehtävät sekä jäsenten vastuualueet.
Johtoryhmän pääasiallinen tehtävä on avustaa toimitusjohtajaa päätöksenvalmistelussa ja päätöksenteossa. Johtoryhmän päätökseksi tulee toimitusjohtajan mielipide.
11.4 Toimitusjohtajan ja muun johdon palkitseminen
Tulospalkkio ja muiden yhteisön sisäisten palkitsemisjärjestelmien kehittäminen on yhteisön hallituksen vastuulla. Yhteisön hallitus päättää toimitusjohtajan palkitsemisesta. Yhteisön hallituksen puheenjohtajan on hankittava yhteistyössä yhteisölle nimetyn controllerin kanssa kaupunginjohtajan ennakkolupa tytäryhteisön toimitusjohtajan palkkaukseen sekä mahdollisen tulospalkkiojärjestelmän käyttöönottoon tai sen muutokseen ennen päätöksentekoa.
Yhteisön palkitsemisjärjestelmässä ei käytetä optio- tai osakeperusteista palkitsemista.
12 Tiedottaminen
Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Silloin kun kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Tiedottamisvelvollisuus koskee koko kaupunkikonsernin toimintaa. Tytäryhteisön hallituksen ja toimitusjohtajan sekä kaupungin puolella konsernijohdon on huolehdittava, että yhteisön tiedottaminen on riittävää ja että se täyttää kuntalain vaatimukset.
Mikäli yhteisön toiminta on laajaa tai yleistä mielenkiintoa herättävää, on yhteisön huolehdittava, että yhteisössä laadittu vuosikertomus on yleisesti saatavilla. Vuosikertomus ja vastaavat tiedot ovat yleisesti saatavilla, mikäli ne ovat yhteisön internet-sivuilla.
Yhteisön viestinnän on tuettava kaupungin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa sekä noudatettava kaupungin viestinnän linjauksia.
Kaupungin viestinnän kanssa tehdään yhteistyötä, erityisesti merkittävissä tytäryhteisön muutos- ja kriisitilanteissa. Tytäryhteisön on tiedotettava organisaationsa viestinnän strategisista suunnitelmista, muutoksista ja toiminnasta konsernijohdolle.
13 Kaupunkikonsernin tarkastus
13.1 Tilintarkastus
Kaupunkikonsernissa tilintarkastuspalvelujen kilpailutus ja yhteensovittaminen järjestetään keskitetysti tarkastuslautakunnan toimesta. Tytäryhteisön ao. toimielin sitoutuu tämän konserniohjeen hyväksymisellä valitsemaan tilintarkastajakseen vähintään yhden kilpailutuksen voittaneen tilintarkastusyhteisön tilintarkastajista. Kaikkiin kaupungin tytäryhteisöihin tulee valita tilintarkastaja, mikä tulee huomioida yhtiöjärjestyksessä.
Tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kaupungin viranomaisilta ja Jyväskylän kaupunkikonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita hän pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi.
13.2 Tarkastuslautakunta
Tarkastuslautakunta voi kutsua tytäryhteisön toimielimen jäsenen sekä yhteisön palveluksessa olevan henkilön kuultavaksi. Lautakunnalla on oikeus saada tietoja tytäryhteisöjen toiminnasta ja taloudesta sen arvioimiseksi onko kaupunginvaltuuston asettamat tavoitteet saavutettu ja onko omistajapoliittisia linjauksia noudatettu.
Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kaupungin viranomaisilta tytäryhteisöjä koskevat tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi.
13.3 Sisäinen tarkastus
Sisäisellä tarkastuksella on oikeus tarkastaa tytäryhteisön toimintaa ja taloutta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosesseja tarvittavassa laajuudessa. Sisäisellä tarkastuksella on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada tytäryhteisöltä pyytämänsä tiedot, joita se pitää tarpeellisena tarkastustyönsä suorittamisen kannalta. Sisäisen tarkastuksen tiedonsaantioikeus on kirjattava tytäryhtiöiden yhtiöjärjestyksiin. Mikäli tytäryhteisöllä on järjestettynä oma sisäinen tarkastus, on sen tehtävä yhteistyötä kaupungin sisäisen tarkastuksen kanssa.
14 Vaitiolovelvollisuus ja asiakirjajulkisuus
Tytäryhteisön hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, kaupungin viranhaltija tai muu kaupungin edustaja ei saa paljastaa ulkopuoliselle tytäryhteisön liikesalaisuuteen kuuluvaa asiaa.
Tytäryhteisössä saatua tietoa liikesalaisuudesta ei saa oikeudettomasti käyttää eikä ilmaista hankkiakseen itselleen tai toiselle etua ja toista vahingoittaakseen.
Hallituksen jäsen, toimitusjohtajan ja konsernihallinnon edustajan on lisäksi säilytettävä saamiaan asiakirjoja ja muuta tietoa huolellisesti ja niin, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä liikesalaisuudeksi katsottavaan tietoon. Myös asiakirjoja tuhottaessa edellä mainittujen henkilöiden on toimittava niin, ettei ulkopuolisella ole pääsyä liikesalaisuudeksi katsottavaan tietoon.
15 Lahjonnan vastaiset periaatteet
Tytäryhteisön on noudatettava hyvää liiketapaa kestityksen ja muun vieraanvaraisuuden tarjoamisen ja vastaanottamisen suhteen. Tytäryhteisöjen tulee noudattaa kaupunginhallituksen hyväksymiä edustamista ja vieraanvaraisuutta koskevia ohjeita. Tytäryhteisön on soveltuvin osin noudatettava kaupungin antamia ohjeita ulkopuolisten kustantamista matkoista ja muiden taloudellisten etujen vastaanottamisesta ja antamisesta.
Tytäryhteisöt eivät anna taloudellisesta tukea poliittiseen toimintaan.
Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::
© Jyväskylän kaupunki 2002-2024