|
1. Lainsäädännöllinen perusta ja soveltamisala
Kuntalain mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa Jyväskylän kaupunkikonsernin hyvää hallintoa ja johtamista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet koskevat kaikkia kaupunkikonsernin toimielimiä, johtoa ja esimiehiä sekä kaikkea kaupunkikonsernin toimintaa.
Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestettävä näiden perusteiden mukaan sekä kaupunkikonsernin omassa toiminnassa että toiminnassa, josta kaupunki vastaa lainsäädännön, omistuksen, ohjaus- tai valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden, sopimusten tai rahoituksen myötä. Kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen kuuluu tytäryhteisöjen hallitusten ja toimitusjohtajien vastuulle.
Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on lisäksi voimassa, mitä kaupungin hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännöissä sekä muissa ohjeissa ja määräyksissä on sanottu. Kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen on noudatettava Jyväskylän kaupungin konserniohjetta.
2. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määritelmät, tarkoitus ja tavoitteet
Sisäinen valvonta on kaupungin omaa valvontaa ja toiminnan itsearviointia. Sisäinen valvonta tarkoittaa prosesseihin sisältyviä menettelyitä ja toimintatapoja, joiden avulla pyritään varmistamaan toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus, raportoinnin ja tiedon luotettavuus, resurssien ja omaisuuden turvaaminen sekä lainsäädännön ja ohjeiden noudattaminen.
Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja toiminnan kehittämiseen.
Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteisin, mahdollinen tapahtuma tai tapahtumaketju, joka voi vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen lyhyellä tai pitkällä aikavälillä.
Riskienhallinta on olennainen osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan avulla pyritään varmistamaan toiminnan jatkuvuus ja häiriöttömyys. Riskienhallinnalla tarkoitetaan menettelyjä, joiden avulla tunnistetaan, analysoidaan ja arvioidaan toimintaan ja talouteen liittyviä riskejä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Riskienhallinnan avulla varmistetaan, että johdolla on tarpeellinen tieto merkittävimmistä riskeistä ja suunnitelmat niiden hallitsemiseksi.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on saada kohtuullinen varmuus siitä, että asetetut tavoitteet saavutetaan puuttumalla uhkaaviin tekijöihin jo ennakolta. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat kiinteä osa kaupungin johtamista, toiminnan ja talouden suunnittelua, toiminnan ohjausta, laadunhallintaa, tavoiteasetantaa sekä päätöksentekoa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta eivät ole erillisiä prosesseja tai toimenpidekokonaisuuksia, vaan osa kaikkia kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintoja, prosesseja ja hankkeita.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisessä tulee ottaa huomioon toiminnan laatu, laajuus ja monimuotoisuus. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan on oltava oikeassa suhteessa toimintaan ja sen sisältämiin riskeihin. Valvontatoimenpiteiden on oltava taloudellisia ja tehokkaita. Sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan on kiinnitettävä erityistä huomiota toiminnan ja toimintaympäristön muuttuessa.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta tulee seurata ja arvioida jatkuvasti, jotta niiden riittävyydestä ja tehokkuudesta voidaan varmistua.
3. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut
Valtuusto päättää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kaupunkikonsernin tehtävät on järjestettävä siten, että kaikilla kaupungin ja kaupunkikonsernin tasoilla ja kaikissa toiminnoissa toteutuu riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta.
Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä ja yhteensovittamisesta. Kaupunginhallitus hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet, valvoo toimeenpanoa ja tuloksellisuutta sekä raportointia.
Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omilla tehtäväalueillaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä riskien raportoinnista kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.
Johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta omalla vastuualueellaan. He ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.
Konsernijohto vastaa konsernivalvonnan järjestämisestä. Konsernivalvonta kattaa konserniyhteisöjen toiminnan ja suoriutumisen, taloudellisen aseman kehittymisen sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen valvonnan.
Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat omalta osaltaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat merkittävimpien riskien hallinnasta konserniohjeen mukaisesti.
Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vastaavat täten kaikki tilivelvolliset ja esimiehet.
Henkilöstö toimii tavoitteiden ja annettujen ohjeiden mukaisesti, kehittää toimintatapoja sekä ylläpitää ammatillista osaamistaan.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmä ohjaa, ohjeistaa ja tukee toimialoja, liikelaitoksia ja tytäryhteisöjä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön työssä ja kehittämisessä. Ohjausryhmä avustaa kaupungin ja kaupunkikonsernin tasolla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yhteensovittamisessa sekä merkittävimpien riskien ja niiden hallintakeinojen raportoinnissa ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuuden arvioinnissa.
Sisäinen tarkastus edistää sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa tuottamalla riippumatonta ja objektiivista arviointitietoa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyydestä ja tehokkuudesta. Tehtävänsä toteuttamiseksi sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada tarpeelliseksi katsomansa tiedot ja asiakirjat viivytyksettä käyttöönsä.
4. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamis- ja ohjausjärjestelmässä
Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamis- ja hallintojärjestelmää, strategista ja operatiivista toiminnan ja talouden suunnittelua, päätöksentekoa, seurantaa, poikkeamiin reagoimista sekä suoriutumisen arviointia. Käytännössä sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytkeytyvät vuosittaiseen talousarvio-, toiminnan ja talouden seuranta- ja tilinpäätösprosessiin.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä johtamisesta, vaan sen on oltava jatkuva osa päivittäistä toimintaa ja toiminnan ohjausta, joka toteutuu esimerkiksi selkeinä tehtävien, toimivallan ja vastuiden jakona, valvonta- ja raportointivelvoitteina, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena, resurssien turvaamisena ja sopimusten hallintana.
Talousarvion laatiminen
Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteutetaan talousarvion ja merkittävien päätösten valmistelun yhteydessä. Toimialat, liikelaitokset ja tytäryhteisöt kuvaavat talousarviossa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan keskeiset tavoitteet, toimintaperiaatteet ja menettelyt.
Toimialat, liikelaitokset ja tytäryhteisöt laativat riskienhallintasuunnitelmat, joissa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, vastuut ja toteutustavat. Talousarvion valmistelun yhteydessä toimialat, liikelaitokset ja tytäryhteisöt analysoivat toimintaympäristön muutoksia, tunnistavat tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioivat niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laativat ja päivittävät tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Hallintatoimenpiteistä päättäminen edellyttää riskirajojen, riskinottohalukkuuden ja riskinkantokyvyn määrittelyä. Toimialojen, liikelaitosten ja tytäryhteisöjen riskienhallintasuunnitelmien pohjalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmä kokoaa talousarvioon kaupunkikonsernin riskianalyysin ja menettelytavat merkittävien riskien hallitsemiseksi.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi ja raportointi
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa ja tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana kolmannesvuosikatsauksissa. Toimialat, liikelaitokset ja tytäryhteisöt raportoivat osana normaalia talouden ja toiminnan seurantaa merkittävimmistä riskeistään, niiden hallinnasta ja hallintatoimenpiteiden vaikuttavuudesta. Nopeasti kehittyvistä tai jo toteutuneista riskeistä ja niiden vaikutuksista raportoidaan viipymättä valvontavastuussa olevalle, jonka tulee ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.
Tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa kaupunginhallitus antaa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä selonteon konsernivalvonnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
Kaupunginhallituksen riskiarvio ja selonteko perustuu sen alaisten toimielinten ja tytäryhteisöjen hallitusten toimintakertomuksissaan antamiin selontekoihin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, niissä havaituista puutteista ja toimenpiteistä niiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun arviointiaineistoon. Toimielinten ja tytäryhteisöjen hallitusten on käsiteltävä oman vastuualueensa selonteko.
5. Tilivelvollisuus
Kuntalain mukaan tilintarkastuskertomuksessa annetaan lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä. Tilintarkastuskertomuksessa tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus.
Tilivelvollisella on henkilökohtainen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, jatkuvasta ylläpidosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan. Kuntalain mukaan tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen henkilön toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiestä alaistensa toiminnan valvontavastuusta.
Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat muun muassa kaupunginhallituksen jäsenet, lautakuntien jäsenet, johtokuntien jäsenet, toimikuntien jäsenet, kunnan muiden toimielinten jäsenet, kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtajat sekä hallinto- ja johtosäännöissä määrätyt toimielinten esittelijät.
Ylimmällä johdolla, etenkin tilivelvollisella johdolla, on erityinen vastuu ja velvoite toimia hyvän johtamis- ja hallintotavan ja eettisten lähtökohtien mukaisesti sekä puuttua toiminnassa ilmeneviin poikkeamiin. Johdolla on aktiivinen selonottovelvollisuus vastuullaan olevasta toiminnasta.
6. Väärinkäytösten ehkäisy ja tunnistaminen
Jyväskylän kaupunkikonsernissa ei sallita väärinkäytöksiä, joina pidetään epärehellisiä, epäeettisiä tai kaupunkikonsernin ohjeita rikkovia tai lainvastaisia tekoja. Toimiva sisäinen valvonta ehkäisee väärinkäytöksiä ja on paras menetelmä väärinkäytöksien paljastamisessa. Johdon velvollisuutena on toteuttaa sisäistä valvontaa väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi sekä puuttua havaittuihin väärinkäytöksiin.
Kunnallinen määräyskokoelma :: S ::
© Jyväskylän kaupunki 2002-2024