Hallintosääntö

Selvennys: 2014

VII LUKU ASIAKIRJAHALLINTO

32 § Kaupungin nimen kirjoittaminen ja asiakirjojen allekirjoittaminen

Kaupunginhallituksen päättämät ja sen puolesta tehtävät kirjalliset sopimukset ja sitoumukset sekä kirjelmät ja valtakirjat allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja tai apulaiskaupunginjohtaja ja varmentaa kansliapäällikkö, kaupunginsihteeri, kaupunginlakimies, kaupungin talousjohtaja, kaupungin henkilöstöjohtaja tai lakimies tai muu kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija.

Lautakunnan tai jaoston päätöksen perusteella tehtävät sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa asianomaisen palvelukokonaisuuden vastuualuejohtaja tai apulaiskaupunginjohtaja, mikäli asia koskee useaa hänen vastuullaan olevaa palvelukokonaisuutta.

Ellei toisin ole säädetty tai määrätty puheenjohtaja tai sihteeri voi toimielimen määräämissä rajoissa yksin allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan.

Päätökset ja sopimukset, jotka henkilö tekee hänelle annetun päätösvallan nojalla, allekirjoittaa päätöksentekijä. Yksiköiden asiakirjat allekirjoittaa sen yksikön johtaja tai esimies, jota asia koskee.

Useaa palvelukokonaisuutta yhteisesti koskevat sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa asianomainen apulaiskaupunginjohtaja ja konsernihallinnon osalta kansliapäällikkö.

Palvelukokonaisuutta sekä sen kahta tai useampaa yksikköä koskevat sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa vastuualuejohtaja, palvelujohtaja tai palveluyksikön johtaja oman yksikkönsä osalta.

Vastauksen viranhaltijoille osoitettuihin kanteluihin ja selvityspyyntöihin antaa toiminnasta vastaavan yksikön esimies.

Asianomainen palvelujohtaja tai palveluyksikön johtaja antaa tuomioistuimille ja hallintoviranomaisille selvitykset yksilöasiainjaoston päätöksistä tehtyihin valituksiin.

Yksittäisen henkilön palvelussuhdetta koskevan lausunnon tai vastineen toiselle viranomaiselle antaa kaupunginlakimies tai henkilöstöasioista vastaava lakimies.

Asian valmistelija allekirjoittaa valmistelua koskevat asiakirjat.

Julkisten kuulutusten julkipanoa koskevat todistukset allekirjoittaa ilmoitustaulun hoitaja tai hänen sijaisensa.

Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen kokouksen pöytäkirjanotteet todistaa oikeaksi toimielimen sihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty tai kaupunginjohtajan määräämä muu henkilö.

Lautakunnan kokousten pöytäkirjanotteet todistaa oikeaksi lautakunnan sihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty tai apulaiskaupunginjohtajan määräämä muu henkilö.
Muun pöytäkirjaotteen todistaa oikeaksi päätöksentekijä, pöytäkirjanpitäjä, asianomaisen yksikön esimies, hänen sijaisensa tai esimiehen määräämä muu henkilö.
Viranhaltijan päätöksen sekä jäljenteet päätöksen perusteena olevista asiakirjoista todistaa oikeaksi päätöksentekijä, pöytäkirjanpitäjä, asianomaisen yksikön esimies, hänen sijaisensa tai esimiehen määräämä muu henkilö.



33 § Asiakirjojen antamisesta päättäminen ja asiakirjoista perittävät maksut

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua toimivaltaa asiakirjan antamisesta käyttää asianomainen apulaiskaupunginjohtaja ja kaupunginlakimies, jotka voivat siirtää toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle.

Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu.

Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna.

Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä.

34 § Tiedoksiantojen vastaanottaminen

Sen lisäksi, mitä hallintolain 58 §:ssä säädetään, on kaupunginjohtajalla, kaupunginsihteerillä ja kaupunginlakimiehellä yleinen oikeus ottaa vastaan haasteita ja tiedoksiantoja kaikissa kaupungin asioissa.

Apulaiskaupunginjohtajalla on oikeus ottaa vastaan haasteita ja tiedoksiantoja johtamiensa palvelukokonaisuuksien asioissa.

35 § Arkistonhoito ja henkilörekisterit

Tietopalvelupäällikkö vastaa kaupungin arkistoinnista, arkistonmuodostuksesta sekä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Henkilörekisterien vastuuhenkilö on asianomainen vastuualuejohtaja. Konsernihallinnossa vastuuhenkilö on kansliapäällikkö.

<< edellinen sivu   jatkuu >>

Kunnallinen määräyskokoelma :: Z-Vanhat ::