Avaa navigaatio
Jyväskylän kaupunki » Kunnallinen määräyskokoelma

Laskutus- ja perintäohjeet (2014)


Selvennys: Jyväskylän kaupungin laskutus- ja perintäohjeet
Tunniste: 2014


Kaupunginhallitus hyväksynyt 26.5.2014 http://www3.jkl.fi/paatokset/kh/2014/26051400.0/frmtxt176.htm



Sisällys
1. Yleisperiaatteet
2. Laskutus
2.1 Laskutusjärjestelmät
2.2 Sisältövastuu
2.3 Laskun tiedot
2.4 Laskun eräpäivä
2.5 Laskun korjaus
3. Laskut ulkomaille
4. Ennakkolasku
5. Pienlaskutus
6. Sisäinen laskutus
7. Saatavien valvonta
8. Liikasuoritus
9. Perintätoimenpiteet
9.1 Perintäprosessi
9.2 Viivästyskorko ja – maksu
9.3 Maksulykkäykset
9.4 Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen


1. Yleisperiaatteet

Kaupungin saatavat laskutetaan ja peritään tehokkaasti ja taloudellisesti noudattaen voimassa olevia lakeja. Kaupungin saatavat laskutetaan välittömästi maksuvelvollisuuden syntymisen jälkeen. Laskutuksesta ja laskutuksessa käytettävien tietojen oikeellisuudesta on vastuussa se toimintayksikkö, jonka palvelujen ja/tai tavaran luovutukseen maksu perustuu.

Laskutus on tehtävä välittömästi laskutusperusteen synnyttyä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa.


2. Laskutus

2.1 Laskutusjärjestelmät

Laskutus on suoritettava kaupungin tietohallintoyksikön hyväksymällä järjestelmällä. Uusien tietojärjestelmien hankinnassa on varmistettava sähköisen laskutuksen mahdollisuus ja järjestelmän yhteensopivuus kaupungin mahdollisesti käyttämän laskutusoperaattorin kanssa.

2.2 Sisältövastuu

Toimintayksikkö, joka on luovuttanut tuotteen tai tuottanut palvelun, vastaa laskutuksen sisällön oikeellisuudesta. Laskutuksen teknisestä toteutuksesta ja saatavien seurannasta vastaa keskitetysti taloushallinnon palveluntuottaja lukuun ottamatta erillisreskontria, joiden laskutuksen tekninen toteutus ja seurantavastuu ovat toimintayksiköllä.

Laskuttaminen tulee organisoida tehokkaasti ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset.

Laskutuksen perusteena olevat asiakirjat on laadittava selkeiksi ja niiden
tietosisällön tulee täyttää myös mahdollisen perinnän vaatimukset.

Suurehkoja tai pitkäaikaisia sopimuksia tehtäessä palveluntuottajan on tarkistettava sopimuskumppanin luottotiedot.

2.3 Laskun tiedot

Laskut on numeroitava siten, että laskut on yksilöitävissä ja että laskutus on aukottomasti valvottavissa ja noudattaa kirjanpidon jatkuvuuden periaatetta. Lasku on laadittava selkeästi ja sen muodon ja sisällön tulee noudattaa voimassa olevia verohallinnon ohjeita laskumerkinnöistä sekä kaupungin laskutusjärjestelmien vaatimuksia. Arvonlisäverottomassa laskussa on oltava viittaus arvonlisäverolain asianomaiseen säännökseen.

Laskutusta varten on palvelua toimitettaessa tai siitä sovittaessa pyydettävä asiakkaalta laskutusosoite sekä yritysasiakkaan kohdalla laskun vastaanottajan y-tunnus ja OVT-tunnus ja henkilöasiakkaan kohdalla henkilötunnus asiakkaan yksilöimiseksi. Henkilöasiakkaiden laskutuksessa suositellaan sähköisten myyntilaskujen käyttämistä.

2.4 Laskun eräpäivä

Laskun eräpäivä on 14 päivää laskun päiväyksestä, ellei laista tai sopimuksista muuta johdu.

Toistuva laskutus järjestetään siten, että laskutus ja eräpäivät ovat säännönmukaiset.

Ennakko-, arvio- tai osalaskutuksessa on tasauslasku laadittava vähintään kerran vuodessa.

2.5 Laskun korjaus

Laskutuksen jälkeen havaitut virheet korjataan hyvityslaskulla. Hyvityslaskun tietosisällön tulee vastata varsinaisen laskun tietosisältöä. Laskutuksesta vastaavan yksikön tulee järjestää hyvityslaskujen käsittely ja hyväksyminen asianmukaisella tavalla.


3. Laskut ulkomaille

Kun on kyse EU -yhteisökaupasta, laskuun on merkittävä myyjän ja ostajan arvonlisäverotunnukset. Arvonlisäverottomaan laskuun tulee tehdä myynnin verottomuutta osoittava merkintä.

Laskuttava yksikkö lähettää taloushallinnon palvelukeskukselle ulkomaisen laskun tiedot laskutuspohjalla (ohje Intranetissä). Taloushallinnon palvelukeskus lähettää laskun pääsääntöisesti sähköpostin liitteenä velalliselle.


4. Ennakkolasku

Asiakkaan maksama ennakkomaksu on tarvittaessa asetettava ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien tai muiden suoritteiden luovutuksille. Ennakkomaksujen arvonlisävero on käsiteltävä maksuperusteisesti. Postitse lähetettävät asiakirjat, tutkimustulokset yms. maksulliset lausunnot tulee laskuttaa postiennakolla.


5. Pienlaskutus

Alle viiden euron suuruiset saatavat voidaan jättää laskuttamatta. Ne tulee kuitenkin sisällyttää asiakkaan seuraavaan laskuun, silloin kun se on mahdollista ja asiakkaalle kohtuullista.

Laskutuskustannusten vähentämiseksi voidaan pieniä laskutuseriä kerätä
yhteen laskuun. Pieniä, säännöllisesti toistuvia laskuja voidaan yhdistää em.
kuukauden määräaikaa noudattamatta.


6. Sisäinen laskutus

Sisäisellä laskutuksella tarkoitetaan kaupungin palveluyksiköiden välistä laskutusta, jossa palveluyksikkö (myyjä) laskuttaa antamistaan palveluista tai tuotteista, joiden vastaanotosta toinen palveluyksikkö (ostaja) suorittaa korvauksen. Sisäinen laskutus perustuu ostajan ja myyjän väliseen sopimukseen tai tilaukseen.

Sisäiset laskut laskutetaan ja kirjataan pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Vähäisissä laskuissa voidaan käyttää enintään neljän kuukauden laskutusväliä. Sisäinen laskutus on pyrittävä aina minimoimaan.


7. Saatavien valvonta

Saatavien maksuntarkkailusta vastaa keskitetyn myyntireskontran osalta taloushallinnon palvelukeskus ja muiden reskontrien osalta laskuttava toimintayksikkö.

Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin maksajan pankki tai kaupunki on sen vastaanottanut. Jos eräpäivä sattuu päiväksi, jolloin pankit ovat kiinni, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä pankin aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoa. Toistuvien maksujen maksamisessa suositaan e-laskua tai suoramaksua.

Saatavareskontra tai muut saamisluettelot on täsmäytettävä kirjanpitoon kuukausittain. Tilinpäätöstä varten on jokaisesta saatavareskontrasta tai saamisluettelosta laadittava tase-erittelyt velallisittain, taloushallinnon palvelukeskus keskitetyn myyntireskontran osalta ja laskuttava yksikkö muiden saatavien osalta.


8. Liikasuoritus

Asiakkaan liikasuorituksella voidaan kuitata asiakkaan muita erääntyneitä avoimia laskuja maksetuksi. Ellei avoimia erääntyneitä laskuja ole ja liikasuoritus on kaksikymmentä (20) euroa tai yli, se palautetaan asiakkaalle. Alle kahdenkymmenen (20) euron liikasuoritus palautetaan pääsääntöisesti vain pyynnöstä.

Mikäli liikaa maksanutta asiakasta laskutetaan säännöllisesti ja liikasuoritus suhteessa laskutettavaan summaan on kohtuullinen, voidaan liikasuoritus myös vähentää seuraavan laskun summasta.

Virheellisesti kaupungille maksettu suoritus palautetaan asiakkaalle.


9. Perintätoimenpiteet

Perintää on hoidettava jatkuvasti ja tehokkaasti. Se voidaan hoitaa itse tai
ostaa palveluna ulkoiselta palveluntuottajalta.

9.1 Perintäprosessi

Kaupunki lähettää yhden maksumuistutuksen 14 vuorokauden kuluttua laskun eräpäivästä. Mikäli maksumuistutusta ei makseta eräpäivään mennessä, lasku siirretään perintään. Saatavia peritään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja tarvittaessa saatavat siirretään oikeudelliseen perintään.

9.2 Viivästyskorko ja – maksu

Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, viivästysajalta peritään perintälain tai muun lainsäädännön mukaiset maksut ja viivästysajalta on mahdollista periä viivästyskorko voimassa olevan korkolain mukaan.
Viivästyskoron perinnässä noudatetaan, ellei sopimuksista tai laista muuta johdu, korkolain mukaista viivästyskorkoa.

9.3 Maksulykkäykset

Saataviin voidaan harkinnanvaraisesti ja poikkeustilanteissa myöntää laskusta poiketen lisää maksuaikaa laskutettavan henkilön niin itse pyytäessä. Maksusuunnitelmien laatimisesta veloitetaan perintälain mukaiset kulut. Taloushallinnon palvelukeskus laatii maksusuunnitelman ja hyväksyttää yli 1500 euron arvoiset suunnitelmat toimintayksiköillä. Kaikista kirjallisista maksusuunnitelmista lähetetään tieto toimintayksikölle.

Maksuajan pidennyksen myöntäminen on kertaluonteinen päätös. Perintätoimet käynnistyvät välittömästi sovitun ajan umpeuduttua, mikäli suoritusta ei ole saatu tai maksusuunnitelmaa ei ole noudatettu. Jos saatava on siirtynyt perintätoimiston perittäväksi, Jyväskylän kaupunki ei tee samasta saatavasta enää uutta maksusuunnitelmaa.

9.4 Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen

Riippumatta siitä, miten laskutus- ja perintätoiminnot on järjestetty, saatavien kertymistä on seurattava ja huolehdittava tarvittaessa saatavien poistamisesta kirjanpidosta (luottotappioksi kirjaamisesta).

Todennäköinen luottotappio on kirjattava välittömästi, kun sen syntyminen on käynyt ilmeiseksi. Luottotappion kirjaamisen perusteena on muun muassa velallisen varattomuus, konkurssi, velkasaneeraus tai velkajärjestely. Saatavan poistaminen kirjanpidosta ei tarkoita saatavan perinnästä luopumista. Luottotappioiksi kirjattujen saamisten perintää jatketaan, kunnes vanheneminen tai muu syy tekee ne perimiskelvottomiksi tai perintä päätetään muutoin lopettaa. Perinnän seuraamisella ja perintäyrityksillä varmistetaan, ettei saatava pääse vanhenemaan. Jos kirjapidosta poistetun saatavan perintä tuottaa tulosta ja luottotappiokirjaus osoittautuu siten aiheettomaksi, saatu suoritus on kirjattava kulukirjauksen
oikaisuksi tai muihin toimintatuottoihin.

Saatavien kirjanpidosta poistamisessa toimitaan Jyväskylän kaupungin hallintosäännön 51 §:n mukaisesti. Taloushallinnon palvelukeskus antaa tarvittaessa näihin ohjeisiin liittyviä tarkempia ohjeita.

Kaupunginhallitus voi yksittäisissä tapauksissa antaa näistä ohjeista poikkeavia määräyksiä.

Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::

Copyright © Jyväskylän kaupunki 2016 | Sivun alkuun | Tietoja sivustosta
Jyväskylän kaupungin pääFacebook-sivu Jyväskylän kaupungin pääTwitter-virta Jyväskylän kaupungin pääYouTube-kanava Jyväskylän kaupungin rss-virrat ja ohje